Приход товара по накладной поставщика в 1С 8.3: от карточки контрагента до проводок

Чтобы оприходовать накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД), заполните поставщика, договор, склад и строки товаров, затем нажмите Провести. В 1С:Управлении торговлей 11 тот же приход делается через Закупки → Документы поступления.

Сложности начинаются не с кнопок, а с мелочей: товар ушёл не на тот счёт, НДС разошёлся на копейку, счёт-фактура не зарегистрирована и вычета нет. Ниже — порядок, при котором накладная поставщика приходуется с первого раза и не всплывает при закрытии квартала.

Что проверить до оприходования накладной

Документ поступления тянет данные из справочников. Если справочники заполнены криво, криво будет и проводка. Пять минут подготовки:

• 🏢 Контрагент. Карточка поставщика создаётся по ИНН: введите ИНН и нажмите Заполнить по ИНН — наименование, КПП и адрес подтянутся из ЕГРЮЛ (нужна подключённая интернет-поддержка). Сверьте ИНН и КПП с реквизитами в самой накладной.
• 📄 Договор. У поставщика должен быть договор с видом С поставщиком. С видом С покупателем документ поступления его не примет.
• 📦 Номенклатура. Товар заводите с видом номенклатуры Товары, материалы — Материалы. От вида зависит счёт учёта: 41.01 или 10.01.
• 🏬 Склад. Проверьте, что нужный склад есть в справочнике Справочники → Склады.
• 🔍 Проверка контрагента. В Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы можно включить проверку контрагентов по базе ФНС. Тогда недействующий или ликвидированный поставщик подсветится прямо в документе.

Пошагово: создаём документ поступления по накладной

Шаг 1. Выбор вида операции

В списке Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) кнопка Поступление раскрывает меню видов операции. Для бумажной накладной ТОРГ-12 или УПД со статусом «1» и «2» выбирайте Товары (накладная, УПД). Если в одной накладной и товары, и доставка, берите Товары, услуги, комиссия — в нём есть отдельные вкладки.

Шаг 2. Шапка документа

1. Дата — дата фактического получения товара, а не дата накладной поставщика. Если груз пришёл через три дня после отгрузки, ставьте дату прихода.
2. Накладная № … от … — номер и дата из бумаги поставщика. Эти данные попадут в книгу покупок и в сверку.
3. Контрагент и Договор — договор подставится сам, если он у поставщика один.
4. Склад — куда физически пришёл товар.
5. Организация — проверьте, если в базе несколько юрлиц.

Шаг 3. Табличная часть

Кнопкой Добавить вводите строки: номенклатура, количество, цена. Сумма считается автоматически. Если строк много, нажмите Подбор — откроется справочник с полем количества, туда удобно вбивать позиции подряд.

Проверьте колонки Счёт учёта и Счёт НДС: для товаров на продажу — 41.01 и 19.03, для материалов — 10.01 и 19.03.

Шаг 4. Связка с оплатой

Внизу формы есть ссылка с настройками расчётов. По умолчанию зачёт аванса стоит автоматически: если поставщику уже платили, 1С сама зачтёт предоплату с 60.02 на 60.01. Менять режим нужно редко — например, когда аванс надо зачесть по конкретному платёжному документу.

Цены, НДС и налогообложение в накладной

Главный источник расхождений в копейках — режим расчёта НДС. Он открывается по ссылке над табличной частью (там показан тип цен и способ учёта НДС).

Пример. Поставщик продал 10 упаковок по 1 200 ₽ с НДС 20 %. Сумма — 12 000 ₽, в том числе НДС 2 000 ₽ (12 000 × 20 / 120). Если флажок «включает НДС» оставить снятым, 1С посчитает 12 000 + 2 400 = 14 400 ₽ — сумма разойдётся с бумагой на 2 400 ₽.

Если ваша организация на УСН, НДС у вас к вычету не принимается. Входящий НДС при этом включается в стоимость товара — это регулируется учётной политикой по налогам, сам документ ведёт себя так же.

Проведение, проводки и печатные формы

После Провести нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки). Для типичной накладной на товары с НДС будет так:

Регистрация счёта-фактуры

Под табличной частью есть поле Счёт-фактура с кнопкой Зарегистрировать. Введите номер и дату счёта-фактуры из бумаги поставщика (для УПД со статусом «1» — номер УПД) и нажмите Зарегистрировать.

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС зависнет на 19.03 и не попадёт в книгу покупок. В форме счёта-фактуры есть флажок отражения вычета в книге покупок датой получения — с ним проводка Дт 68.02 Кт 19.03 формируется сразу. Без флажка вычет делается при закрытии квартала документом Формирование записей книги покупок.

Что можно распечатать

Кнопка Печать в документе поступления даёт:

• 📑 Приходный ордер (М-4) — для материалов, подтверждает приёмку на склад;
• 📑 Акт о приёмке (ТОРГ-1) — если товар пришёл с расхождениями по количеству или качеству;
• 📑 Поступление товаров — внутренняя форма для кладовщика.

Список форм зависит от релиза. Если нужного нет, проверьте, не настроена ли внешняя печатная форма в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.

Доставка от другого перевозчика

Если товар привёз сторонний перевозчик по своему акту, его услуги не вносят в ту же накладную. Сначала проведите поступление товара, затем создайте документ Покупки → Поступление доп. расходов. В нём укажите перевозчика, сумму и способ распределения — по сумме или по количеству. 1С добавит расходы к стоимости товаров накладной: Дт 41.01 Кт 60.01.

Пример: товара на 50 000 ₽ и 30 000 ₽ в двух строках, доставка 4 000 ₽ без НДС. При распределении по сумме первая строка получит 2 500 ₽ (4 000 × 50 / 80), вторая — 1 500 ₽ (4 000 × 30 / 80).

Загрузка накладных из ЭДО и из файла

Вручную набивать накладную на 200 строк — долго и с ошибками. Есть три способа быстрее.

Через 1С-ЭДО

Если поставщик отправил УПД электронно, документ придёт в Текущие дела ЭДО. Откройте его, сопоставьте номенклатуру поставщика со своей (один раз — дальше 1С запомнит), и программа создаст документ поступления. Номер, дата, суммы и НДС подставятся из файла, а счёт-фактура зарегистрируется автоматически.

Из XML-файла УПД

Если поставщик прислал УПД файлом по формату ФНС (письмом или на флешке), его можно загрузить без оператора ЭДО. В списке документов поступления найдите команду загрузки из файла (обычно в меню ЭДО или Ещё), укажите XML — дальше тот же шаг сопоставления.

Из таблицы Excel

Когда поставщик даёт только спецификацию в Excel:

1. Создайте документ поступления, заполните шапку.
2. В командной панели табличной части нажмите Загрузить (или найдите команду в Ещё).
3. Вставьте колонки из Excel: наименование или артикул, количество, цена.
4. 1С найдёт номенклатуру по наименованию или артикулу. Ненайденные строки подсветит — их нужно сопоставить вручную или создать новые позиции.

Как это устроено в УТ 11 и КА 2

В УТ 11 при ордерной схеме на складе документ поступления не увеличивает остаток сам по себе. Нужен ещё Приходный ордер на товары — его оформляет кладовщик. Если остаток на складе не появился, проверьте, не включена ли ордерная схема в настройках склада.

Ошибки при оприходовании и как их исправить

Если накладная пришла задним числом

Частая ситуация: бумажный оригинал пришёл в следующем квартале. Товар приходуйте датой фактического получения. Вычет НДС можно заявить в периоде получения счёта-фактуры — в пределах трёх лет после принятия товара на учёт (п. 1.1 ст. 172 НК РФ). В 1С это делается флажком отражения вычета в книге покупок датой получения: указываете дату, когда счёт-фактура реально оказался у вас.

Если ошибку нашли после закрытия периода

Не исправляйте проведённую накладную прошлого квартала, если декларация уже сдана. Для исправлений от поставщика (новый УПД со статусом исправления) в 1С есть отдельный документ — он создаётся из формы поступления командой Создать на основании. Он сторнирует старые суммы и вносит новые текущей датой, не ломая прошлый период.

Частые вопросы