Стол, шкаф, кресло: учёт мебели в 1С Бухгалтерии от поступления до карточки

Чтобы оприходовать мебель в 1С, сначала решите, чем она будет в учёте. Дороже лимита из учётной политики — это основное средство: документ поступления с операцией по оборудованию (Дт 08.04 Кт 60.01), затем «Принятие к учету ОС» (Дт 01.01 Кт 08.04). Дешевле лимита — запасы: поступление на 10.09, потом «Передача материалов в эксплуатацию» со списанием в расходы и учётом на забалансовом МЦ.04.

Инструкция написана для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». В 1С:Управлении торговлей 11 мебель для офиса как объект ОС не ведут: там её можно только принять как товар, а основные средства учитывают в Бухгалтерии или в ERP.

1. Основное средство или запасы: как решить до ввода документа

Ошибку на этом шаге потом исправляют сторно двух-трёх документов. Поэтому решение принимают до того, как открыть поступление.

По ФСБУ 6/2020 предмет признают основным средством, если одновременно:

• 🪑 его используют в работе или для управленческих нужд, а не для перепродажи;
• 📅 срок использования больше 12 месяцев;
• 💰 он принесёт экономическую выгоду организации.

Почти любая мебель под первые два пункта подходит. Решает третий фактор — лимит стоимости. Стандарт разрешает организации не применять его к объектам дешевле лимита, который она сама закрепила в учётной политике. Чаще всего берут 100 000 ₽ — так же, как в налоговом учёте по статье 256 НК РФ, чтобы не вести разницы.

Набор или отдельные предметы

Кабинет руководителя или кухонный гарнитур часто приходят одной накладной. Если части работают только вместе (модули гарнитура, встроенные в стену), их можно учесть одним объектом. Стол, шкаф и кресло, которые стоят и используются отдельно, — разные объекты, и лимит проверяют по каждому.

Выбор закрепите в учётной политике или в приказе руководителя по конкретной поставке. Аудитор первым делом спросит именно его.

2. Подготовка справочников перед оприходованием мебели

Две минуты на справочники экономят исправления в каждом следующем документе.

Номенклатура

Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и создайте позицию, например «Стол письменный 1400 мм».

• 🗂️ Для будущего ОС выберите вид номенклатуры «Оборудование (объекты основных средств)».
• 🧹 Для дешёвой мебели — «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Программа сама подставит счёт 10.09.
• 📏 Единица измерения — «шт». Комплект указывайте только если и учитывать будете комплектом.

Счёт учёта по виду номенклатуры настраивается в Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Загляните туда, если в документе подставляется не тот счёт.

Основное средство

Карточку объекта создают в ОС и НМА → Основные средства → Основные средства. Заполните:

1. Наименование — понятное МОЛ: «Шкаф для документов, кабинет 204».
2. Группу учёта ОС — «Производственный и хозяйственный инвентарь».
3. Код по ОКОФ — подберите по классификатору в форме выбора, поиском по слову «мебель».
4. Амортизационную группу для налогового учёта — по Классификации основных средств, утверждённой правительством. Офисная мебель обычно попадает в группу со сроком больше 5 лет.

Карточку можно создать и позже, прямо из документа принятия к учёту.

3. Поступление мебели от поставщика: документ и проводки

Документ один и тот же для обоих вариантов, меняется только вид операции.

Мебель, которая станет основным средством

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид операции для оборудования (в актуальных релизах — «Основные средства»; в более ранних — «Оборудование»).
3. Укажите контрагента, договор и склад.
4. В табличной части выберите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
5. Проверьте, что счёт учёта — 08.04, счёт НДС — 19.01.
6. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика.
7. Проведите документ.

Доставка и сборка

Услуги перевозчика и сборщика входят в первоначальную стоимость. Проведите их документом поступления с операцией «Услуги» и в строке услуги выберите счёт затрат 08.04 и ту же позицию мебели в аналитике. Сделать это нужно до принятия к учёту: после ввода в эксплуатацию сумма на 08.04 уже не попадёт в стоимость объекта автоматически.

Если доставка общая на несколько столов, разнесите её по позициям сами — пропорционально цене или количеству.

Дешёвая мебель

Вид операции — «Товары». Номенклатура с видом «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» встанет на 10.09.

• Дт 10.09 Кт 60.01 — стоимость мебели;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — НДС по приобретённым запасам.

4. Принятие мебели к учёту как основного средства

Пока стоимость висит на 08.04, это ещё не основное средство. Амортизации нет, в налоге на имущество объекта тоже нет. Ввод в эксплуатацию делают отдельным документом.

Путь: ОС и НМА → Поступление основных средств → Принятие к учету ОС. Создайте документ и выберите вид операции для оборудования.

Вкладка «Основные сведения»

• 📦 Оборудование — номенклатура из поступления, склад — тот же.
• 🏢 Подразделение и МОЛ — кто отвечает за мебель.
• 🧾 Флажок вычета НДС в книге покупок — поставьте, если вычет заявляете в этом квартале.

Вкладка «Основные средства»

Добавьте строку и выберите или создайте карточку ОС. Инвентарный номер программа присвоит по нумератору; его можно поправить вручную, если в организации своя система.

Вкладка «Бухгалтерский учет»

1. Порядок учёта — «Начисление амортизации».
2. Счёт учёта — 01.01, счёт амортизации — 02.01.
3. Способ начисления — обычно «Линейный».
4. Срок полезного использования в месяцах. Его определяет комиссия, а не классификатор. Для письменного стола реально 60–84 месяца.
5. Способ отражения расходов — для офисной мебели счёт 26 или 44 у торговли.

Вкладка «Налоговый учет»

При ОСНО включите начисление амортизации и укажите срок по амортизационной группе. Если хотите амортизационную премию, флажок для неё здесь же.

После проведения:

• Дт 01.01 Кт 08.04 — мебель принята к учёту;
• Дт 68.02 Кт 19.01 — НДС к вычету, если стоял флажок.

Бухгалтерский учёт дешёвой мебели через ОС

Если учётная политика требует видеть даже недорогую мебель в ведомости ОС, её можно провести через то же «Принятие к учету ОС», выбрав порядок учёта «Списание при принятии к учету». Стоимость сразу уйдёт в расходы, а объект останется в списке основных средств с инвентарным номером. Минус — лишние карточки и путаница с налогом на имущество при проверке.

5. Учёт мебели в составе запасов и передача в эксплуатацию

Это путь для кресел, тумб, вешалок и всего, что дешевле лимита. Стоимость списывают в расходы при выдаче в работу, а количество продолжают контролировать.

Путь: Склад → Спецодежда, инвентарь и хозтовары → Передача материалов в эксплуатацию.

1. Создайте документ, укажите склад и подразделение.
2. На вкладке инвентаря добавьте мебель и количество.
3. Выберите сотрудника, который получает её в пользование, и назначение использования.
4. Проведите.

Что сформирует программа:

• Дт 26 Кт 10.09 — стоимость мебели списана в расходы (счёт берётся из назначения использования);
• Дт МЦ.04 — забалансовый учёт инвентаря в эксплуатации, с аналитикой по сотруднику.

Когда стул сломался и его выбросили, оформите Склад → Спецодежда, инвентарь и хозтовары → Списание материалов из эксплуатации. Он уйдёт с МЦ.04, в балансе ничего не изменится.

Если учёт на УСН «доходы минус расходы»

Дешёвая мебель уменьшает базу после оплаты поставщику и передачи в эксплуатацию. Для ОС свои правила: расходы признают с момента ввода в эксплуатацию по оплаченной части, равными долями по кварталам. В 1С это видно в книге учёта доходов и расходов после закрытия месяца.

6. Инвентарные карточки, номера и маркировка мебели

Инвентарный номер живёт в карточке ОС и в документе принятия к учёту. Его же наносят на сам предмет.

Какие печатные формы нужны

• 🧾 ОС-1 — акт о приёме-передаче. Печатается из документа «Принятие к учету ОС» по кнопке «Печать».
• 🗃️ ОС-6 — инвентарная карточка. Печатается из карточки объекта или из того же документа.
• 📋 Для инвентаря в эксплуатации — ведомость выдачи из документа передачи.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны. Если организация утвердила свои бланки, программа всё равно печатает стандартные, а свой вид делают через внешнюю печатную форму.

Как маркировать

Номер пишут несмываемым маркером на внутренней стороне ящика, клеят наклейку или бирку со штрихкодом. Главное, чтобы номер в 1С совпадал с номером на столе и не повторялся.

Для дешёвой мебели инвентарный номер необязателен. Но если ведёте её по сотрудникам на МЦ.04, наклейка с фамилией и датой выдачи заметно ускоряет инвентаризацию.

Перемещение между кабинетами

Мебель часто кочует. Для ОС смену МОЛ или подразделения оформляют в ОС и НМА → Учет основных средств → Перемещение ОС. Без этого инвентаризационная опись покажет стол не там, где он стоит.

7. Ошибки при оприходовании мебели и как их исправить

Перед перепроведением документов в закрытом периоде пересчитайте закрытие месяцев и проверьте, не сдана ли уже отчётность за этот квартал.

Частые вопросы