Посуда в 1С:Бухгалтерии 3.0: от накладной поставщика до акта о бое

Посуду для офиса, столовой или кафе в 1С:Бухгалтерии 3.0 оприходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары». Номенклатуре задают вид «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», и она встаёт на счёт 10.09. Затем документом Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию стоимость списывают на затраты, а количество уходит на забалансовый счёт МЦ.04.

Типичная ситуация: ресторан получил от поставщика 200 тарелок, 150 бокалов и набор кастрюль по одному УПД. Бокалы бьются каждую неделю, кастрюли служат годами, а профессиональный пароконвектомат пришёл той же накладной. Учесть всё одной строкой «Посуда» не выйдет — у каждой группы свой счёт и своя судьба в 1С.

С чего начать: какая посуда куда относится

До ввода документа определите, чем посуда является для вашей организации. От этого зависит счёт учёта и цепочка документов.

Лимит, ниже которого предмет со сроком службы больше года всё равно не считается основным средством, организация задаёт сама в учётной политике. Это прямо разрешает ФСБУ 6/2020. Частое решение — привязать бухгалтерский лимит к налоговому порогу амортизируемого имущества в 100 000 рублей, чтобы не вести разницы.

Для налога на прибыль недорогой инвентарь — материальные расходы по подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Порядок признания (сразу или равномерно) закрепляют в налоговой учётной политике.

Карточка номенклатуры и счета учёта для посуды

Ошибки в проводках почти всегда рождаются в карточке. Если тарелки заведены с видом «Товары», 1С поставит их на 41.01, и передать их в эксплуатацию штатным документом не получится.

Вид номенклатуры

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Создайте группу, например «Посуда и кухонный инвентарь». Группа удобна для отборов в отчётах и для настройки счетов сразу на всю папку.
3. В новой карточке выберите вид номенклатуры «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Если такого вида в справочнике видов нет, создайте его и укажите тип «Запасы».
4. Единица измерения — «шт». Для наборов (6 бокалов в коробке) решите заранее: учитывать наборы или штуки. При бое одного бокала из набора штучный учёт заметно проще.
5. Ставку НДС поставьте ту, что в документах поставщика.

Счета учёта

Ссылка «Счета учёта» в карточке открывает регистр Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Для группы «Посуда» достаточно одной записи:

• 📦 счёт учёта — 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
• 🧾 счёт затрат по умолчанию — 44.01 для торговли и общепита, 26 для офиса производственной компании, 20.01 если посуда служит основному производству.

Если запись сделана на группу, все новые карточки внутри неё получают правильные счета автоматически. Это главный приём, который снимает половину будущих исправлений.

Именование

Пишите в наименовании то, что увидит материально ответственное лицо при инвентаризации: «Тарелка мелкая 24 см фарфор», а не «Тарелка». Тогда при пересчёте не придётся гадать, какая из пяти «Тарелок» на складе.

Поступление посуды от поставщика на 10.09 или 41.01

Когда номенклатура готова, оприходование — обычный документ поступления.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите «Товары (накладная, УПД)».
3. Заполните контрагента, договор, склад. Склад выбирайте тот, за которым закреплено материально ответственное лицо: кухня, бар, хозяйственная кладовая.
4. На вкладке «Товары» добавьте позиции. Колонка «Счёт учёта» должна показать 10.09. Видите 41.01 — вернитесь к карточке или регистру счетов.
5. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру, если поставщик платит НДС.
6. Проведите документ и откройте Дт/Кт.

Пример с числами. Куплено 200 тарелок по 360 рублей с НДС 20 %. Сумма — 72 000 рублей, из них НДС 12 000. На 10.09 встанет 60 000, на 19.03 — 12 000.

Для магазина посуды документ тот же, но номенклатура с видом «Товары» уходит на 41.01. Дальше она продаётся реализацией, и передачи в эксплуатацию нет.

Посуда без документов поставщика

Излишки при пересчёте, посуда, полученная безвозмездно, или купленная за наличные без нормального чека — всё это вводят через Склад → Оприходование товаров. Документ даёт проводку Дт 10.09 Кт 91.01. Стоимость указывайте рыночную, подтверждённую прайсом или справкой о ценах — её потом спросит проверяющий.

Посуду, купленную подотчётным лицом в магазине, проводят через Банк и касса → Авансовые отчёты, вкладка «Товары». Счёт учёта подтянется из той же записи регистра — 10.09.

Дорогая посуда как основное средство

Если позиция стоит дороже лимита из учётной политики и прослужит больше года, это основное средство. Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0 другой.

1. Создайте карточку в справочнике ОС и НМА → Основные средства. Укажите группу учёта, ОКОФ и амортизационную группу.
2. Оформите поступление: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Основные средства». Стоимость встанет на 08.04.
3. Введите ОС и НМА → Принятие к учету ОС. На вкладках задайте способ амортизации, срок полезного использования и счёт затрат.
4. После проведения стоимость перейдёт с 08.04 на 01.01, а амортизацию с месяца, следующего за месяцем принятия, начислит регламентная операция в Закрытии месяца.

Отличать «дорогую посуду» от «дешёвой» приходится чаще, чем кажется. Профессиональная наплитная кастрюля на 50 литров с ценой около 40 000 рублей при лимите 100 000 остаётся на 10.09. Промышленный котёл за 180 000 — уже основное средство.

Передача посуды в эксплуатацию и её списание

Пока посуда на 10.09, она числится запасом на складе. В расходы она попадает только после передачи в эксплуатацию.

Передача в эксплуатацию

1. Откройте Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию.
2. Укажите склад, с которого выдаёте, и подразделение, где посуда будет использоваться.
3. На вкладке «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» заполните номенклатуру, количество и физическое лицо — сотрудника, который отвечает за посуду в зале или на кухне.
4. Проверьте счёт затрат и статью затрат. Для общепита это обычно 44.01 и статья вроде «Материальные расходы».
5. Проведите документ.

В бухгалтерском учёте вся стоимость инвентаря списывается в момент передачи. Количество при этом не исчезает: оно числится на МЦ.04 в разрезе сотрудников. Это и есть ваш контроль, сколько тарелок реально находится в работе.

Списание из эксплуатации: бой, износ, утрата

Разбитую тарелку, которая уже передана в эксплуатацию, списывают документом Склад → Спецодежда и инвентарь → Списание материалов из эксплуатации. Он только уменьшает количество на МЦ.04 — стоимость в расходах уже учтена при передаче.

Основание — акт о бое или порче, подписанный комиссией. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, поэтому форму акта утверждают в учётной политике. В акте фиксируют дату, наименование, количество, причину и виновного, если он есть.

Бой посуды, которая ещё на складе

Если тарелки разбили при разгрузке и они ещё числятся на 10.09, нужен другой документ: Склад → Списание товаров. Он даёт проводку Дт 94 Кт 10.09. Дальше выбор:

• 🙋 виновник есть и согласен возместить — Операция вручную: Дт 73.02 Кт 94, затем удержание или внесение в кассу;
• 🤷 виновника нет — Дт 91.02 Кт 94;
• 🚚 бой при доставке по вине поставщика — претензия поставщику, Дт 76.02 Кт 60.01 по акту о расхождении.

Удержать стоимость боя из зарплаты можно только с письменного согласия работника или по правилам материальной ответственности ТК РФ. Приказ без согласия — повод для трудового спора.

Инвентаризация посудного фонда

Посуду в общепите пересчитывают часто: бокалы и тарелки уходят быстрее, чем видно в отчётах. Проверять нужно два места — склад (10.09) и эксплуатацию (МЦ.04).

Пересчёт на складе

1. Создайте Склад → Инвентаризация товаров, склад — хозяйственная кладовая.
2. Нажмите Заполнить: колонка учётного количества подтянет остатки по 10.09.
3. Внесите фактическое количество после пересчёта.
4. По недостаче создайте на основании Списание товаров, по излишкам — Оприходование товаров.

Пересчёт посуды в эксплуатации

Для МЦ.04 отдельного документа инвентаризации нет, сверяйтесь по отчёту. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт МЦ.04, в настройках включите детализацию по номенклатуре и сотрудникам. Распечатайте и пересчитайте по каждому ответственному.

Расхождение оформляют так:

• недостача — акт и Списание материалов из эксплуатации;
• лишние бокалы в зале — сначала разберитесь, откуда они. Обычно это незаведённое поступление или «чужая» посуда сотрудника.

Сроки и порядок инвентаризации регулируют Методические указания, утверждённые приказом Минфина № 49. Для общепита с активным боем удобно закрепить в учётной политике ежемесячный пересчёт посуды.

Частые ошибки при учёте посуды и как их исправить

Ещё одна частая ошибка — «склеенная» номенклатура. Если вилки, ложки и ножи заведены одной карточкой «Приборы столовые», при бое двух ножей и потере ложки комиссия не сможет корректно указать, что списано. Заводите отдельную карточку на каждую позицию, которую вы пересчитываете.

Частые вопросы