Ветошь в 1С:Бухгалтерии 3.0: поступление, хранение и списание обтирочных материалов

Ветошь в 1С:Бухгалтерии 3.0 приходуют как обычный материал: создают карточку номенклатуры с видом «Материалы», оформляют документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары», и программа делает проводку Дт 10.01 (или 10.06) Кт 60.01. Списывают ветошь документом Требование-накладная на счёт затрат того подразделения, где её используют: 20, 23, 25, 26 или 44.

Есть два рабочих подхода. Первый — склад: ветошь лежит на счёте 10 и уходит в расходы по мере выдачи. Второй — «сразу в расход»: оприходовали и в тот же день списали целиком. Склад выбирают, когда ветоши много и её выдают по нормам. Второй вариант подходит небольшой фирме, которой нужно пару мешков тряпок в квартал.

Карточка ветоши в справочнике номенклатуры

Начните с вида номенклатуры. В БП 3.0 справочник открывается через Справочники → Номенклатура. Удобно завести отдельную папку, например «Хозяйственные и обтирочные материалы»: туда же попадут перчатки, салфетки, моющие средства.

Порядок такой:

1. В списке номенклатуры нажмите Создать.
2. В поле «Вид номенклатуры» выберите «Материалы». Если такого вида нет, создайте его прямо из поля выбора.
3. Наименование — «Ветошь обтирочная». Если покупаете разные сорта (хлопковую, смешанную, белую, цветную), заводите отдельные карточки: цена и назначение у них разные.
4. Единица измерения — килограмм. Ветошь почти всегда продают на вес, и в УПД поставщика будет «кг».
5. Ставку НДС поставьте по умолчанию 20 %, если поставщик плательщик НДС.
6. Запишите карточку.

Какой счёт учёта назначить

Счёт подставляется в документы не из карточки, а из регистра Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Там можно задать счёт для одной позиции, для папки или для вида номенклатуры.

Выбор закрепите в учётной политике и держитесь его. Если у разных групп номенклатуры разные счета, задайте их в регистре по папкам: одна строка «папка → счёт» избавит от ручной правки каждого поступления.

Поступление ветоши: по УПД, через подотчётное лицо, без документов

Покупка у поставщика по накладной или УПД

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)».
3. Заполните контрагента, договор, склад.
4. На закладке «Товары» добавьте «Ветошь обтирочная», укажите количество в килограммах и цену.
5. Проверьте колонки счёта учёта и НДС: там должны стоять 10.01 или 10.06 и 19.03.
6. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: введите номер и дату из УПД поставщика.
7. Проведите документ.

Что сформирует программа:

Пример: купили 50 кг ветоши по 96 рублей за килограмм с НДС. Сумма 4 800 рублей, из них НДС 800 рублей (4 800 × 20 / 120). На счёт 10 попадёт 4 000 рублей, себестоимость 1 кг — 80 рублей.

Покупка за наличные через сотрудника

Часто ветошь покупает водитель или кладовщик на рынке или в хозяйственном магазине. Тогда поступление оформляют авансовым отчётом:

1. Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.
2. Выберите сотрудника, на закладке «Авансы» укажите выданный аванс.
3. На закладке «Товары» добавьте ветошь, количество, цену и реквизиты чека.
4. Проведите. Проводка: Дт 10.01 Кт 71.01.

Если НДС в чеке выделен, а счёт-фактуры нет, вычет не заявляйте: сумму НДС включите в стоимость ветоши. После проведения откройте проводки (кнопка ДтКт) и проверьте, что НДС не ушёл на счёт 19 к вычету.

Ветошь из списанной спецодежды и старого текстиля

Бывает, что ветошь получается своя: списали изношенную спецодежду, разобрали старую обивку, порезали полотенца. Такой материал можно поставить на учёт, и проверяющие обычно считают это правильным.

Оформляют документом Склад → Оприходование товаров с указанием счёта доходов 91.01. Оценка — по текущей рыночной цене аналогичной ветоши. Проводка: Дт 10.01 Кт 91.01.

Склад или сразу в расходы: какой метод учёта выбрать

Оба варианта законны. Разница в трудозатратах и в том, насколько удобно потом отвечать на вопросы проверяющих.

ФСБУ 5/2019 позволяет организациям с упрощёнными способами бухучёта списывать запасы в расходы по мере приобретения. Остальным компаниям ветошь, нужная в производстве, остаётся запасом до выдачи.

Для налога на прибыль ветошь — материальный расход на производственные и хозяйственные нужды (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). На УСН «доходы минус расходы» это тоже материальные расходы, и в книгу учёта доходов и расходов они попадают только после оплаты поставщику.

Нормы расхода: кто их устанавливает

Государственных норм расхода обтирочных материалов для обычных организаций нет. Нормы утверждает руководитель приказом: например, 0,3 кг на одного слесаря в смену или 2 кг на одно ТО автомобиля.

В 1С нормы как отдельный справочник для ветоши не ведутся. Их держат в приказе и сверяют с фактом при подписании требований. Если расход регулярно выше нормы на 20–30 %, это повод проверить, куда уходит материал.

Списание ветоши в производство и на хозяйственные нужды

Ветошь списывают документом Склад → Требования-накладные (его же можно открыть из раздела Производство).

1. Нажмите Создать.
2. Укажите склад, с которого выдают ветошь.
3. Если счёт затрат для всех строк один, заполните его в шапке документа (на закладке «Счет затрат»). Если ветошь уходит в разные подразделения, установите флажок «Счета затрат на закладке Материалы» и укажите счёт в каждой строке.
4. На закладке «Материалы» добавьте ветошь и количество.
5. Заполните подразделение и статью затрат. Для ветоши удобна отдельная статья «Вспомогательные материалы» или «Хозяйственные расходы»: так её легко найти в отчётах.
6. Проведите документ и распечатайте форму М-11 для подписи кладовщика и получателя.

Куда относить затраты:

• 🏭 протирка станков в основном цехе — 20.01 или 25 (общепроизводственные);
• 🔧 ремонтный участок, гараж, котельная — 23;
• 🏢 уборка офиса и административного здания — 26;
• 🛒 магазин, склад торговой компании — 44.01 или 44.02.

Проводка при списании: Дт 20.01 (23, 25, 26, 44) Кт 10.01. Сумма берётся по способу оценки из учётной политики: по средней стоимости или ФИФО.

Чем подтвердить списание

Кроме требования-накладной, многие фирмы раз в месяц составляют акт списания израсходованных материалов: сколько получено, какая норма, сколько фактически ушло. Акт подписывает комиссия, его утверждает руководитель.

В БП 3.0 отдельного документа под такой акт нет, его оформляют в Word или Excel и прикладывают к требованию. Связь простая: в комментарии требования укажите номер и дату акта.

Инвентаризация ветоши: недостача и излишки

Ветошь легко «теряется»: её берут без требования, режут на месте, используют в быту. Поэтому раз в квартал или хотя бы к годовой отчётности её пересчитывают вместе с другими материалами.

Порядок в БП 3.0:

1. Склад → Инвентаризация товаров → Создать, укажите склад.
2. Кнопкой Заполнить подтяните учётные остатки.
3. Взвесьте ветошь и внесите фактическое количество в колонку факта.
4. Проведите документ: проводок он не даёт, это фиксация результата.
5. Из документа инвентаризации нажмите Создать на основании:
   • «Списание товаров» — если ветоши меньше, чем по учёту;
   • «Оприходование товаров» — если больше.

Что получится:

Если виновный известен и согласен возместить, вместо 91.02 недостачу относят на 73.02 и удерживают из зарплаты в пределах закона. Нормы естественной убыли к ветоши не применяют: для неё их не утверждали, поэтому всю недостачу относят либо на виновного, либо на прочие расходы.

Отчёты, которые показывают остатки и расход ветоши

Несколько отчётов в БП 3.0 закрывают почти все вопросы.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Выберите счёт 10.01 или 10.06, в настройках включите детализацию по номенклатуре и показ количества. Увидите, сколько ветоши пришло, ушло и осталось в килограммах и рублях.
• 📦 Ведомость по товарам на складах (Склад → Отчеты). Показывает количество по складам, удобно, если ветошь лежит в нескольких местах.
• 📈 Анализ субконто (Отчеты → Анализ субконто). Позволяет посмотреть расход ветоши в разрезе подразделений и статей затрат.
• 🧾 Карточка счёта по 10.01 с отбором по номенклатуре — полный список документов поступления и списания по одной позиции.

Пример сверки: по ОСВ на 30 июня по счёту 10.01 «Ветошь обтирочная» остаток 12 кг на 960 рублей. При инвентаризации взвесили 9 кг. Разница 3 кг на 240 рублей (3 × 80) уходит в недостачу.

Для анализа нормы удобно выгрузить ОСВ по счёту 10 за квартал с отбором по одной позиции в Excel и сравнить списание по подразделениям с утверждёнными нормами. Это быстрее, чем настраивать отдельный отчёт.

Ошибки при учёте ветоши, которые находят проверяющие

• ❌ Ветошь заведена как услуга. Остатков нет, инвентаризация невозможна, а у налоговой появляется вопрос, на что потрачены деньги. Исправление: создать карточку вида «Материалы», сторнировать поступление и перепровести.
• ❌ Единица измерения не совпадает с УПД. Поставщик продаёт в килограммах, а в 1С ветошь в штуках или мешках. Пересчёт на складе потом не сойдётся. Если покупаете мешками, укажите в карточке коэффициент упаковки или переводите в кг при вводе.
• ❌ Всё списано на 26 счёт. Ветошь для станков в цехе не управленческий расход. Неверный счёт искажает себестоимость продукции.
• ❌ Списание без требования. Проводку ввели операцией вручную. Остаток на складе по учёту есть, а движение не подтверждено первичным документом.
• ❌ Нет приказа о нормах. При крупных суммах налоговая может спросить, чем обоснован расход. Требование подтверждает выдачу, а приказ — разумность объёма.

Частые вопросы