Авансовый отчёт по командировке в 1С Бухгалтерии 3.0: от чеков до нулевого сальдо по 71 счёту

Отчитаться за командировку в 1С Бухгалтерии 3.0 — значит провести документ «Авансовый отчет»: Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты, кнопка Создать. В шапке выбирают сотрудника, на вкладке «Авансы» указывают, какой выдачей он получил деньги, а на вкладке «Прочее» вносят билеты, гостиницу и суточные. После проведения документ спишет расходы с кредита счёта 71.01, а остаток или перерасход закрывают кассовым ордером или платёжкой.

Сотрудник вернулся, принёс пачку чеков, посадочные и счёт из гостиницы, а сальдо по 71 счёту уже месяц висит. Если вносить данные в правильном порядке, отчёт проводится с первого раза, НДС не теряется, а суточные сверх нормы не выпадают из расчёта НДФЛ.

Что собрать до того, как открывать 1С

Работник сдаёт авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Это правило из п. 26 Положения о командировках (Постановление № 749). Но бухгалтер вносит отчёт в программу датой, когда его утвердил руководитель: именно эта дата попадёт в проводки и в расчёт НДФЛ с суточных.

Перед вводом разложите документы по видам — так же, как они лягут на вкладки документа:

• 🧾 Проезд: электронные билеты с маршрут-квитанцией, посадочные талоны, ж/д билеты. Сумму НДС в них смотрите отдельно — она нужна для вычета.
• 🏨 Проживание: счёт гостиницы, кассовый чек, счёт-фактура (если гостиница плательщик НДС и выдала его).
• 🍽 Суточные: в чеках не подтверждаются, считаются по приказу о командировке: число дней × размер по локальному акту.
• 🛒 Покупки в поездке: материалы, канцтовары, запчасти. Это уже не «прочие расходы», а товары, которые надо оприходовать на склад.
• 💳 Оплаты поставщикам: если сотрудник со своих подотчётных денег заплатил контрагенту по договору организации.

Отдельно проверьте приказ о направлении в командировку: даты выезда и возвращения, место назначения. Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны, но дни поездки должны подтверждаться проездными документами.

Создаём документ «Авансовый отчет» и заполняем шапку

Путь в БП 3.0 одинаков для базовой, ПРОФ и КОРП:

1. Откройте Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты.
2. Нажмите Создать.
3. В поле «Дата» поставьте дату утверждения отчёта руководителем.
4. Выберите организацию (если их в базе несколько).
5. В поле «Физическое лицо» выберите командированного сотрудника из справочника физических лиц.
6. Поле «Склад» заполните, только если на вкладке «Товары» будут покупки, — оно определит, куда оприходовать ценности.

Дальше переходите на вкладку «Авансы». Здесь указывают документ, которым сотрудник получил деньги под отчёт:

• расходный кассовый ордер с операцией «Выдача подотчетному лицу»;
• списание с расчётного счёта с операцией «Перечисление подотчетному лицу» (перевод на карту);
• реже — авансовый отчёт, по которому раньше остался перерасход.

В колонке «Сумма выдано» программа подставит сумму из выбранного документа, в колонку «Израсходовано» итог попадёт после заполнения расходов.

Вносим расходы: какая вкладка для какого чека

Ошибка в выборе вкладки — главная причина неверных проводок. Ориентируйтесь на таблицу:

Вкладка «Прочее»: проезд и проживание

На каждую строку — один подтверждающий документ. Так их проще искать при проверке:

1. Нажмите Добавить.
2. Укажите вид, номер и дату документа расхода: «Билет № 123», «Счёт гостиницы № 45 от 12.03».
3. Введите сумму с НДС и выберите ставку НДС, если налог выделен в документе.
4. Если есть счёт-фактура (или билет с выделенным НДС, который заменяет счёт-фактуру), отметьте в строке, что счёт-фактура получен, и выберите поставщика. Без этого НДС не попадёт в книгу покупок.
5. Укажите счёт затрат: 26 для управленческих поездок, 44 — в торговле и для коммерческого персонала, 20 — если ездили по производственному заказу.
6. Заполните субконто: статья затрат «Командировочные расходы» (или ваша аналогичная), подразделение.

Суточные отдельной строкой

Суточные вносятся на той же вкладке «Прочее». В документе расхода напишите «Суточные по приказу № 15 от 10.03». НДС — без НДС.

Пример: командировка в Казань 4 дня, суточные по положению — 1 000 ₽ в день.

• Всего суточных: 4 × 1 000 = 4 000 ₽.
• Не облагается НДФЛ и взносами: 4 × 700 = 2 800 ₽ (норма для поездок по России, п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).
• Сверх нормы: 4 000 − 2 800 = 1 200 ₽ — с этой суммы удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

Для заграничных командировок необлагаемая норма — 2 500 ₽ в день.

Сам авансовый отчёт не начисляет НДФЛ и взносы с суточных сверх нормы. Их отражают в зарплате месяца, в котором утверждён отчёт: в БП 3.0 — отдельным начислением в документе «Начисление зарплаты» с кодом дохода НДФЛ 4800; в ЗУП 3 — через документ «Командировка» и учёт суточных в расчёте зарплаты. Договоритесь с расчётчиком, кто и когда это делает, иначе сумма потеряется.

Вкладка «Товары»

Сюда попадает всё, что надо оприходовать: бумага для офиса, расходники, запчасти для машины. Выберите номенклатуру, количество, цену, ставку НДС. Счёт учёта программа возьмёт из настроек номенклатуры (10.xx или 41.01). Если по товару есть счёт-фактура — отметьте это и выберите поставщика, как на вкладке «Прочее».

Вкладка «Оплата»

Используется, когда сотрудник заплатил поставщику по договору организации: например, внёс предоплату за аренду зала конференции. Укажите контрагента, договор и сумму. Проводка закроет кредиторку перед поставщиком или создаст аванс выданный.

Прикладываем сканы чеков к документу

Электронный архив избавляет от поиска бумажного чека при камеральной проверке НДС. В форме авансового отчёта есть кнопка со скрепкой — «Присоединенные файлы».

1. Сохраните документ (Записать), иначе прикрепить файл нельзя.
2. Нажмите скрепку в командной панели.
3. В открывшемся списке выберите Добавить → файл с диска или сканирование, если сканер подключён к компьютеру.
4. Назовите файл понятно: «Билет Москва-Казань 10.03», «Гостиница Ривьера 10-14.03».

Практичная схема для всех командировок:

• 📷 сотрудник фотографирует чеки сразу в поездке — термобумага выцветает за пару месяцев;
• 📂 файлы именуются по дате и виду расхода;
• 📎 к одной строке расхода — один файл, к документу — все подтверждения поездки, включая приказ.

Печатная форма АО-1 формируется из документа кнопкой Печать. Её подписывает сотрудник, бухгалтер и руководитель, который утверждает отчёт.

Проводки и закрытие подотчётной суммы

После Провести нажмите кнопку ДтКт в форме, чтобы увидеть движения. По примеру выше (выдано 20 000 ₽, расходы: билеты 7 200 ₽ с НДС 1 200 ₽, гостиница 8 400 ₽ без счёта-фактуры, суточные 4 000 ₽) получится:

Проверим арифметику: израсходовано 7 200 + 8 400 + 4 000 = 19 600 ₽. Выдано 20 000 ₽, значит остаток 400 ₽ сотрудник возвращает в кассу.

Вычет НДС по билетам программа отразит в книге покупок документом «Формирование записей книги покупок» в обработке закрытия квартала — Операции → Регламентные операции НДС.

Как закрыть разницу

Три варианта итога, и для каждого — свой документ:

ПКО и РКО удобно вводить прямо из авансового отчёта через Создать на основании — сотрудник и сумма подставятся сами.

Удержать невозвращённый аванс из зарплаты можно по ст. 137 ТК РФ: распоряжение руководителя — не позднее месяца со дня, когда истёк срок возврата, и при отсутствии возражений работника. Плюс общий лимит удержаний из одной выплаты — 20 %.

Что ломает отчёт по командировке и как это исправить

Ещё две вещи, которые часто всплывают при сверке:

• 📅 Дата документа в другом месяце. Командировка закончилась 30 числа, отчёт утвердили 3-го. Расходы и суточные сверх нормы относятся к месяцу утверждения — не переносите дату назад, чтобы «успеть в квартал».
• 👥 Два физлица-дубля. Один и тот же сотрудник заведён дважды — сальдо висит на обоих. Найдите дубли в Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица и объедините их через стандартную обработку поиска и удаления дублей в разделе Администрирование.

Как проверить расчёты с подотчётными лицами отчётами 1С

После ввода всех отчётов за месяц сверьтесь с регистрами — это занимает минуты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 — Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Укажите счёт 71.01 и период. В строках — сотрудники:

• дебетовое сальдо на конец — сотрудник ещё не отчитался или должен вернуть деньги;
• кредитовое сальдо — организация должна сотруднику за перерасход;
• нулевое сальдо — командировка закрыта.

Карточка счёта 71.01 с отбором по физлицу покажет всю историю: какие выдачи, какие отчёты, когда вернули остаток. Удобно, если сотрудник утверждает, что отчитывался.

Анализ затрат на командировки — ОСВ по счёту 26 (или 44) с разворотом по статьям затрат. Если вы ведёте отдельную статью «Командировочные расходы», здесь видна сумма за месяц и год, а через расшифровку — каждая поездка.

Частые вопросы