Транспортные расходы в 1С: услуги перевозчиков и собственный автопарк

Транспортные услуги в 1С отражают по-разному, и путаница начинается с главного вопроса: доставку нужно списать в расходы сразу или «спрятать» в стоимости привезённого товара. От этого зависит и документ, и счёт, и момент, когда сумма уменьшит прибыль.

Сами проводки — дело одного документа. Для услуг стороннего перевозчика это Поступление (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки, для собственных машин — учёт ГСМ на счёте 10.03 и списание по путевым листам. Разберём оба сценария и то, как расходы закрываются в конце месяца.

Доставка в стоимости товара или в расходах: как выбрать

Первое решение — куда отнести транспортную услугу. Вариантов три, и каждый даёт свои проводки.

• 🚚 Доставка купленных товаров/материалов — это транспортно-заготовительные расходы (ТЗР). По ФСБУ 5/2019 их включают в фактическую себестоимость запасов либо учитывают обособленно с последующим распределением.
• 📦 Доставка товаров своим покупателям — расходы на продажу, счёт 44.01.
• 🏭 Перевозки для производства (сырьё в цех, продукция между складами) — общепроизводственные или общехозяйственные затраты, счета 25, 26.

Поступление акта от стороннего перевозчика

Услугу транспортной компании оформляют актом или УПД. В 1С путь такой:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Кнопка Поступление → вид операции Услуги (акт, УПД). Если в одном документе и товары, и доставка — выбирайте Товары, услуги, комиссия и заполняйте услугу на вкладке Услуги.
3. Выберите контрагента-перевозчика и договор.
4. В табличной части укажите Номенклатуру услуги (элемент справочника с видом «Услуга»), сумму и ставку НДС.
5. Главное — в колонке Счета учёта задайте счёт затрат и аналитику: Статью затрат и подразделение.

Проводки, когда доставка — расход на продажу:

Счёт-фактуру регистрируют в подвале документа поступления — поля Счёт-фактура № и дата. Без зарегистрированного счёта-фактуры (или УПД со статусом «1») вычет НДС не сформируется.

Для разовой перевозки необязательно заводить отдельный договор в 1С — подойдёт договор Без договора или один общий договор на транспортные услуги. А вот номенклатуру-услугу лучше детализировать: «Доставка автотранспортом», «Экспедирование», «Погрузочно-разгрузочные работы». Тогда в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 44 сразу видно структуру логистических затрат, и не придётся поднимать первичку, чтобы понять, из чего сложилась сумма.

Включение доставки в стоимость закупленных товаров

Когда перевозчик везёт приобретённый вами товар, его услугу логично добавить к себестоимости. Для этого есть отдельный документ.

1. Покупки → Поступление доп. расходов.
2. В шапке — сумма расхода и способ распределения: По сумме или По количеству.
3. На вкладке Товары подбираете те позиции из прихода, на которые ложится доставка (можно заполнить из документа поступления).

Документ распределит сумму доставки по выбранным товарам и увеличит их стоимость:

Если товар уже продан к моменту ввода доп. расходов, 1С не сможет увеличить его стоимость на складе — сумма спишется в расходы текущего периода. Поэтому доп. расходы вводите до того, как закроете продажи месяца.

Для материалов механизм тот же, только счёт 10 вместо 41.

Статья затрат и аналитика для транспортных расходов

Счёт 44.01 и счета 25/26 требуют заполнения статьи затрат — без неё документ не проведётся. Статьи лежат в справочнике Статьи затрат (Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат).

Ключевое поле статьи — Вид расхода для налогового учёта. Он определяет, как сумма попадёт в декларацию по налогу на прибыль:

Вид расхода Транспортные расходы включает особый механизм: такие суммы на 44.01 в торговле по ст. 320 НК РФ считаются прямыми и распределяются между проданным товаром и остатком на складе. Часть расхода остаётся несписанной, пока товар не продан.

Учёт ГСМ и собственного транспорта

Если возите сами, «перевозчика» нет — расходы собираются из нескольких источников.

Топливо. Горючее приходуют на счёт 10.03 «Топливо». Способ зависит от того, как платили:

• Топливные карты, безнал — документ Поступление (накладная), проводка Дт 10.03 Кт 60.01, НДС Дт 19.03 Кт 60.01.
• Чеки АЗС через водителя — Авансовый отчёт, вкладка Товары, проводка Дт 10.03 Кт 71.01.

Списание топлива. ГСМ списывают по путевым листам, по норме расхода на фактический пробег. В БП 3.0 для этого используют документ Склад → Расход материалов (или Требование-накладная): топливо уходит с 10.03 на счёт затрат.

Прочие расходы на машину собираются на тот же счёт затрат по отдельным статьям:

• амортизация автомобиля — Дт 26 (44) Кт 02.01;
• зарплата водителя и взносы — Дт 26 (44) Кт 70, 69;
• ОСАГО и КАСКО — через 97 или сразу в расходы по условиям договора;
• ремонт, мойка, запчасти — Дт 26 (44) Кт 60, 10.

Отдельный момент — топливные карты. Сама карта не товар: на неё приходят деньги, а топливо списывается по чекам и отчёту оператора карты. Приходуйте ГСМ на 10.03 по фактическим литрам из отчёта, а не по сумме пополнения карты. Разница между пополнением и выборкой топлива остаётся авансом у топливной компании на счёте 60.02.

Распределение и списание расходов при закрытии месяца

Собранные на счетах 44, 25, 26 транспортные расходы закрываются регламентной операцией.

Запустите Операции → Закрытие месяца. Транспорт участвует в двух шагах:

1. Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — общепроизводственные и общехозяйственные затраты распределяются на себестоимость или уходят на 90.08.
2. Закрытие счёта 44 «Издержки обращения» — расходы на продажу списываются на 90.07, но суммы с видом Транспортные расходы распределяются на остаток нереализованного товара и переносятся на следующий месяц.

Как именно распределяется остаток, описывает ст. 320 НК РФ: считается средний процент транспортных расходов за месяц с учётом переходящего остатка прошлого периода, и на этот процент «замораживается» часть расходов, приходящаяся на непроданный товар. Вручную это считать не нужно — 1С делает расчёт при закрытии месяца, но понимать логику полезно, чтобы объяснить, почему счёт 44 не обнулился.

Проверить результат удобно отчётом Справка-расчёт списания косвенных расходов (доступна из формы «Закрытие месяца » по ссылке на выполненной операции) и Анализ счёта по 44.01. Если видите расхождение с ожидаемой суммой, сверьте, все ли реализации месяца проведены: закрытие счёта 44 зависит от объёма продаж, а их проводят в последнюю очередь.

Какими документами подтвердить транспортные услуги

Для учёта нужен акт или УПД от перевозчика. Но для налоговой этого мало — она смотрит, была ли перевозка на самом деле. Поэтому к акту прикладывают первичку, которая зависит от того, кто заказчик перевозки.

• 📄 Транспортная накладная (ТН) — подтверждает заключение договора перевозки и факт доставки. Составляет её, как правило, грузоотправитель. Это основной документ, когда перевозку организует продавец или покупатель груза.
• 📑 Транспортно-экспедиционные документы — поручение экспедитору и экспедиторская расписка, если вы работаете через экспедитора, а не напрямую с перевозчиком.
• 🧾 Путевой лист — для собственного транспорта: подтверждает маршрут, пробег и производственный характер поездки. Без него не списать ГСМ.

В 1С сами эти бумаги не формируются из документа поступления — их прикладывают к акту как сканы или бумажные приложения. Расход без подтверждающей перевозку первички налоговая снимает, даже если акт и счёт-фактура оформлены идеально.

Хранить комплект удобно привязкой файлов к документу: команда Присоединённые файлы (значок скрепки) в форме поступления или акта. Тогда при проверке всё поднимается из одной карточки.

Типичные ошибки при учёте транспортных услуг

Частые вопросы