Штрафы и пени в 1С 8.3: от начисления до удержания с сотрудника

Оприходовать штраф в 1С — значит начислить его на счёт расчётов и закрыть оплатой. Налоговые штрафы и пени в 1С:Бухгалтерии 8.3 начисляют проводкой Дт 99.01.1 Кт 68.хх с видом платежа «Штраф» или «Пени». Административный штраф (ГИБДД, трудовая инспекция) — Дт 91.02 Кт 76.05 по статье, которая не принимается к налоговому учёту. Договорную неустойку контрагенту — Дт 91.02 Кт 76.02, и она в налоговых расходах учитывается.

Если штраф возник по вине сотрудника, взыскать его «штрафом» из зарплаты нельзя: трудовое право такого взыскания не знает. Но можно оформить возмещение ущерба или добровольное погашение — в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии для этого есть отдельные механизмы.

Какие бывают санкции и на какой счёт их относить

От вида санкции зависят три вещи: счёт расчётов, счёт расходов и налоговый учёт. Ошибка на этом шаге потом тянется до декларации по прибыли.

📌 Основные группы:

• 🏛️ Налоговые санкции — штрафы по решению ФНС и пени за просрочку налогов и взносов. Идут через единый налоговый счёт.
• 🚓 Административные штрафы — ГИБДД, трудовая инспекция, Роспотребнадзор, ЦБ и т. п. Платятся отдельным платёжным поручением с УИН, не через ЕНП.
• 🤝 Договорные санкции — неустойки, пени и штрафы по договорам с поставщиками и покупателями.
• 👤 Ущерб от сотрудника — когда организация заплатила штраф или понесла убыток по вине работника и хочет его вернуть.

Налоговые штрафы и пени в 1С:Бухгалтерии 8.3

С 2023 года налоги платят единым налоговым платежом. Деньги уходят на 68.90 «Единый налоговый счёт», а пени и штрафы начисляют на субсчёт конкретного налога. Программа сама зачитывает ЕНП в счёт начисленных обязательств при закрытии месяца.

Шаг 1. Начислите пени или штраф

Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную и создайте документ «Операция».

1. Дебет — 99.01.1, в субконто выберите статью прибылей и убытков для налоговых санкций (если её нет — создайте, например «Штрафы и пени по налогам»).
2. Кредит — субсчёт налога: 68.02 для НДС, 68.04.1 для налога на прибыль, 68.01 для НДФЛ и т. д.
3. В субконто кредита укажите вид платежа «Пени» или «Штраф» — от этого зависят отчёты по расчётам с бюджетом.
4. Сумму возьмите из решения ФНС или из данных ЕНС в личном кабинете налогоплательщика.
5. Дата — дата решения (для штрафа) или последний день месяца, за который сверяете пени.

Пример. Пени по НДС за квартал — 3 412 ₽, штраф по решению за несвоевременную декларацию — 1 000 ₽.

Дт 99.01.1  Кт 68.02 (Пени)   3 412 ₽
Дт 99.01.1  Кт 68.02 (Штраф)  1 000 ₽

Шаг 2. Отразите оплату

Отдельно пени и штраф по налогам сейчас не платят — они гасятся из сальдо ЕНС. В 1С это обычное списание с расчётного счёта с видом операции «Уплата налога» на единый налоговый платёж: Дт 68.90 Кт 51.

Если денег на ЕНС уже хватало, новая платёжка не нужна. Достаточно, чтобы начисление стояло в учёте: при закрытии месяца программа распределит сальдо 68.90 по обязательствам.

Как пересчитать пени для проверки

Пени начисляет сама налоговая, но перед сверкой полезно знать порядок суммы. Для организаций ставка — 1/300 ключевой ставки ЦБ первые 30 дней просрочки и 1/150 с 31-го дня.

Расхождение с ЕНС в несколько рублей — обычное дело из-за дат зачёта. Если разница в сотни рублей и больше, запросите акт сверки с налоговой.

Административные штрафы: ГИБДД, трудовая инспекция и другие

Административный штраф — это расчёт с бюджетом, но не налог. Поэтому его не начисляют на 68, а проводят через 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками» или отдельный субсчёт 76, если такой ведёте.

Подготовьте статью прочих расходов

Откройте Справочники → Доходы и расходы → Прочие доходы и расходы и создайте статью «Административные штрафы»:

• 📂 вид статьи — внереализационный расход (в списке видов есть строка про штрафы, пени и неустойки — выберите её);
• ❌ флажок «Принимается к налоговому учету» — снят.

Снятый флажок — главное. Без него штраф уйдёт в налоговые расходы и занизит налог на прибыль.

Начислите и оплатите

1. Начисление — документом «Операция»: Дт 91.02 (статья «Административные штрафы») Кт 76.05 (контрагент — получатель штрафа, например УФК по региону).
2. Оплата — Банк и касса → Платежные поручения, вид операции «Перечисление в бюджет». Заполните УИН из постановления, КБК, ОКТМО, статус плательщика.
3. После выгрузки в банк и загрузки выписки появится «Списание с расчетного счета»: Дт 76.05 Кт 51.

Пример со штрафом ГИБДД 500 ₽, оплаченным в течение 20 дней со скидкой 50% (ч. 1.3 ст. 32.2 КоАП РФ):

Дт 91.02  Кт 76.05   250 ₽   — начислен штраф по постановлению (сумма к уплате)
Дт 76.05  Кт 51      250 ₽   — оплачен

Что получится в налоговом учёте

Расход на 91.02 без признака НУ даёт постоянную разницу. При закрытии месяца регламентная операция «Расчет налога на прибыль» сформирует постоянное налоговое обязательство:

Дт 99.02.3  Кт 68.04.2   62,50 ₽   — ПНО: 250 ₽ × 25%

Ставка налога на прибыль с 2025 года — 25%, поэтому ПНО равно четверти суммы штрафа.

Договорные неустойки и пени

Санкции по договорам — не бюджетные платежи, и налоговый учёт у них противоположный.

Для статьи «Штрафы по договорам» флажок «Принимается к налоговому учету» ставят. Это частая ошибка: бухгалтер копирует статью «Административные штрафы» и забывает вернуть флажок.

Возмещение штрафа сотрудником: что можно удержать в ЗУП 3.1

Работодатель не вправе наказать сотрудника штрафом из зарплаты. Статья 192 ТК РФ называет только замечание, выговор и увольнение. «Депремирование» по положению о премировании законно, но это невыплата премии, а не удержание.

Законных вариантов три.

Как оформить удержание в ЗУП 3.1

1. Включите нужный вид удержаний: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка «Удержания». Там есть флажки для удержаний в счёт расчётов по прочим операциям и для возмещения ущерба.
2. Создайте документ удержания в разделе Зарплата (через журнал удержаний — найдите по слову «удержание» в списке документов раздела). Укажите сотрудника, сумму долга и период.
3. В очередном «Начислении зарплаты и взносов» сумма удержится автоматически.
4. Ограничение 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ) программа соблюдает сама, остаток переходит на следующие месяцы.

Что увидит Бухгалтерия

При синхронизации ЗУП с БП документ «Отражение зарплаты в бухучете» переносит удержание проводкой Дт 70 Кт 73.02. Чтобы так и было, в ЗУП у вида удержания настройте способ отражения на счёт 73.02.

Сам долг сотрудника в БП заводят документом «Операция»: Дт 73.02 Кт 91.01 — в сумме, которую работник согласился вернуть. Если ведёте зарплату прямо в Бухгалтерии, удержание проведите той же «Операцией» Дт 70 Кт 73.02 после начисления зарплаты.

Загрузка требований и банковских выписок

Ручной ввод нужен только для начислений. Оплаты и уведомления приходят в 1С сами.

📥 Требования и решения ФНС. Если подключена 1С-Отчетность, документы налоговой попадают в Отчеты → Регламентированные отчеты, в журнал входящих писем и требований. По решению о штрафе сразу делайте начисление «Операцией» — сумма и дата там есть.

🏦 Выписки из банка. Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить (или обмен через 1С:ДиректБанк). Программа распознаёт списания по КБК и предлагает вид операции «Уплата налога» или «Перечисление в бюджет».

Проверьте после загрузки:

• 🔎 у списаний по штрафам ГИБДД стоит счёт 76.05, а не 91.02 напрямую — иначе расчёт останется открытым на сумму начисления;
• 🔎 у пеней, оплаченных отдельной платёжкой по старым реквизитам, указан вид платежа «Пени»;
• 🔎 правила разноски, сохранённые для контрагента, не отправляют следующие платежи этому получателю на неверный счёт.

Закрытие месяца и сверка расчётов

Штрафы портят отчётность чаще всего в момент закрытия периода. Порядок проверки:

1. Запустите Операции → Закрытие месяца. Ошибок по налогу на прибыль быть не должно.
2. Откройте Операции → Справки-расчеты → Расчет налога на прибыль. Административные штрафы должны попасть в постоянные разницы, а ПНО — совпасть с суммой × 25%.
3. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по 76.05 в разрезе контрагентов. Остатков по оплаченным штрафам быть не должно.
4. ОСВ по 68 с разбивкой по видам платежа: пени и штрафы гасятся из сальдо 68.90. Кредитовый остаток по «Пени» после распределения ЕНП означает, что денег на ЕНС не хватило.
5. Сверьте сальдо 68.90 с личным кабинетом ЕНС на последнее число месяца.

Частые ошибки и как их избежать

• ❗ Штраф ГИБДД на статье с признаком НУ. Расход уменьшает налог на прибыль, при проверке — доначисление и пени. Держите отдельную статью для бюджетных санкций.
• ❗ Пени без вида платежа «Пени». Сумма смешивается с самим налогом, и отчёт по расчётам с бюджетом показывает неверную недоимку.
• ❗ Штраф сразу в Дт 91.02 Кт 51. Формально сходится, но не видно, был ли штраф начислен по постановлению. При двух штрафах одному получателю не разобрать, какой оплачен.
• ❗ Удержание «штрафа» из зарплаты по приказу. Это нарушение трудового законодательства. Оформляйте как возмещение ущерба или по заявлению сотрудника.
• ❗ Пени по взносам на 68. Пени по страховым взносам начисляют на 69 с видом платежа «Пени».

Частые вопросы