Приход товара на склад в «Управлении торговлей 11»: какой документ выбрать и как его провести

Чтобы оприходовать товар в 1С УТ 11 от поставщика, откройте Закупки → Документы закупки (все), нажмите «Создать» и выберите «Приобретение товаров и услуг» с операцией «Закупка у поставщика». Заполните поставщика, склад и товары, затем нажмите «Провести и закрыть». Если склад работает по ордерной схеме, товар появится в остатках только после приходного ордера.

Документ зависит от того, откуда взялся товар. Купили у поставщика — «Приобретение товаров и услуг». Нашли лишнее при пересчёте — «Оприходование излишков товаров». Начинаете учёт в новой базе — «Ввод остатков». Перепутать их легко, а последствия разные: в одном случае появляется долг перед поставщиком, в другом его нет, и себестоимость считается иначе.

Какой документ оприходования нужен в УТ 11

В «Управлении торговлей 11» нет одного универсального документа «Оприходование». Каждая ситуация закрывается своим объектом.

Оприходование товара от поставщика: приобретение товаров и услуг по шагам

Основной сценарий — закупка. Перед первым документом проверьте, что в базе есть поставщик (Закупки → Поставщики), номенклатура и склад.

1. Создайте документ

1. Откройте Закупки → Документы закупки (все).
2. Нажмите «Создать» и выберите «Приобретение товаров и услуг».
3. В поле операции оставьте «Закупка у поставщика».

Если работаете через заказы поставщикам, удобнее другой путь: откройте заказ и выберите «Создать на основании → Приобретение товаров и услуг». Документ заполнится строками заказа, ценами и условиями.

2. Заполните шапку

• 🏢 Организация — кто покупает, если в базе их несколько.
• 👤 Поставщик и контрагент — от кого пришёл товар.
• 📄 Соглашение и договор — если в настройках включено их использование. От соглашения подтягиваются цены и условия оплаты.
• 🏬 Склад — куда физически поступил товар.
• 🧾 Номер и дата входящего документа — реквизиты накладной или УПД поставщика.

3. Заполните товары

На вкладке «Товары» добавьте строки: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма считается сама. Если цены поставщика уже зарегистрированы, кнопка подбора покажет их в форме подбора.

Сверьте итог документа с суммой в накладной до копейки. Расхождение в 1–2 рубля обычно даёт округление НДС: поправьте сумму НДС в строке вручную, чтобы совпасть с поставщиком.

4. Укажите счёт-фактуру и проведите

Внизу формы есть ссылка для регистрации счёта-фактуры полученного. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика — без этого НДС не попадёт к вычету в регламентированном учёте.

Нажмите «Провести и закрыть». Документ сформирует движения по товарам на складе, расчётам с поставщиком и закупкам.

Ордерная схема: почему товар не появился на остатке

Самый частый вопрос после проведения приобретения: «Документ проведён, а товара на складе нет». Причина почти всегда в ордерной схеме.

На складе с ордерной схемой при поступлении учёт разделён на две части:

• 📑 Приобретение фиксирует финансовую сторону: что купили, по какой цене, сколько должны.
• 📦 Приходный ордер на товары фиксирует складскую: что кладовщик реально принял.

Пока ордера нет, товар висит в статусе «к поступлению» и в доступном остатке для продажи не участвует.

Как проверить и что делать:

1. Откройте карточку склада (НСИ и администрирование → Склады или через справочник складов в разделе «Склад и доставка»).
2. Найдите группу настроек ордерной схемы и посмотрите, включено ли её использование при поступлении и с какой даты.
3. Если включено — откройте раздел Склад и доставка и найдите рабочее место приходных ордеров. Там будут распоряжения на поступление.
4. Оформите «Приходный ордер на товары» по вашему приобретению и проведите.

Ордер можно оформить и раньше приобретения: кладовщик принял коробки, а бухгалтер вводит накладную позже. Схема для этого и придумана.

Оприходование излишков по итогам инвентаризации

Излишек — это товар, который физически есть, а в учёте его нет. Покупать его не у кого, поэтому приобретение здесь не подходит.

Порядок действий

1. Пересчёт. В разделе Склад и доставка создайте документ «Пересчёт товаров» по складу или по отдельным ячейкам и группам номенклатуры. Распечатайте бланк, внесите фактическое количество.
2. Отражение результатов. Когда пересчёт закрыт, программа покажет расхождения между учётом и фактом.
3. Оприходование излишков. На основании пересчёта создайте «Оприходование излишков товаров». Строки с излишками заполнятся сами.
4. Стоимость. Укажите цену оприходования. По ФСБУ 5/2019 выявленные излишки принимают к учёту по справедливой (рыночной) стоимости на дату выявления.
5. Проведение. После проведения товар появится на остатке, а сумма уйдёт в прочие доходы.

Если в учёте один товар в излишке, а похожий в недостаче на ту же сумму — это часто пересортица, а не два разных события. Для неё в УТ 11 есть отдельный документ «Пересортица товаров». Он закрывает обе строки разом, без лишних доходов и расходов.

Ввод начальных остатков

Отдельный случай — переход на УТ 11 с другой программы. Здесь используют документ «Ввод остатков» с видом операции для собственных товаров. Дату ставят на день раньше начала работы в базе, например 31.12, если работа начинается с 1 января.

Укажите склад, количество и стоимость каждой позиции. Стоимость нужна обязательно: без неё первая продажа покажет нулевую себестоимость и завышенную прибыль.

Загрузка товаров из Excel и через ЭДО

Набирать накладную на 300 строк вручную незачем. В УТ 11 есть три способа заполнить приход быстрее.

Загрузка из файла

В табличной части «Товары» документа приобретения есть команда загрузки из внешнего файла (обычно в подменю «Заполнить» или «Ещё»). Откроется форма, похожая на таблицу Excel.

1. Скопируйте из файла колонки с артикулом или наименованием, количеством и ценой.
2. Вставьте их в форму загрузки.
3. Укажите, какая колонка чему соответствует.
4. Программа найдёт номенклатуру по артикулу, штрихкоду или наименованию. Ненайденные строки подсветит — создайте для них карточки или выберите вручную.

Приобретение из УПД в ЭДО

Если подключён 1С-ЭДО, входящий УПД появляется в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Откройте его и выберите создание документа учёта. При первом получении товаров от поставщика программа попросит сопоставить его номенклатуру с вашей. Сопоставление запоминается: следующие поставки этого поставщика заполнятся сами.

Серии, сроки годности и характеристики при поступлении

Если торгуете продуктами, лекарствами, одеждой или техникой с серийными номерами, товар нужно приходовать с уточнением: серией или характеристикой.

Характеристики

Характеристика — это вариант товара: размер, цвет, комплектация. Включается флажком в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура. Затем в карточке вида номенклатуры задаётся, используются ли характеристики.

При вводе приобретения для такого товара появится обязательная колонка «Характеристика». Без неё документ не проведётся.

Серии и сроки годности

Серии включаются там же, в настройках номенклатуры. Дальше всё определяет политика учёта серий в карточке вида номенклатуры:

• 🔢 Что хранит серия — номер, срок годности, дату производства.
• 📍 Где указывать — в приобретении, в приходном ордере или в обоих документах.
• 📊 Учитывать ли остатки по сериям — нужно для контроля партий и сроков.

Если по политике серии указываются в складских ордерах, а склад без ордерной схемы, их вводят прямо в приобретении. Колонка «Серия» в табличной части появится автоматически.

Маркированный товар

Для маркированной продукции (обувь, одежда, молочка, вода и другие группы «Честного знака») поступление идёт через ЭДО с кодами маркировки в УПД. Коды сверяются при приёмке и подтверждаются в ГИС МТ. Ручное приобретение без кодов для таких товаров не годится: дальше их нельзя будет продать через кассу.

Проверка движений и типичные ошибки при оприходовании

После проведения стоит убедиться, что документ сделал то, что нужно. Для этого в УТ 11 есть отчёт о движениях документа.

Как посмотреть движения

1. Откройте проведённое приобретение.
2. В командной панели формы найдите подменю «Отчёты» или «Ещё».
3. Выберите «Движения документа».

Отчёт покажет, в какие регистры записался документ: товары на складах, товары организаций, расчёты с поставщиками, закупки. Если строки «Товары на складах» нет — смотрите раздел про ордерную схему выше.

Для проверки остатков по складу используйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» в разделе Склад и доставка → Отчёты по складу. Сформируйте его за день поступления по нужному складу.

Ошибки и что с ними делать

Частые вопросы