Приёмка товара по ТОРГ-12: ввод накладной от поставщика в учёт 1С

Товарную накладную (ТОРГ-12) оприходуют документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» в разделе Покупки. Нажмите Поступление, выберите вид операции Товары (накладная, УПД), укажите поставщика, договор и склад, добавьте строки номенклатуры с количеством и ценой из накладной, зарегистрируйте счёт-фактуру и проведите документ. Проводки сформируются сами: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость товара и Дт 19.03 Кт 60.01 на входной НДС.

Накладная подтверждает, что товар перешёл к вам от поставщика. С момента проведения документа он числится на складе, его можно продать, переместить или списать, а входной НДС — принять к вычету. Ниже — как провести приёмку без ошибок в счетах, суммах и ставках налога.

Что проверить до ввода накладной

Перед тем как заносить документ, убедитесь, что в базе есть всё, на что он будет ссылаться. Иначе придётся прерываться на создание справочников прямо во время ввода.

• 🧾 Поставщик — заведён в справочнике Контрагенты с верными ИНН и КПП. Проверить реквизиты можно через автозаполнение по ИНН, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор — вид договора С поставщиком. Валюта расчётов — та, что в накладной (обычно рубли).
• 🏬 Склад — место, куда физически приходит товар. Если складов несколько, выберите тот, где принимаете приёмку.
• 📦 Номенклатура — позиции из накладной. Новые можно добавлять по ходу, но у каждой должны быть указаны вид (Товар) и ставка НДС.
• ⚙️ Учётная политика — способ оценки запасов (по средней или ФИФО) задан в Главное → Учётная политика. От него зависит, как будет считаться себестоимость при списании.

Создание документа поступления товаров

Основной путь в 1С Бухгалтерии 3.0: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Откроется журнал поступлений.

1. Нажмите Поступление и выберите вид операции Товары (накладная, УПД). Для смешанной накладной с товарами и услугами возьмите Товары, услуги, комиссия.
2. В шапке заполните Контрагент, Договор, Склад. Поле Номер и от — это номер и дата накладной поставщика, а не внутренний номер 1С (его программа присвоит сама).
3. В табличной части добавьте строки: номенклатура, количество, цена и сумма переносятся из ТОРГ-12. Колонки % НДС и Сумма НДС программа рассчитает по ставке из карточки номенклатуры.
4. Проверьте колонку Счета учёта. Для товаров это 41.01, для НДС — 19.03. 1С подставляет их автоматически по настройкам, но на новой номенклатуре счёт стоит сверить.
5. Внизу документа в полях Счёт-фактура № и от введите данные счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Создастся отдельный документ «Счёт-фактура полученный».
6. Проведите накладную кнопкой Провести или Провести и закрыть.

После проведения внизу документа доступна кнопка Дт/Кт — через неё смотрят сформированные движения. Печатную форму ТОРГ-12 или УПД можно вывести кнопкой Печать.

Если поставке предшествовал заказ, не заносите накладную вручную с нуля. Откройте документ Заказ поставщику (раздел Покупки) и нажмите Создать на основании → Поступление (акт, накладная, УПД). Номенклатура, количество и цены подтянутся из заказа — останется сверить их с бумажной накладной и внести счёт-фактуру. Так исключаются опечатки в позициях и расхождения с ранее согласованной спецификацией.

Какие проводки формирует накладная

Оприходование товара с НДС даёт две проводки на стоимость и ещё одну — когда налог принимается к вычету.

Счёт 41.01 — товары на складах. Если вы приходуете материалы для производства или собственных нужд, счёт будет 10, и тогда это уже не товарная накладная в чистом виде, а поступление материалов. Для розницы по продажным ценам используют 41.11 или 41.12 — зависит от того, ведётся ли учёт в автоматизированной торговой точке.

Вычет НДС (Дт 68.02 Кт 19.03) закрывается не самой накладной, а записью в книгу покупок. В типовой настройке вычет попадает в книгу автоматически при проведении счёта-фактуры. Если в учётной политике включён сложный учёт НДС (раздельный учёт, экспорт), вычет формирует регламентный документ Формирование записей книги покупок в конце квартала.

Цены, партии и способ оценки запасов

Цена в накладной — это стоимость приёмки, по ней товар встаёт на учёт. Себестоимость при дальнейшей продаже считается уже по способу оценки из учётной политики.

• По средней — себестоимость усредняется по всем партиям на складе. Проще в работе, подходит большинству.
• ФИФО — списывается стоимость первых по времени поступлений. Здесь каждая накладная образует партию, и программа ведёт их раздельно.

При ФИФО документ поступления и есть партия: по нему 1С отслеживает, сколько осталось от конкретной приёмки и по какой цене. Специально ничего настраивать в накладной не нужно — партионный учёт включается на уровне всей базы способом оценки ФИФО.

Дополнительные расходы на приёмку — доставку, погрузку, пошлины — на себестоимость товара относят отдельным документом Поступление доп. расходов (там же, в разделе Покупки). Он распределяет сумму расходов по товарам накладной пропорционально стоимости или количеству и увеличивает их себестоимость. Вносить доставку строкой в саму накладную не нужно — она исказит цену товара.

НДС и счёт-фактура от поставщика

Входной НДС и право на вычет — самая частая зона ошибок при приёмке. Разберём по шагам.

Ставку НДС 1С берёт из карточки номенклатуры и подставляет в строку. Проверяйте: если поставщик выставил накладную со ставкой 10% (например, на продукты или детские товары), а в карточке стоит 20%, суммы разойдутся. Ставку в строке можно поправить вручную.

Поле НДС в шапке переключает способ отражения налога в сумме:

• НДС сверху — цены в накладной указаны без налога, НДС добавляется к сумме.
• НДС в том числе — цены уже включают налог, он выделяется расчётным путём.

Сравните с накладной поставщика и выберите тот вариант, в котором итоговая сумма документа совпадёт с ТОРГ-12 до копейки.

Счёт-фактура регистрируется внизу документа поступления — повторно создавать его через отдельный журнал не нужно. Дата счёта-фактуры может отличаться от даты накладной; ставьте ту, что указана в документе поставщика. Именно дата счёта-фактуры определяет, в каком квартале возникает право на вычет.

Если поставщик работает без НДС (на УСН), счёта-фактуры не будет. Тогда поля счёта-фактуры оставляют пустыми, ставку НДС в строках ставят Без НДС, и весь НДС отсутствует — товар приходуется по полной стоимости на счёт 41.01.

Расхождения при приёмке и пересортица

Когда фактически принятое не сошлось с накладной, порядок зависит от характера расхождения.

Пришло меньше, чем в накладной. Оприходуйте то количество, которое реально приняли. Расхождение оформляется актом ТОРГ-2, на его основании поставщик корректирует документы. В 1С недостачу отражают документом Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон, если накладная уже проведена, либо сразу вносят фактическое количество до проведения.

Пришло больше. Излишек приходуют либо по той же накладной (если поставщик согласен и выставит исправленный документ), либо отдельно как неотфактурованную поставку — до получения правильных документов.

Товар пришёл, а накладной нет. Это неотфактурованная поставка. Товар нельзя оставить неучтённым: его принимают на склад по акту приёмки ТОРГ-4 и приходуют поступлением по той цене, что согласована в договоре или заказе. Когда поставщик пришлёт правильные документы, поступление корректируют до фактических сумм, а счёт-фактуру регистрируют задним числом по его дате. НДС к вычету до получения счёта-фактуры не принимается — значит, до этого момента налог остаётся на счёте 19.03.

Пересортица — вместо одного товара пришёл похожий, или перепутаны артикулы одной группы. Исправляется документом Пересортица товаров (раздел Склад), который одновременно списывает излишек одной позиции и приходует недостачу другой. Применять его можно только когда товары действительно взаимозаменяемы и расхождение выявлено при инвентаризации.

Для сверки остатков после приёмки удобен отчёт Остатки товаров или Ведомость по товарам на складах (раздел Склад → Отчёты). Он покажет, что оприходованное количество встало на нужный склад.

Проведение, проверка и частые ситуации

После проведения стоит выполнить три проверки, которые ловят большинство ошибок до закрытия месяца.

1. Движения документа (Дт/Кт) — убедитесь, что товар встал на 41.01, а не на 10 или 41.11 по ошибке счёта учёта.
2. Взаиморасчёты — отчёт Акт сверки взаиморасчётов или Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 покажет, что задолженность перед поставщиком отражена верно.
3. НДС — проверьте, что счёт 19.03 закрылся на 68.02. Если сумма висит на 19.03, значит счёт-фактура не зарегистрирован или не попал в книгу покупок.

Отменить ошибочное проведение можно кнопкой Отмена проведения; редактировать проведённый документ — через Ещё → Разрешить редактирование реквизитов, но лучше распровести, исправить и провести заново.

Если накладную нужно оплатить, на основании документа поступления вводят Платёжное поручение или Списание с расчётного счёта кнопкой Создать на основании — реквизиты и сумма подтянутся автоматически.

Отдельная ситуация — приёмка на ответственное хранение или по договору комиссии. Такой товар не становится вашей собственностью, и учитывать его на 41.01 нельзя. Для комиссии в документе поступления выбирают вид операции Товары, услуги, комиссия и на закладке товаров указывают счёт учёта 004 (товары на ответственном хранении) или ведут приёмку по договору с видом С комиссионером (агентом). Движения тогда пойдут по забалансовому счёту, без расчётов по 60.01, пока товар не будет выкуплен или продан.

Когда месяц закрыт, массово проверить приёмку помогает отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с группировкой по складам и номенклатуре. По нему видно, какие товары поступили за период, в каком количестве и на какую сумму — это удобная финальная сверка перед формированием себестоимости.