Как принять материалы на склад в 1С Бухгалтерии 3.0: от поставщика, подотчётника и по инвентаризации

Материалы от поставщика в 1С 8.3 приходуют документом Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». Проводка при проведении — Дт 10.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога. Для покупки через сотрудника нужен авансовый отчёт, для излишков — документ «Оприходование товаров ».

Частая ошибка — оприходовать всё одним документом «Оприходование товаров», потому что в названии есть нужное слово. Этот документ не создаёт долга перед поставщиком и не даёт вычета НДС: материал появится на складе, а счёт 60 и книга покупок останутся пустыми. Выбор документа зависит от того, откуда пришли материалы, — с этого и начнём.

Какой документ нужен для оприходования материалов

В 1С Бухгалтерии 3.0 четыре основных документа, которыми материалы попадают на счёт 10. Каждый закрывает свою ситуацию и даёт свою корреспонденцию.

Отдельный случай — материалы, внесённые учредителем в уставный капитал, или полученные безвозмездно. Их тоже часто проводят через «Оприходование товаров», но со своим счётом доходов или расчётов. Счёт кредита в этом документе задают в строке табличной части, поэтому один и тот же документ подходит под разные операции.

Оприходование материалов от поставщика: пошагово

Это самый частый сценарий. Возьмём пример: ООО «Ромашка» купило 200 кг краски по 360 рублей с НДС 20%. Сумма по накладной — 72 000 рублей, из них НДС 12 000 рублей.

Шаг 1. Подготовьте справочники

Проверьте, что есть карточка поставщика в Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и договор с видом «С поставщиком». Номенклатуру создайте в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в папке «Материалы», с единицей измерения как в накладной.

Если в накладной килограммы, а в карточке — штуки, остатки потом не сойдутся с фактом. Единицу проще исправить до первого документа, чем после.

Шаг 2. Создайте документ поступления

1. Откройте Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид «Товары (накладная, УПД)».
3. Укажите номер и дату накладной поставщика в шапке. Дата документа — день, когда материалы приняли на склад.
4. Выберите контрагента, договор и склад.
5. В табличной части нажмите Добавить, выберите «Краска», поставьте количество 200 и цену 360.
6. Проверьте ссылку с типом цен над табличной частью: цена должна включать НДС, если так указано в накладной. От этого зависит, как программа выделит налог.

Шаг 3. Проверьте счета учёта

В строке табличной части есть колонки счёта учёта и счёта НДС. Для материалов там должно стоять 10.01 и 19.03. Если стоит 41.01 — поправьте счёт в строке или в настройке счетов учёта номенклатуры, иначе краска попадёт в товары.

Шаг 4. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу документа введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, поставьте флажок «УПД» — отдельная бумага не нужна.

Чтобы НДС принялся к вычету сразу, оставьте в созданном счёте-фактуре флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Без него вычет оформят в конце квартала обработкой «Формирование записей книги покупок».

Шаг 5. Проведите и посмотрите проводки

Нажмите Провести и закрыть. По примеру сформируется:

Проверка арифметики: 200 × 360 = 72 000 рублей; НДС по ставке 20% внутри суммы — 72 000 × 20 / 120 = 12 000; без налога — 60 000.

Доставка и другие расходы на приобретение

По ФСБУ 5/2019 доставка, погрузка и услуги посредника входят в фактическую себестоимость материалов. Если перевозчик выставил отдельный счёт, оформите документ Покупки → Покупки → Поступление доп. расходов. В нём укажите сумму, способ распределения (по количеству или по сумме) и на вкладке «Товары» заполните материалы из исходного поступления.

После проведения стоимость доставки ляжет в дебет 10.01 к той же краске. Если доставку провести обычным актом на 26 или 44 счёт, себестоимость материала окажется заниженной.

Материалы, которые купил подотчётный сотрудник

Сотрудник купил на 4 800 рублей канцтоваров в магазине и принёс кассовый чек. Здесь документ поступления не нужен: всё оформляется авансовым отчётом.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты и нажмите Создать.
2. Укажите сотрудника и склад, на который приходуются материалы.
3. На вкладке «Авансы» выберите документ выдачи денег — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта.
4. На вкладке «Товары» добавьте строки: номенклатура, количество, сумма, реквизиты чека. Счёт учёта — 10.01.
5. Если продавец работает с НДС и выдал счёт-фактуру, отметьте это в строке и укажите сумму налога. По обычному кассовому чеку НДС к вычету не принимают.
6. Проведите документ.

Проводка — Дт 10.01 Кт 71.01 на 4 800 рублей. Если сотрудник потратил больше выданного аванса, на 71.01 появится кредитовое сальдо — долг организации перед ним. Если меньше — остаток он вернёт в кассу приходным ордером.

Как оприходовать излишки материалов после инвентаризации

Сначала проводят документ Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. В нём заполняют учётные остатки кнопкой Заполнить и вносят фактическое количество по пересчёту. Строки с отклонением «плюс» — это излишки.

Создание документа оприходования

1. В проведённой инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров.
2. Программа перенесёт строки с излишками, количество и склад.
3. Проверьте цену. По ФСБУ 5/2019 выявленные излишки принимают по справедливой стоимости — фактически по текущей рыночной цене таких же материалов.
4. На вкладке «Дополнительно» или в шапке укажите статью прочих доходов, например «Излишки при инвентаризации».
5. Проведите документ.

Найдено 15 кг краски, рыночная цена — 300 рублей за кг без НДС. Проводка: Дт 10.01 Кт 91.01 на 4 500 рублей.

Налоговый учёт излишков

Для налога на прибыль излишки — внереализационный доход по п. 20 ст. 250 НК РФ. При списании этих материалов в производство их стоимость учитывают в расходах в размере налога, исчисленного с этого дохода (п. 2 ст. 254 НК РФ), а не по рыночной цене.

1С Бухгалтерия это помнит, если в организации ведётся налоговый учёт по прибыли: в документе есть отдельная стоимость для налогового учёта. Перед проведением посмотрите, как программа её заполнила.

Материалы от разборки основного средства

Если списали станок и оставили годные детали, их тоже приходуют документом «Оприходование товаров». Стоимость берут по справедливой цене на дату списания ОС, кредит — 91.01. Для удобства документ можно создать на основании списания ОС.

Как проверить проводки и исправить ошибку

Где смотреть результат

• 🔍 В открытом документе — кнопка Показать проводки и другие движения документа (значок «ДтКт» в командной панели).
• 📊 Остатки по складам — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 10, в настройках включите детализацию по складам.
• 🧾 НДС к вычету — отчёт Отчеты → Книга покупок за квартал: строка поставщика появится, только если вычет уже отражён.

Признак ошибки — красное сальдо по 10.01 по какому-то материалу. Значит, списали больше, чем оприходовали, или поступление стоит позже даты расхода.

Ошибка в текущем периоде

Если месяц ещё не закрыт и отчётность не сдана, откройте поступление, исправьте количество, цену или счёт и перепроведите. Проводки пересоздадутся автоматически.

Если материалы уже списывали в производство, после исправления повторите Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца с перепроведением документов. Иначе себестоимость списания останется по старой цене.

Ошибка в закрытом периоде или после сдачи отчётов

Прошлый документ не трогают. Создают Покупки → Покупки → Корректировка поступления на основании исходного поступления. Вид операции выбирают по причине:

Если период закрыт датой запрета изменений, не снимайте её ради правки старого документа: изменятся сданные отчёты. Безопаснее корректировка текущей датой.

Оприходование в других программах 1С

Логика одна, но документы называются иначе.

В УТ 11 и ERP материал оприходуется не сразу по проводке, а через складской учёт. При ордерной схеме на складе сначала нужно провести приходный ордер, иначе товар будет числиться «к поступлению». Бухгалтерские проводки в ERP формируются при отражении документов в регламентированном учёте, а не в момент проведения.

Как ускорить ввод поступлений

Ручной ввод десяти накладных в день отнимает час. Его можно сократить тремя способами.

1. Электронный документооборот. Если поставщик присылает УПД через ЭДО, документ поступления создаётся из входящего электронного документа. Количество, цены и счёт-фактура заполнятся сами, ручной остаётся только проверка счетов учёта.

2. Загрузка табличной части из файла. Если поставщик присылает спецификацию в Excel, строки можно загрузить в табличную часть поступления командой загрузки над таблицей. Колонки файла сопоставляют с полями документа один раз.

3. Обмен между программами. В связке УТ, УНФ или ERP с Бухгалтерией поступления переносят синхронизацией данных: Администрирование → Синхронизация данных.

При загрузке из ЭДО и файлов главный риск — номенклатура поставщика. Программа запоминает соответствие его наименований вашим карточкам. Сопоставьте правильно с первого раза:

Если сопоставить «Краска фасадная белая 20 кг» с карточкой «Краска», где единица — килограмм, а в УПД — ведро, на склад придёт 10 кг вместо 200. Пересчёт единиц задают в карточке номенклатуры или в настройках сопоставления.

Частые ошибки при приходе материалов

• ❌ Материал на 41.01 вместо 10.01. Виноват вид номенклатуры «Товары». Исправьте вид в карточке и счёт в строке документа.
• ❌ Дата поступления позже даты списания. Материал отпустили в цех 5-го числа, а приход ввели 10-м. Отрицательный остаток не даст закрыть месяц корректно.
• ❌ Доставка ушла в расходы периода. По ФСБУ 5/2019 она включается в стоимость материалов через «Поступление доп. расходов».
• ❌ Счёт-фактура не зарегистрирован. Без него НДС остаётся на 19.03 и не попадает в книгу покупок.
• ❌ Излишки по нулевой цене. Документ проведётся, но доход на 91.01 будет нулевым, а инвентаризация — оформленной неправильно.

Частые вопросы