Сотрудник уволился: закрываем ему доступ к облачной 1С:Фреш

Отключить пользователя в 1С Фреш можно только из личного кабинета абонента (менеджера сервиса), а не из самой программы. Откройте раздел «Пользователи», найдите сотрудника и либо снимите ему доступ к нужным приложениям, либо исключите его из абонента целиком. Сделать это может владелец или администратор абонента.

Внутри Бухгалтерии или ЗУП в облаке вы меняете только группы доступа: закрыть вход в базу оттуда нельзя, этим управляет сервис. Ниже — порядок действий, что делать с открытыми сеансами, оплаченными местами, подписями и ЭДО, чтобы бывший сотрудник не сохранил ни одной лазейки.

Перед отключением: кто это делает и что проверить

В 1С:Фреш у абонента три роли. От роли зависит, кто кого может отключить.

Если у вас роль «Пользователь», раздела управления пользователями вы просто не увидите. Обратитесь к владельцу абонента или к обслуживающей организации — партнёру 1С, через которого оформлена подписка.

Перед тем как жать кнопку, ответьте себе на четыре вопроса:

• 👤 Не владелец ли уходящий сотрудник? Владельца абонента нельзя исключить. Сначала роль владельца передают другому человеку — через обслуживающую организацию или техподдержку сервиса.
• 🗂 В скольких приложениях он работал? У абонента может быть несколько баз: две организации, отдельная ЗУП. Доступ снимается по каждой.
• 🔐 Чья подпись стоит в 1С-Отчётности и ЭДО? Если сертификат выпущен на этого сотрудника, отключения в Фреше мало — об этом ниже.
• 📅 Когда последний рабочий день? По ТК РФ это день прекращения договора. Доступ закрывают в конце этого дня, не раньше и не через неделю.

Как отключить пользователя в 1С Фреш через личный кабинет

Есть два уровня отключения. Выбирайте по ситуации.

Способ 1. Снять доступ к конкретному приложению

1. Войдите на 1cfresh.com под учётной записью владельца или администратора абонента.
2. Откройте личный кабинет (менеджер сервиса) и перейдите в раздел «Пользователи».
3. Откройте карточку сотрудника. В ней виден список приложений, к которым у него есть доступ.
4. Снимите доступ к нужному приложению — уберите отметку напротив базы или удалите строку из списка, в зависимости от вида формы.
5. Сохраните карточку.

Тот же результат можно получить с другой стороны: открыть карточку приложения в разделе «Приложения» и убрать сотрудника из списка его пользователей. Это удобно, когда нужно разом почистить одну базу от нескольких человек.

Способ 2. Исключить сотрудника из абонента

1. В разделе «Пользователи» личного кабинета выделите сотрудника.
2. Выполните команду исключения или удаления пользователя из абонента.
3. Подтвердите действие.

После этого человек может зайти на 1cfresh.com под своим логином, но ваших приложений там уже не увидит. Его учётная запись в сервисе не удаляется: она принадлежит ему, а не вам. Если он работает с другим абонентом — например, у второго работодателя, — тот доступ сохранится.

Как убедиться, что отключение сработало

Не полагайтесь на то, что форма сохранилась без ошибок. Проверьте результат с двух сторон.

1. В личном кабинете откройте каждое приложение абонента и просмотрите список его пользователей. Уволенного сотрудника там быть не должно.
2. Откройте карточку сотрудника в разделе «Пользователи». После исключения из абонента его нет в списке, после снятия доступа — в карточке пустой или сокращённый перечень приложений.
3. На следующий день загляните в Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи в каждой базе. Если сотрудник там всё ещё появляется, доступ где-то остался.

Отдельно проверьте учётные записи подрядчиков: аудитора, приходящего юриста, программиста партнёра. Их часто добавляют «на время» и забывают убрать.

Права внутри конфигураций 1С: что можно поменять в самой программе

Внутри приложения — Бухгалтерии, ЗУП, УНФ — пользователь виден в справочнике пользователей: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. В облаке эта карточка связана с учётной записью сервиса. Поэтому часть полей там заблокирована, а вход в программу включается и выключается только в менеджере сервиса.

Что делать в программе разумно:

• 🔧 Сузить права, не отключая. Если сотрудник остаётся, но больше не должен видеть зарплату или банк, уберите его из лишних групп доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
• 📝 Переназначить ответственного. Если в настройках программы сотрудник указан ответственным — за ЭДО, за сверку, в учётной политике, в подписях печатных форм, — поставьте другого человека.
• 📋 Проверить, кто остался администратором базы. В каждом приложении должен оставаться хотя бы один пользователь с полными правами. Иначе после ухода единственного администратора менять настройки будет некому, и придётся просить владельца абонента.

Удалять карточку пользователя из справочника не нужно и обычно невозможно. На неё ссылаются документы, которые он вводил: в поле «Ответственный», в истории изменений. Карточка остаётся, просто человек больше не может войти.

Что делать с открытым сеансом сотрудника

Снятие доступа гарантированно не пустит человека в базу при следующем входе. А вот уже открытая вкладка браузера с программой может какое-то время продолжать работать — до разрыва сеанса.

Как поступить:

1. Посмотрите, работает ли сотрудник прямо сейчас. В приложении откройте Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи — там видно, кто и с какого времени в базе.
2. Если увольнение конфликтное, договоритесь, чтобы сотрудник закрыл программу при вас, и только потом снимайте доступ.
3. Если сеанс завершить нужно принудительно, обратитесь в техподдержку 1С:Фреш или к обслуживающей организации. Абонент не управляет серверами сервиса, поэтому прямого «выкинуть из базы» у него может не быть.

Отдельно проверьте мобильные устройства. Если сотрудник подключался к приложению через мобильный клиент 1С, после снятия доступа синхронизация перестанет проходить, но данные, уже загруженные на телефон, физически остаются у него.

Оплаченные места и лицензии после отключения

В облаке нет привычных лицензий 1С:Предприятие на ключах или пин-кодах. Вы платите за тариф, в котором заложено число пользователей. Лицензирование платформы сервис берёт на себя.

Что это значит на практике:

• ✅ Исключив сотрудника, вы освобождаете место в тарифе. На это место сразу можно пригласить нового человека — доплата не нужна.
• 💳 Сумма счёта сама не уменьшится. Если место больше не нужно, поменяйте тариф или число пользователей в разделе подписок личного кабинета либо через обслуживающую организацию.
• 🗓 Обычно изменения тарифа действуют с нового оплачиваемого периода, а уже оплаченный период не пересчитывается. Точные условия смотрите в своём договоре с партнёром.

Пример: у вас тариф на 5 пользователей, работают 5 человек. Один увольняется — вы его исключаете, работают 4, место пятого свободно. Если на это место в течение месяца выйдет новый бухгалтер, просто пригласите его. Если нет — снижайте тариф до 4 пользователей, чтобы не платить за пустое место.

Безопасность данных после ухода сотрудника

Отключение в Фреше закрывает вход в базы. Но у бухгалтера и кадровика есть доступы, которые живут отдельно от 1С. Их нужно закрыть тем же днём.

Электронная подпись и отчётность

Если сертификат квалифицированной подписи выпущен на имя уходящего сотрудника, он остаётся действующим. Таким сертификатом можно подписать документы от имени организации, пока он не отозван.

• Подайте заявление на отзыв сертификата в удостоверяющий центр, который его выпустил.
• Если сотрудник подписывал по машиночитаемой доверенности (МЧД), отзовите доверенность.
• В настройках 1С-Отчётности и ЭДО замените подписанта на нового сотрудника или руководителя.

Сторонние доступы

• 🏦 Банк-клиент и интеграции с банком — смените пароли и токены, если они были у сотрудника.
• 📧 Почтовые ящики, подключённые в программе для отправки счетов и расчётных листков, — смените пароли.
• 🌐 Личные кабинеты ФНС, СФР, маркетплейсов — проверьте, на кого оформлен вход.

Персональные данные

Сотрудник, работавший с ЗУП, видел паспортные данные, СНИЛС и зарплаты коллег. Закон о персональных данных обязывает работодателя принимать меры защиты, в том числе управлять доступом. Своевременное отключение — часть этих мер. Зафиксируйте дату и время снятия доступа: при проверке это пригодится.

Аудит действий

Перед отключением или сразу после полезно посмотреть, что делал сотрудник в последние дни. Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отберите события по пользователю и периоду. Ищите массовое удаление документов, изменение реквизитов контрагентов и банковских счетов, выгрузки данных.

Ошибки при отключении пользователей в 1С:Фреш

Ещё одна частая ошибка — тянуть с отключением «до передачи дел». Передачу дел лучше проводить, пока у сотрудника ещё есть доступ, а отключение назначить на конкретный час последнего дня. Тогда не придётся открывать доступ обратно.

Частые вопросы