Как принять купленный товар к учёту в 1С 8.3: от накладной поставщика до вычета НДС

Оприходовать покупку в 1С:Бухгалтерии 3.0 — значит провести документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары». Программа сделает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на налог, а после регистрации счёта-фактуры примет НДС к вычету.

Типичная картина: кладовщик принёс пачку накладных и УПД, товар уже на полке, а в базе его нет — продавать нечего, остатки по складу минусовые. Ниже порядок, по которому купленный товар попадает в учёт без потерь: какие бумаги нужны, как заполнить документ, что делать с авансом, поставкой без документов и импортом. Основа — Бухгалтерия 3.0, отдельно показаны пути в УТ 11, ERP и УНФ.

Какие документы от поставщика нужны для оприходования

Без первички покупку можно оприходовать только оценочно (об этом ниже). В нормальном случае у вас на руках один из комплектов:

• 📄 УПД со статусом 1 — заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Самый удобный вариант для плательщика НДС.
• 📄 УПД со статусом 2 — только первичный документ. Счёт-фактуры в нём нет, вычет НДС по нему не заявить.
• 📄 ТОРГ-12 + счёт-фактура — классическая пара для товаров.
• 📄 Акт + счёт-фактура — для услуг (доставка, монтаж).
• 📄 Накладная без НДС — от поставщика на УСН или освобождённого от налога.

Перед вводом сверьте с документом три вещи: реквизиты продавца (ИНН и КПП), номер и дату договора, суммы НДС по строкам. Ошибка в любой из них потом всплывёт в книге покупок или в акте сверки.

Оприходование товаров через «Поступление» в 1С:Бухгалтерии — пошагово

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление. В выпадающем меню выберите вид операции:

Счёт учёта подставляется из настроек Справочники → Счета учета номенклатуры. Если там пусто, 1С возьмёт счёт по виду номенклатуры.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Номер и дата поставщика — в поле входящего номера (Накладная №… от…). Дата документа в базе — дата перехода права собственности, обычно дата отгрузки.
2. Контрагент и Договор — договор должен быть с видом «С поставщиком». Иначе документ не проведётся.
3. Склад — куда физически пришёл товар.
4. Ссылка «Расчеты» — счета расчётов (60.01 и 60.02) и способ зачёта аванса. По умолчанию стоит «Автоматически».
5. Ссылка с НДС — проверьте, что суммы «НДС в сумме», как в документе продавца. Если поставщик выставил цены без налога, поменяйте на «НДС сверху».

Шаг 3. Заполните табличную часть

Добавляйте строки кнопкой Добавить или Подбор. На каждую позицию: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма и налог пересчитываются сами.

Сравните итог документа с итогом накладной до копейки. Расхождение в 1–2 копейки обычно из-за округления НДС по строкам: правьте сумму налога в строке вручную, как у поставщика.

Шаг 4. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу формы — поле счёта-фактуры. Введите номер и дату с бумаги поставщика и нажмите Зарегистрировать. Для УПД со статусом 1 номер и дата совпадают с самим УПД.

В открывшемся счёте-фактуре полученном есть флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Поставите его — вычет попадёт в книгу покупок сразу. Не поставите — НДС останется на 19.03 до регламентной операции Формирование записей книги покупок в квартале закрытия.

Шаг 5. Проведите и проверьте

Нажмите Провести и закрыть, затем откройте документ и кнопкой Показать проводки (значок «ДтКт») посмотрите результат. Для покупки на 122 000 ₽ с НДС 22% картина такая:

Для материалов вместо 41.01 будет 10.01, для услуг — счёт затрат, указанный в строке. Ставку 22% программа подставит из карточки номенклатуры, если релиз обновлён под изменения 2026 года.

Как оприходовать покупку в УТ 11, ERP и УНФ

Логика везде одна, отличаются названия документов и разделов:

Главные отличия УТ 11 и ERP от Бухгалтерии:

• 🔹 Ордерная схема склада. Если на складе она включена, «Приобретение» фиксирует долг поставщику, а остатки появляются только после Приходного ордера на товары. Документ проведён, а товара нет — первое, что проверяют.
• 🔹 Заказ поставщику. Приобретение удобно вводить на основании заказа: цены и количество подтянутся, а отчёт по заказам покажет недопоставку.
• 🔹 Счёт-фактура регистрируется так же, ссылкой внизу документа.
• 🔹 Бухгалтерские проводки в УТ 11 не формируются. Документ уходит в Бухгалтерию 3.0 по обмену и превращается там в обычное «Поступление».

Покупка после предоплаты: как 1С зачитывает аванс

Чаще всего поставщик просит деньги вперёд. Порядок такой:

1. Оплату вносите документом Списание с расчетного счета с видом операции «Оплата поставщику» и тем же договором. Проводка — Дт 60.02 Кт 51.
2. Если продавец выдал счёт-фактуру на аванс, зарегистрируйте его из документа списания. Плательщик НДС может принять к вычету налог с аванса — Дт 68.02 Кт 76.ВА. Это право, а не обязанность.
3. Когда пришёл товар, вводите «Поступление» как обычно. При способе зачёта «Автоматически» 1С сама сделает проводку Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму аванса.
4. НДС, принятый с аванса, при поступлении нужно восстановить: Дт 76.ВА Кт 68.02. В Бухгалтерии это делает регламентная операция Формирование записей книги продаж на закладке восстановления.

Пример: оплатили 50% от 122 000 ₽, затем получили товар.

Сальдо по 60.01 и 60.02 после этих операций — ноль. Если в ОСВ по договору висит одновременно дебет 60.02 и кредит 60.01, аванс не зачёлся: чаще всего поступление и оплату провели по разным договорам.

Товар пришёл без документов: неотфактурованная поставка

Бывает, что машина приехала, а накладная «придёт почтой». Продавать товар нужно уже сегодня. Ждать бумаги не обязательно.

ФСБУ 5/2019 требует признать запасы, когда организация получила контроль над ними. Если документов нет, товар принимают по стоимости, которая следует из договора или счёта на оплату. Затем, когда приходит первичка, данные уточняют.

Как это провести в 1С

1. Создайте обычное «Поступление» датой фактического получения товара. Цены возьмите из договора или спецификации.
2. В поле входящего номера впишите пометку вроде «без документов» — так документ легко найти фильтром.
3. Счёт-фактуру не регистрируйте. НДС останется на 19.03, к вычету его без счёта-фактуры не принять.
4. Когда документы пришли, исправьте номер и дату, зарегистрируйте счёт-фактуру — вычет заявляется в периоде получения документа.

Если цена в пришедших документах отличается от договорной, документ задним числом не правят — особенно в закрытом периоде. Для этого есть Корректировка поступления (создаётся на основании «Поступления») с видом операции «Исправление в первичных документах». Разница пойдёт на 41.01, если товар ещё на складе, или на 91, если уже продан.

Оприходование импортного товара: валюта, таможня, ГТД

Покупка у иностранного поставщика в 1С делается двумя документами: «Поступление» на сам товар и ГТД по импорту на таможенные платежи. Оба — в разделе Покупки.

Поступление от нерезидента

• 🌍 Договор с поставщиком заводят в валюте контракта. Счета расчётов — 60.21 и 60.22.
• 🌍 НДС в документе не начисляется: налог платят на таможне.
• 🌍 Курс пересчёта по ПБУ 3/2006: в части предоплаты — курс на дату аванса, в оставшейся части — на дату перехода права собственности. 1С учитывает это сама, если аванс проведён по тому же договору.

ГТД по импорту

Документ вводят на основании «Поступления». В нём указывают таможню как контрагента, номер декларации, таможенную стоимость, пошлину и НДС по разделам декларации.

Пример. Контракт — 10 000 USD, предоплата 100% по курсу 90 ₽. Таможенная стоимость пересчитана по курсу 92 ₽ на дату регистрации декларации — 920 000 ₽. Пошлина 5%.

Проводки ГТД: Дт 41.01 Кт 76.05 на пошлину и Дт 19.05 Кт 76.05 на ввозной НДС. Оплату таможне отражают списанием с расчётного счёта на 76.05. НДС с 19.05 принимают к вычету после оплаты.

ИП на УСН и ООО на ОСНО: что меняется при оприходовании

Сам документ «Поступление» одинаков. Разница — в налоговой части.

На УСН «доходы» покупка не уменьшает налог, но оприходовать товар всё равно надо: без остатков не провести реализацию.

Ошибки при оприходовании покупки и как их найти

После ввода партии документов за месяц полезно открыть Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 60 с разбивкой по договорам и по 19 с разбивкой по счетам-фактурам. Хвосты сразу видны.

Частые вопросы