Приход товаров по накладной поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 и УТ 11

Чтобы оприходовать накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД), перенесите из бумажной накладной номер, дату, поставщика и строки товаров, затем нажмите «Провести и закрыть». Программа сделает проводки Дт 41.01 (или 10.01) Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01 по НДС. В 1С:Управлении торговлей 11 тот же приход оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки → Документы закупки (все).

Сложности начинаются не в самом документе, а вокруг него: поставщика нет в справочнике, товар уходит не на тот счёт, НДС не попадает в книгу покупок, валютная накладная считается по неправильному курсу. Почти все эти проблемы закладываются ещё до открытия документа — в справочниках.

Что завести в справочниках до ввода накладной

Документ поступления берёт почти все реквизиты из справочников. Если подготовить их заранее, ввод накладной займёт пару минут.

Контрагент и договор

• 🏢 Контрагент. Справочники → Контрагенты → Создать. Достаточно ввести ИНН и нажать «Заполнить» — при подключённой интернет-поддержке реквизиты подтянутся из ЕГРЮЛ.
• 📄 Договор. В карточке контрагента, ссылка «Договоры». Вид договора — «С поставщиком». Здесь же задаётся валюта расчётов и условия расчётов в условных единицах.

Если договор с поставщиком один, программа подставит его в документ сама. Если договоров несколько, выбор будет за вами — и это частый источник ошибок в сверке.

Номенклатура и счета учёта

Каждую позицию накладной нужно найти или создать в Справочники → Номенклатура. Ключевой реквизит — вид номенклатуры: «Товары», «Материалы», «Продукция». От него зависит, на какой счёт пойдёт приход:

Правила подстановки счетов настраиваются в регистре «Счета учёта номенклатуры» — ссылка на него есть в верхней части списка номенклатуры. Правило можно задать для конкретной позиции, для группы или для вида номенклатуры целиком.

Склад

Справочники → Склады. Если склад в программе один, его не выбирают — он подставится автоматически. При нескольких складах указывайте тот, куда товар реально поступил: от этого зависят остатки и списание.

Оприходование накладной в 1С:Бухгалтерии 3.0 по шагам

Шаг 1. Шапка документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД). Для смешанной накладной, где есть и товары, и услуги, выберите вариант «Товары, услуги, комиссия».
3. Заполните поля:
   • Накладная № / от — номер и дата из документа поставщика (входящие);
   • Дата документа в 1С — дата фактического получения товара;
   • Контрагент и Договор;
   • Склад и Организация, если их несколько.

Дата документа в 1С — это дата перехода права собственности, обычно дата получения товара, а не дата печати накладной поставщиком. Расхождение в один-два дня на стыке месяцев сдвигает себестоимость и НДС в другой период.

Шаг 2. Табличная часть «Товары»

Добавьте строки кнопкой «Добавить» или подбором. В каждой строке:

• номенклатура;
• количество и единица измерения;
• цена или сумма — вторая пересчитается сама;
• ставка НДС и сумма НДС;
• счёт учёта и счёт НДС — заполняются по правилам из регистра счетов учёта.

Сверьте итог документа с итогом бумажной накладной до копейки. Если суммы расходятся на 1–2 копейки, причина почти всегда в округлении НДС построчно. Исправьте сумму НДС в нужной строке вручную, чтобы она совпала с документом поставщика.

Шаг 3. Счёт-фактура

Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Если поставщик прислал УПД со статусом 1, установите в документе признак УПД — отдельный счёт-фактура не нужен, программа зарегистрирует его автоматически.

Без зарегистрированного счёта-фактуры вычет НДС не попадёт в книгу покупок: проводка на 19.03 будет, а Дт 68.02 Кт 19.03 — нет.

Какие проводки сформируются

Посмотреть движения можно кнопкой ДтКт в командной панели проведённого документа.

Приход в УТ 11: серии, сроки годности и ордерный склад

В Управлении торговлей 11 приход ведут документом «Приобретение товаров и услуг»: Закупки → Документы закупки (все) → Создать. Логика та же — поставщик, соглашение или договор, склад, товары, цены. Отличается учёт серий.

Как включить серии

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура — включите флажок использования серий.
2. В карточке вида номенклатуры (например, «Продукты питания») включите использование серий и выберите политику учёта: с указанием срока годности, с номером серии или комбинацию.
3. Номенклатура этого вида будет требовать серию при поступлении.

Где указывают серии

• 📦 Склад без ордерной схемы — серии вводятся прямо в документе приобретения, в колонке серии или через команду указания серий.
• 🏬 Ордерный склад — бухгалтер оформляет приобретение, а кладовщик указывает серии и сроки годности в приходном ордере на товары при фактической приёмке.

Без указанной серии документ, как правило, не проводится, если политика учёта требует серию на этом этапе. Это защищает от ситуации, когда через полгода невозможно понять, какую партию с каким сроком годности вы отгрузили покупателю.

Цены, НДС и накладные в валюте

НДС сверху или в сумме

Над табличной частью есть ссылка с текущим режимом НДС — нажмите её, если цены в накладной указаны с НДС, а программа считает НДС сверху (или наоборот). Неправильный режим — самая частая причина, по которой итог документа не совпадает с бумажным.

Поставщик без НДС

Если поставщик на УСН или освобождён от НДС, в строках ставьте «Без НДС». Счёт-фактуру не регистрируйте. Стоимость товара отражается полной суммой без выделения налога.

Контроль цен

Перед проведением полезно сравнить цены с прошлыми закупками у этого поставщика. В БП 3.0 это видно по прошлым документам поступления или в отчёте «Анализ субконто» по счёту 60. В УТ 11 при включённой регистрации цен поставщиков цены из документа приобретения сохраняются — следующую накладную легко сравнить с прошлой.

Валютная накладная

Если цена в договоре установлена в валюте:

1. В договоре укажите валюту расчётов, например USD.
2. В документе поступления цены вводятся в валюте договора, курс берётся на дату документа.
3. Расчёты пойдут по счёту 60.21 вместо 60.01.

Пример. Товар на 2 000 USD получен 10 числа при курсе 90,00 руб. Стоимость товара — 180 000 руб., если аванса не было. Если перед этим перечислили аванс 100 % при курсе 88,00 руб., стоимость товара — 2 000 × 88,00 = 176 000 руб.: по ПБУ 3/2006 запасы, оплаченные авансом, в части аванса оцениваются по курсу на дату перечисления, и при зачёте аванса программа применяет этот курс сама.

Если расчёты в рублях, но цена привязана к условным единицам, в договоре выберите оплату в рублях с указанием цены в у. е. — курсовые разницы программа посчитает при оплате.

Проведение, проверка движений и печать

После заполнения нажмите «Провести». Если программа выдаёт ошибку, она покажет поле с проблемой внизу формы. Проведённый документ стоит проверить в трёх местах:

1. Движения — кнопка ДтКт: правильные счета, суммы, субконто (номенклатура, склад, контрагент, договор).
2. Остатки — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 41 или 10 с отбором по складу.
3. Расчёты — ОСВ по счёту 60 с детализацией по договорам: долг перед поставщиком должен совпасть с суммой накладной за вычетом аванса.

Что можно распечатать

Кнопка Печать в документе поступления выводит формы для оформления приёмки на вашей стороне. Набор зависит от конфигурации и релиза. Чаще всего используют:

• Приходный ордер (М-4) — для материалов;
• Акт о расхождении — когда количество или качество не совпало с накладной;
• Реестр документов или опись — при приёмке пачки накладных.

Накладную поставщика (ТОРГ-12 или УПД) вы не печатаете — это его документ. Ваша сторона его подписывает и хранит. Если данные пришли через ЭДО, печатная форма электронного документа доступна из карточки входящего документа.

Ошибки при оприходовании и как исправить проведённую накладную

Исправить документ в текущем периоде

Если отчётность за период ещё не сдана и месяц не закрыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. После этого перепроведите документы, которые шли за ним: реализации этих товаров, закрытие месяца. В БП 3.0 для этого есть Операции → Проведение документов.

Исправить документ в закрытом периоде

Если период закрыт или отчётность сдана, исходный документ не трогайте. В БП 3.0 создайте на основании поступления документ «Корректировка поступления» и выберите вид операции:

• Исправление в первичных документах — ошибка была при вводе или поставщик прислал исправленный документ;
• Корректировка по согласованию сторон — стороны договорились изменить цену или количество, поставщик выставил корректировочный счёт-фактуру.

Как ускорить ввод: Excel, ЭДО и распознавание

Если поставщиков много, ручной ввод накладных — главная трата времени. Есть три способа его сократить.

Загрузка строк из Excel

Поставщик часто присылает спецификацию в Excel. В табличной части документа поступления есть команда загрузки из файла: программа сопоставит колонки с номенклатурой, количеством и ценой. Позиции, которых нет в справочнике, можно создать при загрузке.

Перед загрузкой проверьте, что в файле одна строка заголовков, нет объединённых ячеек и итоговой строки — иначе она загрузится как товар.

Электронный документооборот

При подключённом 1С-ЭДО входящий УПД приходит прямо в программу. Из него одной командой создаётся документ поступления: реквизиты, строки, суммы и счёт-фактура заполняются автоматически. При первой накладной от поставщика программа попросит сопоставить его номенклатуру с вашей — дальше соответствие запоминается.

Распознавание сканов

Для бумажных накладных есть сервис распознавания первичных документов: скан или фото загружается в программу, сервис превращает его в черновик документа поступления. Черновик обязательно проверяйте — особенно суммы НДС и единицы измерения.

Частые вопросы