Лекарства на балансе: от карточки номенклатуры до списания аптечки в 1С:Бухгалтерии

Медикаменты в 1С:Бухгалтерии 3.0 приходуют как материалы: документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары», на счёт 10.01 или отдельный субсчёт счёта 10. Частая ошибка — ставить их на 41 «Товары». Счёт 41 нужен, только если вы лекарства перепродаёте, как аптека. Для аптечки в офисе, процедурного кабинета или клиники это запасы для собственных нужд.

Второе заблуждение — что учёт серий и сроков годности «включается галочкой» в Бухгалтерии. В БП 3.0 такого механизма нет. Он есть в 1С:Управлении торговлей 11, Рознице, КА и ERP. Поэтому сначала решите, нужен ли вам остаток по каждой серии: от ответа зависит, как заводить карточки.

С чего начать: счёт учёта и тип организации

Прежде чем заводить первую позицию, определите, зачем вам лекарства. От этого зависит счёт и порядок списания.

💡 Отдельный субсчёт 10.хх «Медикаменты» удобен, если лекарств много. Оборотно-сальдовая ведомость сразу покажет остаток без фильтров. Субсчёт добавляют в плане счетов: Главное → План счетов, встаньте на счёт 10 и создайте подчинённый.

В налоговом учёте расходы на аптечку для работников признают в составе прочих расходов как затраты на обеспечение нормальных условий труда (ст. 264 НК РФ). Для медорганизации медикаменты — материальные расходы на оказание услуг.

Карточка номенклатуры для лекарства

Карточку открывают в Справочники → Номенклатура. Сначала создайте группу «Медикаменты» — так проще настроить счёт учёта сразу для всех позиций.

Что заполнить в карточке

1. Вид номенклатуры — «Материалы». Если такого вида нет, создайте его по ссылке рядом с полем.
2. Наименование — торговое название, дозировка и форма: «Ибупрофен таб. 200 мг №20». Не пишите просто «Ибупрофен»: при следующей поставке вы перепутаете 200 и 400 мг.
3. Единица — та, в которой приходит поставка по накладной. Обычно это упаковка, реже штука (ампула, флакон).
4. % НДС — 10% для лекарственных препаратов, 20% для большинства прочих позиций аптечки. Сверьте с УПД поставщика.
5. Полное наименование — как в документах поставщика. Оно попадёт в печатные формы.

Счёт учёта для группы

Внизу списка номенклатуры есть ссылка Счета учета. Добавьте запись для группы «Медикаменты» и укажите нужный счёт 10.хх. Все новые карточки в группе получат его автоматически. Документ поступления подставит счёт сам, вручную править каждую строку не придётся.

Оприходование медикаментов по накладной или УПД

Основной сценарий — покупка у поставщика.

Пошагово

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Укажите номер и дату документа поставщика, контрагента, договор и склад.
3. На вкладке «Товары» добавьте позиции: количество, цену, ставку НДС. Если поставщик прислал УПД через ЭДО, документ создаётся из входящего электронного документа, позиции сопоставляются с вашей номенклатурой один раз.
4. Проверьте колонку счёта учёта. Для медикаментов там должен быть 10.хх, а не 41.01.
5. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Для УПД со статусом 1 счёт-фактура регистрируется флажком прямо в документе.
6. Нажмите «Провести и закрыть».

Какие проводки сформируются

Пример. Пришли 50 упаковок по 220 руб. с НДС 10%. Стоимость без НДС — 10 000 руб. (11 000 / 1,1), НДС — 1 000 руб. На счёт 10 встанет 10 000 руб., на 19.03 — 1 000 руб.

Доставка и прочие затраты

Если перевозчик выставил отдельный счёт за доставку, оформите его документом «Поступление дополнительных расходов» (Покупки → Поступление доп. расходов). Расход распределится на стоимость лекарств пропорционально сумме или количеству, как вы выберете в шапке.

Серии и сроки годности: что умеет каждая конфигурация

Здесь программы различаются сильнее всего.

1С:Бухгалтерия 3.0. Серий и сроков годности нет. Практичные варианты:

• 📦 Для аптечки офиса срок годности отслеживают вне программы: журнал или таблица, которую ведёт ответственный по охране труда. Бухгалтерии достаточно количества и суммы.
• 🏷 Если нужен контроль в 1С, заводят отдельную карточку на партию: «Цефтриаксон пор. 1 г, серия 120526, годен до 05.2028». Карточек становится много, зато остаток по каждой серии видно в ОСВ по счёту 10 с разбивкой по номенклатуре.
• 📎 Сертификаты и паспорта качества прикрепляют к документу поступления как файлы (скрепка в командной панели документа).

1С:Управление торговлей 11, КА, ERP, Розница. Серии включают в настройках номенклатуры раздела НСИ и администрирование, а потом в карточке вида номенклатуры. Там задают, что учитывать для этого вида: номер серии, срок годности, точность его указания (до дня или до месяца) и политику учёта серий для складов. После этого при поступлении программа потребует указать серию в каждой строке, а при отгрузке подскажет, какую серию отдать первой.

💡 Если вы аптека или клиника с большим ассортиментом, вести такой учёт в одной Бухгалтерии тяжело. Обычно складской учёт ведут в УТ, Рознице или отраслевом решении, а в БП загружают документы через синхронизацию.

Документы качества и данные о регистрации

Проверка качества при приёмке — обязанность получателя, но программа за вас её не делает. Её задача — хранить подтверждения.

Что проверить и сохранить при приёмке:

• 🔍 Наличие лекарства в государственном реестре лекарственных средств и совпадение торгового названия, дозировки и формы с накладной.
• 📄 Протокол или реестр документов качества от поставщика. Для лекарств, введённых в оборот после изменений в законе № 61-ФЗ в конце 2019 года, подтверждением служат сведения о вводе в гражданский оборот, которые есть у поставщика и в данных Росздравнадзора.
• 🌡 Условия перевозки для термолабильных препаратов (вакцины, инсулины): отметки о температуре.
• ❌ Брак и пересорт — фиксируйте сразу актом расхождений, до проведения поступления.

Скан протокола приложите к документу поступления. Через полгода, при проверке или претензии, его не придётся искать в почте.

Если пришло меньше или не то, оформите расхождение. В БП в документе поступления указывают фактическое количество, а претензию к поставщику оформляют актом о расхождении (форма ТОРГ-2 или своя форма организации). При обмене через ЭДО расхождения отражают в ответе на входящий УПД.

Маркированные лекарства и система МДЛП

Лекарства маркируются кодом DataMatrix, данные о них ведёт система мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП). Оператор — тот же ЦРПТ, что и у «Честного знака».

Кто обязан работать с МДЛП: аптеки, медицинские организации, дистрибьюторы и другие участники, которые ведут фармацевтическую или медицинскую деятельность. Им при поступлении нужно подтвердить приёмку упаковок в системе. Это делают по прямому или обратному порядку акцептования, который вы согласуете с поставщиком.

Обычной компании, которая покупает аптечку для офиса, регистрироваться в МДЛП как правило не нужно. Уточните у поставщика, как он отражает такую продажу.

Как это выглядит в 1С

1. Для работы с МДЛП нужны КЭП руководителя, регистрация в системе и программа, которая умеет отправлять в неё сведения.
2. В УТ 11, КА, ERP, Рознице и отраслевых решениях для аптек и клиник механизм обмена с МДЛП встроен. При приёмке упаковки сканируют, программа сверяет коды с данными поставщика и отправляет подтверждение.
3. Поступление в 1С проводят после того, как приёмка подтверждена в МДЛП. Иначе в учёте лекарство уже есть, а в системе маркировки оно числится за поставщиком.

Списание, излишки и безвозмездное получение

Оприходовать лекарства приходится не только при покупке.

Нашли при инвентаризации

Излишки оформляют документом Склад → Инвентаризация, а затем на его основании — Оприходование товаров. Проводка: Дт 10.01 Кт 91.01 по рыночной стоимости. Для маркированных лекарств сначала разберитесь с их статусом в МДЛП: найденная упаковка может числиться за другим участником.

Получили безвозмездно

Если лекарства передали в качестве помощи или подарка, оприходуйте их также через «Оприходование товаров» на 91.01. В налоговом учёте рыночная стоимость безвозмездно полученного имущества — внереализационный доход, кроме случаев, прямо названных в НК РФ.

Списали в использование

Расход оформляют документом Склад → Требования-накладные. Укажите счёт затрат: 20.01 для медорганизации, 26 или 44 для аптечки. Себестоимость спишется по способу, выбранному в учётной политике (по средней или ФИФО).

Истёк срок годности

Просроченное лекарство списывают актом комиссии и документом «Списание товаров» (Склад → Списание товаров) на 91.02. Восстановление входящего НДС по таким запасам — спорный вопрос: позицию лучше заранее закрепить в учётной политике. Утилизацию оформляют актом от организации, у которой есть лицензия на обращение с такими отходами.

Где чаще всего ошибаются

• 🔄 Аптечка на 41 счёте. Документ проведён как покупка товаров для перепродажи. Исправление — сторнировать поступление или поменять счёт учёта в документе и перепровести. Если после этого уже были списания, перепроводите и их.
• 💸 НДС 20% вместо 10%. Бывает, когда карточку создали копированием другой номенклатуры. Ставка в карточке подставляется в документ по умолчанию, поэтому проверяйте её при первом поступлении.
• 📦 Упаковки и блистеры вперемешку. Пришло 10 упаковок по 10 ампул, приняли 10 штук, а списываете по ампулам. Решите один раз, в чём ведёте учёт, и пересчитывайте цену за единицу при приёмке.
• 🗓 Одна карточка для всех серий. В БП это нормально, пока вам не нужен остаток по сроку годности. Если он нужен — сразу заводите карточки на партии, переделывать задним числом намного дольше.

Частые вопросы