Авиабилет в командировку: учёт в 1С:Бухгалтерии 3.0 от покупки до вычета НДС

Авиабилет приходуют в 1С одним из двух документов. Купил сотрудник за свои или подотчётные деньги — Авансовый отчёт, вкладка «Прочее»: Дт 26 (44) Кт 71.01 на стоимость без НДС и Дт 19.04 Кт 71.01 на НДС. Купила организация у агентства или авиакомпании по счёту — Поступление (акт, накладная, УПД) с видом «Услуги»: Дт 26 (44) Кт 60.01.

НДС по билету можно принять к вычету, если он выделен отдельной строкой в маршрут-квитанции. Счёт-фактура от авиакомпании не нужен: билет — бланк строгой отчётности, его регистрируют в книге покупок с кодом вида операции 23. Расход признаётся датой утверждения авансового отчёта или датой, когда командировка состоялась, а не датой покупки.

Что собрать до того, как открывать 1С

Сначала проверьте комплект бумаг. Если чего-то не хватает, проводить документ рано: потом придётся сторнировать вычет.

📎 Обязательный минимум по электронному билету:

• маршрут/квитанция электронного билета — с ФИО пассажира, рейсом, датой, стоимостью и суммой НДС, если она выделена;
• посадочный талон — подтверждает, что полёт состоялся; для электронного билета без него расход на проезд спорный;
• кассовый чек или выписка по карте — подтверждает оплату;
• приказ или служебное задание — связывает поездку с работой (с 2015 года служебное задание и отчёт о командировке не обязательны, но приказ или иной локальный документ нужен).

📎 Если билет покупали через агентство, к этому добавляются:

• акт или УПД агента на сервисный сбор;
• отчёт агента или реестр билетов, если агент перевыставляет стоимость перевозки;
• счёт-фактура на сервисный сбор, если агент плательщик НДС.

Ставки НДС в авиаперевозках разные. По международным рейсам — 0%. По внутренним — 10%, а на ряде региональных маршрутов, которые не проходят через Московский регион, — 0%. Поэтому ставку не угадывают, а берут из квитанции. Сервисный сбор агентства облагается по общей ставке.

Сотрудник купил билет сам: авансовый отчёт

Самый частый случай. Сотрудник взял подотчёт или заплатил своей картой, принёс маршрут-квитанцию и посадочный талон.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты и нажмите «Создать». Заполните организацию, подотчётное лицо и дату. Если деньги выдавали заранее, на вкладке «Авансы» выберите документ выдачи: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта.

Шаг 2. Внесите билет на вкладку «Прочее»

Авиабилет — услуга, а не товар, поэтому вкладка «Товары» не подходит. На вкладке «Прочее» добавьте строку:

1. Документ расхода — «Маршрут/квитанция», номер билета (13 цифр) и дату оформления.
2. Содержание — например, Авиабилет Москва — Новосибирск — Москва, Петров А. В..
3. Сумма — полная стоимость по квитанции, включая НДС и сборы.
4. Ставка НДС и сумма НДС — как в квитанции. Если НДС не выделен, ставьте «Без НДС».
5. Счёт затрат — 26 или 44, для производственного подразделения — 20 или 25.
6. Статья затрат — заведите статью «Командировочные расходы» и выберите для неё подходящий вид расхода налогового учёта.

Шаг 3. Отметьте флажок счёта-фактуры

Чтобы НДС попал в книгу покупок, в строке билета установите флажок «СФ» и укажите поставщика — авиакомпанию. Контрагента-авиакомпанию заводят в справочнике один раз, с ИНН из квитанции. При проведении программа сама зарегистрирует полученный счёт-фактуру по БСО.

Шаг 4. Проведите и проверьте проводки

Нажмите «Провести» и откройте Дт/Кт. Должны быть три движения: расход на 26 (44), НДС на 19.04 и закрытие 71.01. Если НДС оказался в стоимости расхода, флажок «СФ» не отмечен или ставка указана «Без НДС».

Билет купила организация: поступление услуг от агентства или авиакомпании

Когда компания платит по счёту, сотрудник в учёте не участвует. Есть контрагент и закрывающий документ.

Покупка напрямую у авиакомпании

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → «Поступление» → «Услуги (акт, УПД)».
2. Контрагент — авиакомпания, договор с видом «С поставщиком».
3. В табличной части — номенклатура-услуга «Авиаперелёт», количество 1, сумма и НДС по квитанции.
4. Счёт затрат — 26 или 44, статья — «Командировочные расходы».
5. Внизу формы в поле счёта-фактуры укажите номер и дату маршрут-квитанции. В созданном счёте-фактуре полученном поставьте код вида операции 23.

Покупка через агентство

Здесь агент продаёт два разных продукта: перевозку (от имени авиакомпании) и свою услугу. Удобнее вносить их двумя строками или двумя документами:

Если агент на упрощёнке, НДС по сбору не будет, а по самому перелёту вычет остаётся: его даёт квитанция авиакомпании.

Вычет НДС по авиабилету и книга покупок

Право на вычет даёт п. 7 ст. 171 НК РФ: НДС по проезду к месту командировки и обратно принимается к вычету. Условия простые:

• ✅ НДС выделен в билете отдельной строкой;
• ✅ расход на проезд принят к учёту;
• ✅ командировка связана с облагаемой НДС деятельностью.

Счёт-фактура от авиакомпании не требуется. В книге покупок регистрируют сам бланк строгой отчётности — маршрут-квитанцию. В 1С это делает документ «Счёт-фактура полученный» с кодом вида операции 23.

Как запись попадает в книгу

Сформируйте записи книги покупок обычным порядком, в рамках регламентных операций по НДС при закрытии квартала. Документ «Формирование записей книги покупок» подберёт суммы с 19.04 и сделает проводку Дт 68.02 Кт 19.04.

Проверьте результат отчётом Отчёты → Книга покупок. В строке билета должны быть:

• код 23;
• номер билета в графе номера счёта-фактуры;
• авиакомпания как продавец;
• сумма НДС ровно по квитанции.

Когда НДС к вычету не принимают

• 🚫 В квитанции нет выделенной суммы НДС — вся стоимость идёт в расход.
• 🚫 Билет на сотрудника, который не числится в штате (например, на приглашённого специалиста): вычет по командировочным правилам к нему не применяют, такие расходы оценивают отдельно.
• 🚫 Организация на УСН или освобождена от НДС — НДС включается в стоимость.
• 🚫 Штраф за возврат билета — это не услуга, вычета по нему нет.

Проводки и момент признания расхода

В налоговом учёте расход на командировку признаётся на дату утверждения авансового отчёта (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если билет покупала организация — на дату поездки или подписания документов агентом. В 1С это значит: дата документа и есть дата расхода, поэтому дату ставьте осознанно.

Билет куплен в одном месяце, полёт — в другом

Пример. Билет купили 25 сентября за 18 700 ₽, из них НДС 10% — 1 300 ₽ (НДС начислен только на тариф 14 300 ₽, сборы 3 100 ₽ без НДС; 14 300 + 1 300 + 3 100 = 18 700). Полёт 3–6 октября, отчёт утверждён 8 октября.

• В сентябре: только выдача подотчёта, Дт 71.01 Кт 51 — 18 700 ₽. Расхода нет.
• В октябре, датой авансового отчёта: Дт 26 Кт 71.01 — 17 400 ₽, Дт 19.04 Кт 71.01 — 1 300 ₽.
• Вычет 1 300 ₽ — в IV квартале.

Если отчёт провести 25 сентября, расход и вычет уедут в III квартал, а поездки в нём не было. Это первое, что видит проверяющий.

Закрытие месяца

Командировочные на 26 счёте закрываются вместе с остальными общехозяйственными расходами по учётной политике: на 90.08 при директ-костинге или на 20 при распределении. Дополнительных регламентных операций для билетов не требуется. После закрытия сверьте 26 и 44 в оборотно-сальдовой ведомости по статье «Командировочные расходы».

Подотчётник, корпоративная карта, обмен и возврат билета

Сотрудник заплатил своими деньгами

Аванса не было, отчёт показывает перерасход. После проведения на 71.01 образуется кредитовое сальдо — долг перед сотрудником. Закройте его расходным кассовым ордером или списанием с расчётного счёта с видом операции «Перечисление подотчётному лицу». Компенсация стоимости билета НДФЛ и взносами не облагается: это возмещение командировочных расходов, а не доход.

Корпоративная карта

Деньги с карты считаются выданными сотруднику под отчёт в момент оплаты. Списание по выписке оформите как выдачу подотчёта на держателя карты: Дт 71.01 Кт 51 (или с того счёта, который ведётся в учётной политике для корпоративных карт). Дальше — обычный авансовый отчёт.

Обмен билета

При обмене авиакомпания выпускает новую квитанцию, иногда с доплатой. В учёт берите итоговый билет, по которому сотрудник летел. Доплату за обмен по инициативе работника можно не включать в командировочные: оцените, связана ли смена даты с работой.

Возврат билета

• Поездку отменили, деньги вернулись — сторнируйте или удалите строку в авансовом отчёте. Если билет уже был в учёте, оформите возврат от поставщика или поступление денег на 71.01.
• Удержан штраф — Дт 91.02 Кт 71.01 (или 60.01). В налоговом учёте штраф за отмену поездки по решению работодателя можно учесть во внереализационных расходах при документах, что отмена вызвана производственной причиной.
• НДС, ранее принятый к вычету, восстановите на сумму возврата.

Обмен документами с сервисами бронирования

Компании, которые летают часто, покупают билеты через сервисы бизнес-тревела или онлайн-кабинеты агентств. Вводить каждый билет вручную при таком объёме не нужно.

🔄 Как обычно устроен поток:

1. Сервис раз в месяц или по каждой поездке присылает УПД и реестр билетов через оператора ЭДО.
2. В 1С документ приходит в рабочее место «Текущие дела ЭДО» (раздел «Покупки» или «Продажи» — зависит от релиза).
3. Из входящего документа создаёте «Поступление» кнопкой загрузки. Номенклатуру сервиса один раз сопоставляете со своей услугой «Авиаперелёт».
4. Маршрут-квитанции для вычета НДС сервис выдаёт отдельными файлами. Их номера переносите в счета-фактуры полученные с кодом 23.

Если сервис присылает только Excel-реестр, его можно загрузить в табличную часть поступления через команду загрузки из файла. Колонки сопоставляются вручную при первой загрузке.

Ошибки, которые всплывают при сверке и проверке

Отдельная ловушка — сервисный сбор кассы или агента, вписанный в ту же строку, что и билет. В итоге в книге покупок одна запись с кодом 23 на сумму, которой нет в маршрут-квитанции. Разводите билет и сбор по разным строкам.

Частые вопросы