Приёмка и оприходование материалов в 1С:Бухгалтерии

Материалы приходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) на счёт 10. В табличную часть вносят номенклатуру, количество и цену, при проведении программа формирует проводку Дт 10 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на входной НДС.

Оприходовать можно не только по накладной: материалы без документов приходуют отдельным порядком, а излишки с инвентаризации — по рыночной цене на счёт прочих доходов. Есть и разница по налоговому режиму: на УСН входной НДС идёт в стоимость материала, на общем режиме — отдельной строкой к вычету. Отдельная история — доставка: её нужно включить в себестоимость, а не списать в затраты. Примеры даны для 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси».

Что приходит на счёт 10, а что на 41

Прежде чем создавать документ, определитесь со счётом учёта. Это главная развилка, и ошибка здесь тянется в себестоимость и отчётность.

• 🧱 Счёт 10 «Материалы» — сырьё, комплектующие, запчасти, хозинвентарь, спецодежда, ГСМ. То, что вы используете сами в производстве или для нужд организации.
• 📦 Счёт 41 «Товары» — то, что куплено для перепродажи без изменения.

Один и тот же предмет у разных компаний может идти по-разному: доска у мебельной фабрики — материал (10), у торговой базы — товар (41). Счёт задаётся не «природой» вещи, а назначением покупки.

Подготовка справочников перед поступлением

Чтобы документ заполнялся быстро и без ручной правки счетов, заранее проверьте три справочника.

1. Номенклатура (Справочники → Номенклатура). Для материала задайте вид номенклатуры «Материалы» — он подставит счета учёта автоматически. Если создаёте позицию с нуля, укажите единицу измерения и ставку НДС.
2. Контрагенты (Справочники → Контрагенты). Поставщик с корректным ИНН и реквизитами. По ИНН программа подтянет данные из сервиса проверки, если он подключён.
3. Договор с видом «С поставщиком». Без него документ поступления не проведётся.

Счета учёта номенклатуры хранятся в отдельном регистре Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Там для вида «Материалы» обычно стоит счёт 10.01. Если у вас несколько субсчетов (10.03 для ГСМ, 10.05 для запчастей), настройте правило по видам номенклатуры — тогда счёт в документе будет верным сразу.

Отдельно загляните в учётную политику: Главное → Учётная политика. Способ оценки запасов при списании (по средней или ФИФО) задаётся там и влияет не на приёмку, а на то, по какой стоимости материал будет уходить в расход. На оприходование это не влияет — материал всегда приходуется по фактической себестоимости, — но знать настройку полезно, чтобы потом не удивляться суммам списания.

Оформление поступления по накладной и УПД

Основной способ — документ по сопроводительным бумагам поставщика (ТОРГ-12, М-15 или УПД).

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД). Несмотря на слово «товары», материалы вносят через тот же вид документа — счёт учёта отличает их от товаров.
2. В шапке укажите контрагента, договор и склад. Дату документа ставьте по дате фактической приёмки.
3. В табличной части добавьте строки: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Колонка Счёт учёта должна показывать 10 (субсчёт по виду материала). Если встал 41 — вы выбрали вид номенклатуры «Товары», исправьте в карточке.
4. Проверьте, как указана цена — с НДС или без. Переключатель НДС сверху / в сумме в правом верхнем углу табличной части влияет на итог.
5. Нажмите Провести.

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки) и сверьте движения:

Несколько нюансов в табличной части, из-за которых чаще всего возникают вопросы:

• 🧾 Организация на УСН. Входной НДС к вычету не принимается и включается в стоимость материалов. В этом случае всё поступление ложится на счёт 10 одной суммой с НДС, счёт 19 не задействуется. Это зависит от системы налогообложения в настройках, отдельно в документе ничего переключать не нужно.
• 👷 Спецодежда, инвентарь, хозпринадлежности. Для них в плане счетов выделены субсчета: 10.09 — инвентарь и хозпринадлежности, 10.10 и 10.11 — спецоснастка и спецодежда. Выбирайте правильный субсчёт при заведении номенклатуры, иначе стоимость встанет не туда.
• 📐 Единицы измерения. Если поставщик отгружает в упаковках, а вы учитываете в штуках, задайте коэффициент пересчёта в карточке номенклатуры — программа сама переведёт количество.

Регистрация счёта-фактуры и ввод на основании

Входной НДС принимается к вычету только при наличии счёта-фактуры или УПД со статусом «1».

• Если поставщик прислал счёт-фактуру отдельным бланком, внизу документа поступления в поля Счёт-фактура № и от впишите номер и дату, затем нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и покажет проводку по вычету НДС в книге покупок.
• Если пришёл УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактуру не регистрируют — реквизиты уже в документе поступления, достаточно поставить флажок регистрации.

На основании проведённого поступления через кнопку Создать на основании удобно ввести связанные документы: возврат поставщику, платёжное поручение или доверенность. Это экономит время — реквизиты подтянутся из исходного документа.

Без корректного счёта-фактуры НДС к вычету не попадёт в книгу покупок, даже если материалы оприходованы. Оприходование и вычет — два разных события: товар можно принять к учёту сразу, а вычет заявить, когда документ по НДС будет в порядке.

Доставка и прочие затраты в себестоимости

По ФСБУ 5/2019 в фактическую себестоимость материалов входит не только цена поставщика, но и затраты на доставку, погрузку, комиссионные посредникам — всё, что потрачено, чтобы довести запас до пригодного к использованию состояния.

Если доставку выставил отдельным счётом перевозчик, не проводите её как обычную услугу на затратный счёт — иначе она не попадёт в стоимость материала. Используйте документ Покупки → Поступление доп. расходов:

1. Создайте документ, укажите перевозчика и сумму расходов со ставкой НДС.
2. На закладке Товары подберите те поступления материалов, на которые распределяются затраты (по кнопке Заполнить → Добавить из поступления).
3. Выберите способ распределения — По сумме или По количеству. Программа разнесёт доставку по строкам пропорционально.
4. Проведите. Расходы увеличат стоимость материалов проводкой на счёт 10.

Оприходование материалов без сопроводительных документов

Случается, что материалы на складе есть, а бумаг от поставщика нет. Тут два разных сценария — не путайте их.

Излишки, выявленные при инвентаризации. Материалы ничьи, поставщик неизвестен. Оформляют документом Склад → Инвентаризация → Оприходование товаров. Он принимает запасы к учёту по рыночной стоимости против счёта прочих доходов:

Неотфактурованная поставка. Материалы от конкретного поставщика пришли, а накладная задержалась. Оприходуйте их обычным документом поступления по цене из договора или спецификации. Когда документы придут, при расхождении цены проведите корректировку поступления — она поправит стоимость и расчёты с поставщиком.

Загрузка строк из файла и обмен с поставщиком

Когда позиций десятки, ручной ввод заменяют загрузкой.

• Из табличного файла. В табличной части документа поступления нажмите Заполнить → Загрузить из файла и выберите .xlsx или .mxl. Программа предложит сопоставить колонки файла с полями: номенклатура, количество, цена. Сохраните сопоставление — в следующий раз загрузка пойдёт без настройки.
• Через буфер обмена. Если прайс открыт в Excel, выделите нужные строки, скопируйте и в документе поступления нажмите вставку в табличную часть. Колонки сопоставляются так же, как при загрузке из файла. Способ удобен для разовых поступлений в несколько позиций.
• Через 1С-ЭДО. Если поставщик присылает электронный УПД, входящий документ попадает в Покупки → Текущие дела ЭДО. По кнопке создания программа формирует документ поступления автоматически — остаётся сверить номенклатуру и провести. В первый раз придётся сопоставить номенклатуру поставщика со своей: 1С запомнит пары наименований и дальше будет подставлять ваши позиции без ручного выбора.

Проверка оприходованных материалов и остатков

После проведения убедитесь, что материалы встали на учёт верно.

Типичный сигнал проблемы — отрицательный остаток или задвоение в ОСВ. Чаще всего причина в том, что один и тот же приход внесён дважды либо списание прошло раньше оприходования по дате. Проверьте даты документов и перепроведите цепочку.

Отдельно сверьте налоговый учёт. В проводках документа колонки Сумма НУ Дт и Сумма НУ Кт должны быть заполнены наравне с бухгалтерскими. Если налоговая сумма пустая или отличается от бухгалтерской без причины, при закрытии месяца вылезет расхождение БУ и НУ. Для материалов, купленных за деньги, эти суммы обычно совпадают; расхождения законны лишь в особых случаях (например, безвозмездное получение).

Каждая строка поступления создаёт партию, привязанную к документу и дате. Поэтому при партионном учёте важно вносить поступления в хронологическом порядке: если задним числом добавить более ранний приход, списание придётся перепроводить, чтобы оно взяло правильную партию.

Частые вопросы