Складской учёт в 1С с нуля: план самообучения на учебной базе

Освоить склад в 1С самостоятельно реально за 3–4 недели, если учиться на демонстрационной базе и идти по цепочке «справочники → поступление → перемещение → реализация → инвентаризация → отчёты». Отдельной программы «1С Склад» у фирмы 1С нет: складской учёт ведут в 1С:Управление торговлей 11 (УТ), 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) или в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (БП), а для крупных складов с ячейками есть 1С:WMS.

Поэтому первый шаг — понять, в какой программе вы будете работать. Самостоятельное изучение 1С Склада в УТ и в БП выглядит по-разному: в УТ больше складских документов и настроек, в БП склад — это прежде всего остатки на счетах 10 и 41. Дальше план построен на УТ 11, а отличия БП 3.0 даны отдельно.

С чего начать: учебная база и выбор программы

Учиться на рабочей базе компании нельзя. Любой проведённый «пробный» документ меняет остатки, а потом его кто-то должен найти и удалить. Нужна отдельная база.

Три способа её получить:

• 🧪 Демонстрационная база. При установке конфигурации УТ, БП или УНФ среди шаблонов есть вариант «демо». В ней уже заполнены склады, товары, контрагенты и документы — удобно смотреть, как всё связано.
• 📦 Пустая база из шаблона. Подходит для второго этапа: всё настраиваете сами, как на реальном старте.
• 💾 Копия рабочей базы. Попросите администратора выгрузить её в файл .dt (Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу) и развернуть отдельно. Так вы учитесь на своих товарах и своих складах.

Какая программа нужна, зависит от задач склада.

Справочники и номенклатура: фундамент складского учёта

Почти все ошибки в складских отчётах растут из плохо заполненных справочников. Поэтому первую неделю тратьте на них, а не на документы.

Настройки, которые включают складские возможности

В УТ 11 большинство складских функций по умолчанию выключено. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и посмотрите, что там есть:

1. Несколько складов — без этой опции программа работает с одним складом.
2. Ордерные склады — разделение «документ-основание» и «складской ордер».
3. Адресное хранение — учёт по ячейкам (разберём ниже).
4. Пересчёт товаров, перемещение, внутреннее потребление — включают соответствующие документы.

Включайте опции по одной и смотрите, какие документы и поля появились. Это лучший способ понять, за что отвечает каждая галочка.

Склады

В справочнике складов заведите хотя бы два: «Основной склад» и, например, «Склад брака». На двух складах сразу видно, как работает перемещение и как товар «живёт» в разных местах.

В карточке склада обратите внимание на тип (оптовый склад, розничный магазин) и на то, используется ли ордерная схема. От этих настроек зависит, какие документы потребуются для приёмки и отгрузки.

Номенклатура

В УТ 11 каждая позиция номенклатуры относится к виду номенклатуры. Вид задаёт тип (товар, услуга, работа), единицы измерения, использование характеристик и серий. Сначала создайте виды, потом — сами товары.

Что проверить при заведении товара:

• 📏 Единица хранения — то, в чём товар лежит на складе (штуки, килограммы, метры).
• 📦 Упаковки — коробка по 12 штук, паллета по 40 коробок. Продавать можно упаковками, а остаток всё равно будет в единицах хранения.
• 🎨 Характеристики — цвет и размер одежды, если не хотите плодить по карточке на каждый размер.
• 🏷 Серии — партии с разными сроками годности или серийными номерами.

Ячейки и адресное хранение: как организовать склад в программе

Адресное хранение нужно, когда кладовщик должен знать не только «сколько товара», но и «где он лежит»: стеллаж 3, полка 2, ячейка 5. Для склада на 200 позиций в одном помещении оно избыточно. Для склада на 3000 позиций — почти обязательно.

В УТ 11 адресное хранение включается в настройках раздела «Склад и доставка», а затем на конкретном складе. После этого для склада описывают структуру: помещения, зоны, ячейки. Ячейке задают адрес и при желании — вместимость и тип.

Что меняется в работе:

1. Приёмка проходит в два этапа: сначала товар принимают на склад, потом размещают по ячейкам.
2. Отгрузка начинается с отбора: программа подсказывает, из каких ячеек брать товар.
3. В отчётах появляются остатки по ячейкам.

Адресное хранение и ордерная схема всегда работают вместе: без ордерного склада ячейки не включить. Поэтому учите их по порядку — сначала ордера, потом ячейки.

В БП 3.0 адресного хранения нет. Если оно нужно, бухгалтерской программы не хватит.

Цепочка складских документов: от поступления до отгрузки

Учите документы не по списку, а по жизни товара. Пройдите один товар от прихода до продажи и посмотрите остаток после каждого шага.

Поступление

В УТ 11 приход от поставщика оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Закупки». В БП 3.0 — документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» в разделе «Покупки».

Если склад ордерный, после документа поставщика кладовщик оформляет приходный ордер на товары. Только после ордера товар считается принятым на склад физически.

Перемещение

Документ «Перемещение товаров» переносит товар между складами. Заведите перемещение 5 штук с «Основного склада» на «Склад брака» и сравните остатки обоих складов.

Внутреннее потребление и списание

• 🧰 Внутреннее потребление — товар взяли для нужд компании: упаковка, хозинвентарь, образцы.
• 🗑 Списание недостач и порча товаров — товар потерян или испорчен.

В бухгалтерии это разные операции с разными последствиями для налогов, поэтому не путайте их на учебной базе.

Реализация

Продажа — документ «Реализация товаров и услуг» в разделе «Продажи». На ордерном складе после неё нужен расходный ордер на товары: менеджер оформил продажу, кладовщик подтвердил, что товар реально ушёл.

Начальные остатки

Последний документ, который стоит освоить, — ввод остатков. В УТ 11 для этого есть отдельные документы ввода остатков в разделе «НСИ и администрирование», в БП 3.0 — Главное → Помощник ввода остатков.

Не вводите стартовые остатки документом «Оприходование излишков». В отчётах это будет выглядеть как излишки, выявленные при инвентаризации, а в бухгалтерии — как доход.

Инвентаризация в 1С и как разбирать расхождения

Инвентаризацию учат после того, как разобрались с документами движения. Без них непонятно, откуда расхождения берутся.

Обязательность инвентаризации задаёт закон о бухучёте: перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при выявлении краж и в других случаях. Порядок проведения описан в методических указаниях Минфина.

Как это устроено в УТ 11

1. Создайте документ «Пересчёт товаров» по складу (или по части склада).
2. Распечатайте бланк для пересчёта. Учётные количества в бланк выводить не обязательно — так кладовщики считают честнее.
3. Внесите фактическое количество из бланка в документ.
4. По результатам оформите «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».
5. Если одного товара не хватает, а похожего столько же в избытке — это пересортица. Для неё есть отдельный документ, который переносит количество с одной позиции на другую без списания и оприходования.

Как это устроено в БП 3.0

В разделе «Склад» есть документ «Инвентаризация товаров». Его заполняют по остаткам, вносят факт и печатают опись ИНВ-3. На основании инвентаризации создают «Оприходование товаров» на излишки и «Списание товаров» на недостачи.

Складские отчёты: какие изучить в первую очередь

Отчёты — это проверка того, что вы правильно оформили документы. Если отчёт показывает что-то странное, ищите ошибку в документах, а не в отчёте.

Минимальный набор для УТ 11:

• 📊 «Ведомость по товарам на складах» — начальный остаток, приход, расход, конечный остаток за период. Главный отчёт складского учёта.
• 🔎 «Остатки и доступность товаров» — сколько товара на складе, сколько в резерве, сколько свободно для продажи.
• 🧾 Отчёты по ячейкам — если включено адресное хранение.

Для БП 3.0:

• 📊 «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад», отчёты).
• 📈 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 или 10 с разворотом по складам и номенклатуре.

Упражнение для самопроверки: проведите пять документов на учебной базе, предскажите остаток на бумаге и сравните с ведомостью. Совпало — вы понимаете, как документы влияют на склад.

В отчётах учитесь пользоваться кнопкой Настройки: отбор по складу, группировка по номенклатуре, вывод характеристик. Многие вопросы «почему отчёт показывает не то» снимаются правильной настройкой отбора.

Типичные ошибки при самостоятельном изучении склада

Эти ошибки делают почти все, кто учится без наставника.

• ❌ Дубли номенклатуры. «Болт М8», «Болт м8», «болт M8 (лат.)» — три карточки на один товар. Перед созданием ищите товар по части названия и по артикулу.
• ❌ Отрицательные остатки. Отгрузку провели раньше поступления. В БП 3.0 это разрешает флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков» в настройках проведения документов (Администрирование → Проведение документов). На учебной базе снимите его и посмотрите, как программа запрещает списание.
• ❌ Документы задним числом. Поступление, введённое датой месяц назад, меняет себестоимость уже проданных товаров. В БП после этого нужно перепровести документы и заново закрыть месяц.
• ❌ Путаница единиц. Приход в коробках, а единица хранения — штуки, но коэффициент упаковки не задан. Остаток получится в 12 раз меньше.
• ❌ Пропуск ордеров. Реализацию провели, а расходный ордер нет. В отчёте товар «висит» к отгрузке, хотя давно уехал.