Визитки в учёте: поступление, склад, выдача сотрудникам и списание в 1С:Бухгалтерии 3.0

Визитки в 1С:Бухгалтерии 3.0 оприходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) одним из двух способов. Первый: принять их как материалы на счёт 10.06 «Прочие материалы» и списывать требованием-накладной по мере выдачи сотрудникам. Второй: сразу отнести всю сумму на расходы — счёт 26 или 44.01 — без складского учёта.

Склад выбирают, когда визиток много, тираж заказывают на полгода вперёд и нужно видеть остатки. Сразу в расходы — когда пачку на 200 штук заказали для одного менеджера и через неделю она разойдётся. Выбранный вариант закрепите в учётной политике и применяйте одинаково.

С чего начать: учётная политика и выбор счёта

Визитки — это не основное средство и не товар для перепродажи. Для бухгалтерии это запасы, которые организация использует для управленческих нужд или для продвижения продаж.

ФСБУ 5/2019 разрешает не применять стандарт к запасам для управленческих нужд. Тогда их стоимость сразу признаётся расходом периода, в котором они куплены. Это решение нужно прописать в учётной политике — без него счёт 10 остаётся правилом по умолчанию.

Сравним два подхода:

Счёт затрат зависит от вида деятельности

• 🏢 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных компаний и организаций, оказывающих услуги.
• 🛒 44.01 «Издержки обращения» — для торговли.
• 📢 Если визитки — часть рекламной кампании (без имени сотрудника, раздаются на выставке), часто используют ту же 44.01 или 26, но со статьёй затрат «Реклама».

Налоговый учёт визиток: реклама или прочие расходы

Это главный вопрос, от которого зависит настройка статьи затрат. Ответ определяется содержанием визитки и тем, кому её раздают.

Визитка сотрудника — с фамилией, должностью и телефоном конкретного человека. Её вручают конкретным партнёрам при деловых встречах. Под определение рекламы из закона № 38-ФЗ она не подпадает: реклама адресована неопределённому кругу лиц. Такие расходы учитывают как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, по статье 264 НК РФ без нормирования.

Визитка компании — без имени, с логотипом, перечнем услуг и адресом. Её кладут на стойку в офисе, раздают на выставках, вкладывают в заказы. Здесь уже есть признаки рекламы, и расход учитывают как рекламный.

Как это влияет на учёт в 1С:

В 1С вид налогового расхода задаётся в справочнике Статьи затрат (Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат). Создайте статью «Изготовление визиток» и в поле вида расхода для налогового учёта выберите прочие расходы. Для рекламных визиток заведите отдельную статью с видом расхода на рекламу. Тогда при закрытии месяца программа сама разнесёт суммы в декларации по налогу на прибыль.

Как оприходовать визитки документом поступления

Типография обычно выставляет УПД или товарную накладную , реже — акт на работы. От этого зависит вид операции в документе.

Вариант 1. Визитки как материалы на счёт 10

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Заполните шапку: дату и номер из документа типографии, организацию, контрагента-типографию, договор с видом «С поставщиком», склад.
3. На вкладке Товары добавьте строку. В поле номенклатуры создайте новую позицию «Визитки» (подробнее о её настройке — в следующем разделе).
4. Укажите количество и цену. Единица измерения — штуки или пачки, как вам удобнее считать при выдаче.
5. Проверьте счёт учёта: в строке должен стоять 10.06. Если подставился 41.01, вид номенклатуры выбран неверно.
6. Внизу формы, если типография платит НДС, введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать.
7. Проведите документ и откройте движения кнопкой Дт/Кт.

Документ сформирует проводки:

• Дт 10.06 Кт 60.01 — стоимость визиток без НДС;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — входящий НДС;
• Дт 68.02 Кт 19.03 — вычет НДС, если в форме регистрации счёта-фактуры стоит флажок отражения вычета в книге покупок датой получения.

Вариант 2. Сразу в расходы

1. В том же журнале нажмите Поступление → Услуги (акт, УПД).
2. В табличной части в поле номенклатуры создайте услугу «Изготовление визиток» с видом номенклатуры «Услуги».
3. Укажите счёт затрат 26 или 44.01, подразделение и статью затрат «Изготовление визиток».
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру и проведите документ.

Проводки:

• Дт 26 (44.01) Кт 60.01 — стоимость визиток;
• Дт 19.04 Кт 60.01 — НДС;
• Дт 68.02 Кт 19.04 — вычет.

Если типография прислала товарную накладную, а вы проводите визитки как услугу — это допустимо только при закреплённом в учётной политике правиле о списании запасов для управленческих нужд сразу в расходы. Иначе на проверке это выглядит как неверное отражение запасов.

Оплата типографии

Оплату проводят обычным порядком: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Оплата поставщику». Проводка Дт 60.01 (60.02) Кт 51. Если оплатили до получения визиток, программа сама зачтёт аванс при проведении поступления.

Карточка номенклатуры и склад для визиток

Правильная карточка номенклатуры избавляет от ручной правки счетов в каждом документе.

Вид номенклатуры

В справочнике Справочники → Товары и услуги → Номенклатура откройте карточку «Визитки». В поле Вид номенклатуры выберите «Материалы». Если в базе нет отдельного вида для полиграфии, его можно создать: например, «Полиграфия и бланки».

Отдельный вид номенклатуры удобен тем, что для него один раз настраивается счёт учёта.

Счета учёта

Счета настраиваются в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Создайте запись:

• 📦 номенклатура или вид номенклатуры — «Визитки» / «Полиграфия и бланки»;
• 🧾 счёт учёта — 10.06 (или ваш субсчёт);
• 🏷️ склад — пусто, если правило действует для всех складов.

После этого в поступлении, требовании-накладной и инвентаризации счёт будет подставляться сам.

Именные визитки — одна позиция или много

Визитки разных сотрудников — разные по содержанию, но заводить номенклатуру «Визитки Иванова», «Визитки Петровой» обычно не нужно. Это раздувает справочник и мешает считать остатки.

Практичный вариант: одна позиция «Визитки» и при выдаче — указание сотрудника в комментарии требования-накладной или в ведомости выдачи. Отдельные позиции имеют смысл, только если визитки дорогие (тиснение, пластик) и руководство хочет контролировать расход по каждому человеку.

Выдача визиток сотрудникам и списание в расходы

При складском варианте расход признаётся не в момент покупки, а когда визитки передают в использование.

Требование-накладная

1. Откройте Производство → Требования-накладные и создайте новый документ.
2. Укажите склад, с которого выдаёте визитки.
3. На вкладке Материалы добавьте «Визитки» и количество.
4. Если флажок Счета затрат на закладке «Материалы» снят, перейдите на вкладку Счет затрат и укажите 26 (или 44.01), подразделение сотрудника и статью затрат.
5. В комментарии запишите, кому переданы визитки: «Выдано: Сидоров А. В., менеджер — 1 пачка (100 шт.)».
6. Проведите документ.

Проводка: Дт 26 (44.01) Кт 10.06 — по средней или ФИФО-стоимости, в зависимости от способа оценки МПЗ в учётной политике.

Пример с числами

Компания заказала 1 000 визиток на 10 менеджеров за 6 000 ₽ с НДС 20%.

• Стоимость без НДС: 6 000 / 1,2 = 5 000 ₽.
• НДС: 1 000 ₽.
• Цена одной визитки: 5 000 / 1 000 = 5 ₽.

В марте выдали визитки 4 менеджерам по 100 штук. Требование-накладная спишет 400 × 5 = 2 000 ₽ на 26. Остаток на 10.06 — 600 штук на 3 000 ₽.

Ведомость выдачи

Для внутреннего контроля полезна простая ведомость: дата, сотрудник, количество, подпись. Её не нужно вести в 1С — это внутренний документ организации, форму утверждает руководитель. В 1С достаточно требования-накладной и комментария.

Визитки, купленные сотрудником за свой счёт или из подотчётных денег

Бывает, что менеджер сам заказывает визитки в ближайшей копировальной точке и приносит чек. Тогда поступление оформляют авансовым отчётом.

1. Если деньги выдавали заранее — проведите Банк и касса → Касса → Выдача наличных с видом операции «Выдача подотчетному лицу»: Дт 71.01 Кт 50.01.
2. Создайте авансовый отчёт: Банк и касса → Авансовые отчеты.
3. На вкладке Авансы укажите выданный аванс.
4. Дальше выберите вкладку под ваш способ учёта:
   • Товары — если визитки идут на склад. Счёт учёта 10.06, проводка Дт 10.06 Кт 71.01.
   • Прочее — если списываете сразу. Счёт затрат 26 или 44.01, статья затрат, проводка Дт 26 Кт 71.01.
5. Если сотрудник потратил больше, чем получил, перерасход выплачивают через кассу или банк: Дт 71.01 Кт 50.01 (51).

Если сотрудник заплатил свои деньги без подотчёта — авансовый отчёт оформляют так же, а у подотчётного лица возникает кредитовое сальдо по 71.01. Его закрывают выплатой.

Контроль остатков и инвентаризация

Если визитки учитываются на 10.06, их остатки попадают в инвентаризацию материалов вместе с остальными запасами.

Отчёты для проверки

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету — выберите счёт 10.06, в настройках включите группировку по номенклатуре. Видно, сколько визиток куплено, выдано и осталось — в штуках и рублях.
• 📦 Склад → Ведомость по товарам на складах — то же, но в разрезе складов, удобнее при нескольких точках хранения.
• 🔎 Отчеты → Анализ субконто по статье затрат «Изготовление визиток» — сколько потрачено за год по всем способам учёта.

Инвентаризация

1. Создайте Склад → Инвентаризация товаров, выберите склад и нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе.
2. Пересчитайте пачки и в колонке фактического количества поставьте реальные цифры.
3. Документ ничего не проводит в бухучёте — он только фиксирует расхождения.
4. Недостачу оформите документом списания на его основании (кнопка Создать на основании → «Списание товаров»). Излишки — оприходованием товаров.

Списывать недостачу на 94 и дальше на виновное лицо есть смысл только при заметных суммах. Пачка визиток уволенного сотрудника, которая больше никому не пригодится, — это обычное списание на 26 или 91.02 по решению руководителя.

Частые вопросы