Приёмка и оприходование товара по заказу поставщику в 1С

Товар пришёл на склад, в руках накладная, а в базе уже висит оформленный ранее заказ поставщику — оприходовать нужно так, чтобы заказ закрылся, а остатки встали на нужный склад. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Розница это делается документом Поступление товаров и услуг, который создают на основании заказа поставщику: раздел Закупки → открываете нужный заказ → кнопка Создать на основании → Поступление товаров и услуг. Товары из заказа перенесутся в новый документ автоматически, останется сверить количество с фактом и провести.

Если же заказа в базе нет, оприходовать товар всё равно можно — поступление создаётся вручную в том же разделе Закупки. Разница лишь в том, что без заказа программа не проконтролирует, совпадает ли привезённое с тем, что вы планировали закупить. Поэтому на складах с регулярными поставками заказ заводят почти всегда: он держит под контролем количество, цены и сроки.

Оприходование работает одинаково в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Розница — различаются только набор реквизитов и глубина аналитики. Главное, что нужно держать в голове: заказ фиксирует договорённость, а оприходование меняет остатки склада. Пока поступление не проведено, товара в базе нет, сколько бы заказов ни висело.

Заказ поставщику и поступление — зачем нужны оба документа

Это два разных документа с разными ролями, и путать их не стоит.

• 📝 Заказ поставщику — это намерение. Он фиксирует, что и в каком количестве вы договорились закупить, по каким ценам и к какому сроку. Остатки на склад он не ставит и в бухучёт не попадает. По нему отслеживают статус: заказано, поступило частично, закрыто.
• 📦 Поступление товаров и услуг — это факт. Он приходует товар на склад, формирует задолженность перед поставщиком и (если ведётся регламентированный учёт) движения по бухгалтерии.

Работать можно и без заказа — оформить поступление «с нуля». Но если заказ уже заведён, создавать поступление лучше на его основании: тогда программа сама подтянет номенклатуру, цены и склад, а заказ получит отметку о выполнении.

С точки зрения учёта оприходование товара — это признание запаса по ФСБУ 5/2019: товар принимается к учёту по фактической себестоимости, в которую входит цена поставщика и связанные расходы (доставка, пошлины), если вы их распределяете на партию.

Что проверить перед приёмкой товара

Пять минут на подготовку избавляют от переделки проведённого документа.

• Номенклатура. Все позиции из накладной должны существовать в справочнике Номенклатура. Если поставщик привёз новинку — заведите карточку заранее, с правильной единицей измерения и ставкой НДС.
• Соглашение и договор с поставщиком. В карточке поставщика проверьте, по какому соглашению идёт закупка — от него зависят валюта, цены и порядок расчётов.
• Склад. Убедитесь, что товар оприходуется на тот склад, где он физически лежит. Для склада заранее решается, работает он по ордерной схеме или нет (об этом ниже).
• Права и дата. Дата поступления должна попадать в открытый период. Если период закрыт для редактирования, документ не проведётся.

Пошаговое оприходование товара по заказу поставщику

Порядок для 1С:Управление торговлей 11. В Рознице шаги почти те же, отличия отмечены отдельно.

1. Откройте раздел Закупки → Заказы поставщикам. Найдите в списке нужный заказ (отфильтруйте по поставщику или номеру).
2. В заказе нажмите Создать на основании → Поступление товаров и услуг. Откроется новый документ с уже заполненной табличной частью.
3. Проверьте шапку: поставщик, организация, склад, дата. Дату ставьте по дате фактической приёмки.
4. Сверьте табличную часть с бумажной накладной: количество, цены, ставки НДС. Строки, которых по факту нет, удалите; расхождения по количеству поправьте вручную.
5. На закладке с реквизитами укажите номер и дату входящего документа (накладной или УПД поставщика) — они понадобятся для сверки и для книги покупок.
6. Нажмите Провести. Товар встанет на остатки склада, появится задолженность перед поставщиком.
7. Вернитесь в заказ: его статус сменится на Закрыт (если получили всё) или останется частично выполненным.

Если ведётся регламентированный учёт, проведение сформирует проводки по приходу товара:

• Дт 41.01 Кт 60.01 — товар принят к учёту по стоимости без НДС;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — входящий НДС по счёту-фактуре поставщика.

Чтобы НДС попал в книгу покупок, зарегистрируйте счёт-фактуру: в самом поступлении есть поле для ввода её номера и даты, после заполнения нажмите кнопку регистрации счёта-фактуры внизу документа.

В 1С:Розница путь аналогичный: раздел Закупки → Поступления товаров. Заказ поставщику здесь тоже создаётся и закрывается поступлением, но набор реквизитов проще — розничный учёт не распределяет партии закупки по такому же количеству аналитик, как УТ.

Если склад работает по ордерной схеме

Ордерная схема разделяет физическую приёмку и финансовое оформление между разными людьми: кладовщик принимает товар по приходному ордеру, бухгалтер или оператор проводит Поступление товаров и услуг.

Схема включается в карточке склада: раздел НСИ и администрирование (или Нормативно-справочная информация) → Склады → в настройках склада установите использование ордерной схемы при поступлении. После этого порядок меняется:

1. Кладовщик в разделе Склад и доставка оформляет Приходный ордер на товары — фиксирует, что именно и в каком количестве физически принято. Остатки склада растут уже на этом шаге.
2. На основании распоряжения (заказа или поступления) оператор оформляет Поступление товаров и услуг — финансовый документ с ценами и НДС.

Приходный ордер отражает факт (сколько реально привезли), а поступление — документы поставщика (сколько по накладной). Если цифры совпадают — расхождений нет. Если нет — их видно при сверке, и это как раз то, ради чего ордерную схему и вводят на крупных складах.

Загрузка номенклатуры из Excel и работа с большими накладными

Когда в накладной сотни позиций, вбивать их руками — долго и чревато опечатками. В табличной части документа поступления есть команда Заполнить, где доступна загрузка данных из внешнего файла (Excel или табличного буфера обмена). Названия пунктов между релизами немного отличаются, но механизм один:

1. Откройте табличную часть товаров, нажмите Заполнить → загрузку из внешнего файла.
2. Выберите файл Excel или просто скопируйте диапазон ячеек и вставьте в окно загрузки.
3. Сопоставьте колонки файла с полями документа: артикул или штрихкод → номенклатура, количество, цена.
4. По артикулу или штрихкоду программа подберёт позиции из справочника. Ненайденные строки подсветятся — их нужно либо завести в номенклатуру, либо сопоставить вручную.
5. Перенесите подобранные строки в документ.

Для регулярных поставок от одного поставщика удобнее сразу настроить электронный документооборот (ЭДО): тогда поступление создаётся из входящего УПД одним нажатием, без ручной загрузки, а номенклатура сопоставляется один раз и запоминается.

Доставка и прочие расходы в стоимости товара

Цена поставщика — не всегда вся себестоимость. Доставка, погрузка, таможенные платежи и услуги посредников по ФСБУ 5/2019 включаются в фактическую стоимость запасов. Чтобы они легли на себестоимость товара, а не в расходы периода, их оформляют отдельным документом.

В 1С:Управление торговлей для этого есть Поступление доп. расходов (раздел Закупки). Порядок такой:

1. Сначала проведите обычное Поступление товаров и услуг — товар встанет на остатки по цене поставщика.
2. Создайте Поступление доп. расходов, укажите поставщика услуги (например, транспортную компанию) и сумму.
3. На отдельной закладке выберите, как распределить расход на товары: пропорционально сумме, количеству или весу.
4. Укажите, к какому поступлению относится расход, и проведите документ.

После проведения стоимость каждой позиции вырастет на свою долю расходов. Это важно для розницы и оптовой торговли: наценка и финансовый результат считаются от полной себестоимости, и недоучтённая доставка искажает маржу.

Отдельно учитывается возвратная тара (поддоны, многооборотные контейнеры): она не входит в стоимость товара и оформляется как залоговая тара или отдельная номенклатура с признаком тары, иначе задвоит себестоимость партии.

Как найти и разобрать расхождения

Расхождение — это когда заказали одно, а привезли другое: по количеству, по цене или по составу.

Проверить, что оприходовано и в каком количестве, можно отчётами раздела Закупки и Склад:

• Остатки товаров на складах — видно, встал ли товар на нужный склад.
• Ведомость расчётов с поставщиками — показывает задолженность, которая появилась после проведения поступления.
• Исполнение заказов поставщикам — показывает, сколько по заказу заказано, поступило и осталось получить.

Если товар проведён, но на остатках его нет — чаще всего дело в ордерном складе (нет приходного ордера) или в неверном складе в шапке поступления. Проверьте эти два поля в первую очередь.

Ещё одна частая причина путаницы — пересортица: привезли ту же товарную группу, но другого артикула или цвета. Оприходуйте строго то, что указано в накладной по факту, а разбор с поставщиком ведите отдельно. Исправлять уже проведённое поступление задним числом не стоит, если по нему прошли оплаты или продажи: корректнее оформить возврат или корректировку поступления, чтобы не рвать цепочку движений и взаиморасчётов.

Частые вопросы