Как принять товар на склад в 1С:Бухгалтерии 3.0: документы, НДС, проводки и проверка

Товар от поставщика в 1С 8.3 Бухгалтерии 3.0 оприходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). После проведения программа формирует проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога. Излишки, найденные при инвентаризации, приходуют другим документом — Склад → Оприходование товаров (группа «Инвентаризация»), там проводка Дт 41.01 Кт 91.01.

Выбор документа зависит от того, откуда пришёл товар. Покупка — только «Поступление»: в нём есть контрагент, договор, НДС и счёт-фактура. Излишки и безвозмездное получение — «Оприходование товаров »: поставщика и задолженности там нет. Остатки на дату начала учёта вносят через помощник ввода остатков. Под «11 версией» часто имеют в виду и 1С:Управление торговлей 11 — соответствие её документов дано в конце инструкции по поставщику.

Каким документом оприходовать товар в 1С 8.3

Сначала определите источник поступления. От этого зависят счёт кредита, НДС и налоговый доход.

Подготовка к оприходованию: склад, номенклатура, учётная политика

Перед первым поступлением проверьте четыре настройки. Ошибка в любой из них потом размножится на все документы.

1. Учётная политика. Главное → Учётная политика, раздел о запасах. Там задан способ оценки при выбытии (ФИФО или по средней) и способ оценки товаров в рознице: по стоимости приобретения или по продажной стоимости.
2. Функциональность. Главное → Функциональность, вкладка «Запасы»: включите «Несколько складов», если склад не один, и «Импортные товары», если работаете с ввозом. На вкладке «Торговля» включается розница.
3. Склады. В справочнике складов у каждого склада указан тип: оптовый, розничный магазин или неавтоматизированная торговая точка. Тип влияет на счёт учёта.
4. Номенклатура. Товар заводите с видом номенклатуры «Товары». Если выбрать «Услуги» или «Материалы», товар уйдёт не на 41, а на 26/44 или 10.

Счёт, на который программа поставит товар, задаётся в регистре Справочники → Счета учёта номенклатуры. Для вида «Товары» по умолчанию стоит 41.01. Менять его вручную в каждом документе не нужно — правильнее один раз настроить правило для вида или группы.

💡 Для поставщиков, у которых много позиций, сразу заполните в номенклатуре артикул. По нему быстрее подбирать строки и сопоставлять входящий УПД из ЭДО.

Оприходование товара от поставщика: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создайте документ поступления

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. Если поставщик выставил УПД, где есть и товары, и услуги, выбирайте вариант с товарами и услугами — обе табличные части будут в одном документе.

Шаг 2. Заполните шапку

• Дата — дата перехода права собственности, обычно дата отгрузки в накладной или УПД. Не дата оплаты и не дата ввода в базу.
• Номер входящего документа и дата — точно как у поставщика. По ним потом ищут документ и сверяются по акту сверки.
• Контрагент и договор — договор с видом «С поставщиком». С договором «С покупателем» документ не проведётся или ляжет не на тот счёт расчётов.
• Склад — тот, куда физически приняли товар.
• Ссылка с ценами в шапке — проверьте, включён ли НДС в цену. Если в УПД цены без НДС, а в документе стоит «НДС в сумме», суммы разойдутся с бумагой.

Шаг 3. Заполните табличную часть «Товары»

Добавляйте строки кнопкой Добавить или через Подбор, если позиций много. Для каждой строки проверьте:

• количество и цену — по документу поставщика;
• ставку НДС — 22%, 10%, 0% или «Без НДС» по документу поставщика;
• счёт учёта — 41.01 для оптового склада;
• для импортных товаров — номер декларации на товары и страну происхождения;
• для прослеживаемых товаров — РНПТ.

Итог документа должен совпасть с итогом УПД до копейки. Расхождение в 1–2 копейки обычно даёт округление НДС построчно — исправьте сумму НДС вручную в той строке, где у поставщика другая цифра.

Шаг 4. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу документа введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Если поставщик выставил УПД со статусом 1, отметьте, что это УПД, — отдельный счёт-фактура не нужен.

Флажок вычета НДС датой получения в форме счёта-фактуры позволяет сразу сформировать запись книги покупок. Если не ставить его, вычет можно заявить позже обработкой формирования записей книги покупок при закрытии квартала.

Шаг 5. Проведите и проверьте проводки

Нажмите Провести, затем кнопку Дт/Кт в командной панели. Для закупки на 120 000 руб., в том числе НДС 22% — 21 639,34 руб., должно получиться:

Проверка: 120 000 × 22 / 122 = 21 639,34; 120 000 − 21 639,34 = 98 360,66.

Если поставщик ранее получил аванс, при проведении сработает зачёт: появится проводка Дт 60.01 Кт 60.02. Способ зачёта аванса задаётся в документе — автоматически или по выбранному документу.

Доставка и прочие расходы

Транспортные расходы от отдельного перевозчика включают в стоимость товара документом «Поступление доп. расходов». Его создают в том же журнале поступлений, указывают документ поступления товаров и способ распределения — по сумме или по количеству. Сумма доставки добавится к стоимости на 41.01.

Если доставку решили учитывать как расходы на продажу, её проводят обычным поступлением услуг на счёт 44.01 — тогда стоимость товара не меняется.

Если работаете в Управлении торговлей 11

В УТ 11 нет плана счетов в привычном виде: проводки формируются уже в Бухгалтерии после синхронизации. Поэтому проверять счета и НДС удобнее в БП.

Излишки при инвентаризации: как оприходовать

Излишки нельзя «добавить» поступлением или просто исправить остаток. Нужна связка из двух документов: инвентаризация фиксирует факт, оприходование отражает его в учёте.

Порядок действий

1. Создайте Склад → Инвентаризация товаров, укажите склад и нажмите Заполнить — программа подставит учётные остатки.
2. Введите фактическое количество по результатам пересчёта. Колонка отклонения покажет излишки и недостачи.
3. Проведите документ. Сам по себе он проводок не делает.
4. На основании инвентаризации создайте Оприходование товаров. Строки с излишками заполнятся автоматически.
5. Проставьте цену. Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации — по прайсу поставщиков или последним ценам закупки.
6. Проведите. Проводка — Дт 41.01 Кт 91.01 на стоимость излишков.

Недостачи по той же инвентаризации оформляют документом «Списание товаров», тоже на её основании.

Налоги по излишкам

• 💰 Налог на прибыль. Стоимость излишков — внереализационный доход (ст. 250 НК РФ). В 1С доход попадёт в налоговый учёт автоматически, если статья прочих доходов в документе соответствует излишкам.
• 📉 Себестоимость при продаже. При последующей продаже излишков в налоговом учёте расходом признаётся сумма, с которой начислен налог на прибыль, — то есть та же рыночная стоимость.
• 🚫 НДС. При оприходовании излишков НДС не возникает: нет поставщика и нет счёта-фактуры.
• 🧾 УСН «доходы минус расходы». Излишки тоже доход, но расходом при продаже их стоимость не признаётся — денег за них не платили.

Не приходуйте излишки по нулевой или символической цене. Это занижение дохода, и при проверке его пересчитают по рыночной стоимости.

НДС при оприходовании товара: вычет, без НДС, упрощенка

НДС при поступлении зависит от двух сторон: платит ли налог поставщик и платит ли его покупатель.

Для организации на УСН программа сама включает НДС в стоимость, если система налогообложения указана в учётной политике. Проверьте проводки: строки Дт 19.03 быть не должно.

Условия вычета входящего НДС:

1. ✅ товар принят к учёту — документ поступления проведён;
2. ✅ есть счёт-фактура или УПД со статусом 1;
3. ✅ товар куплен для облагаемых НДС операций.

Вычет можно заявить в течение трёх лет после принятия товара на учёт (п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Поэтому флажок вычета датой получения не обязателен: часть бухгалтеров переносит вычет на следующий квартал, чтобы сгладить налоговую нагрузку. Тогда вычет формируют обработкой записей книги покупок в нужном периоде.

💡 Если счёт-фактура пришёл позже, чем поступили товары, документ поступления не трогайте. Зарегистрируйте счёт-фактуру с датой получения в форме, которая открывается из поступления, — вычет попадёт в правильный квартал.

Поступление товаров в розничный магазин

Розница в БП 3.0 зависит от типа склада и способа оценки товаров в учётной политике.

Автоматизированная торговая точка (розничный магазин с кассой, передающей данные в 1С). Товар приходуют тем же документом «Поступление (акты, накладные, УПД)», указав розничный склад. Если товары в рознице учитываются по стоимости приобретения, программа ставит их на субсчёт розницы 41.02.

Неавтоматизированная торговая точка (НТТ). Здесь продажи по позициям не видны, и товар учитывают по продажным ценам. Порядок такой:

1. Задайте розничные цены документом «Установка цен номенклатуры» с розничным типом цен.
2. Проведите поступление на склад НТТ.
3. Программа поставит товар на 41.12 по продажной цене, а разницу с покупной отнесёт на торговую наценку (счёт 42).

Если поступление на НТТ проведено раньше, чем установлены розничные цены, наценка не рассчитается правильно. Сначала цены — потом приход.

Маркированные товары (обувь, одежда, молочная продукция) приходуют так же, но с приёмкой кодов маркировки через ЭДО и ГИС МТ. Без подтверждения приёмки продать их через кассу не получится.

Автоматизация оприходования: ЭДО, загрузка из файла, обмены

Ручной ввод накладной на 200 строк — источник ошибок. В БП 3.0 есть три способа его избежать.

Входящий УПД через ЭДО

При подключённом 1С-ЭДО входящий документ открывают в разделе ЭДО и создают из него поступление. Номенклатура поставщика сопоставляется с вашей один раз — дальше программа узнаёт позиции сама. Счёт-фактура регистрируется автоматически, номер и дата переносятся без опечаток.

Загрузка табличной части из Excel

Если поставщик прислал накладную файлом, табличную часть «Товары» можно загрузить из файла: команда загрузки находится над списком товаров. Сопоставьте колонки (наименование, количество, цена, ставка НДС) и проверьте строки, которые не нашлись в справочнике.

Обмен с сайтом, маркетплейсами и УТ 11

Интернет-магазины и продавцы на маркетплейсах обычно ведут оперативный учёт в УТ 11 или в отдельных сервисах. Поступления товаров вводятся там и попадают в БП через синхронизацию данных.

Для БП в этой схеме важно одно: не вводите поступление дважды — вручную и через обмен. Перед первым обменом договоритесь, какая база главная для закупок.

Товары, переданные маркетплейсу на комиссию, остаются вашими и оприходовать их повторно при возврате со склада площадки не нужно — это внутреннее движение, а не новое поступление.

Отчёты для контроля оприходованных товаров

После проведения поступлений сверьте учёт хотя бы раз в месяц.

Отрицательный остаток в ведомости по складам — почти всегда признак того, что продажа введена раньше поступления или поступление проведено на другой склад.

Ошибки при оприходовании и как их исправить

Товар пришёл не на тот склад. Если период не закрыт — отмените проведение, исправьте склад и проведите снова. Если товар уже продан с правильного склада, дешевле оформить «Перемещение товаров», чем перепроводить цепочку.

Поставщик ошибся в накладной. Исходное поступление не правят задним числом в закрытом периоде. На основании поступления создают «Корректировку поступления»: исправление технической ошибки — с исправленным счётом-фактурой, изменение цены или количества по соглашению — по корректировочному документу поставщика.

Покупка проведена «Оприходованием товаров». Пометьте документ на удаление и введите «Поступление». Иначе на 91.01 останется ложный доход, а долг поставщику и НДС к вычету пропадут.

Товар ушёл на 10 или 44. Причина — вид номенклатуры. Исправьте вид в карточке и счёт учёта в документе, затем перепроведите. Если по номенклатуре уже были движения, вид поменять не получится — создайте новую карточку и перенесите остатки.

Перепроведение задним числом. После правок старых поступлений перезапустите закрытие месяца и последовательность проведения. Иначе себестоимость продаж останется посчитанной по старым данным.

Частые вопросы