Настройка 1С:Бухгалтерии с нуля: от установки базы до первых проводок

Чтобы начать вести учёт, нужны три вещи: установленная платформа «1С:Предприятие 8.3», конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 и созданная на её основе информационная база. После запуска базы весь старт сводится к четырём настройкам: заполнить реквизиты организации, выбрать систему налогообложения, задать учётную политику и ввести начальные остатки. Дальше можно проводить документы .

Разберём каждый шаг по порядку — от скачивания дистрибутива до первой оборотно-сальдовой ведомости, по которой видно, что база настроена верно. Пути в меню даны для интерфейса «Такси», актуального для платформы 8.3.

С чего начать: платформа, конфигурация и способ работы

Бухгалтерия в 1С — это не одна программа, а связка из двух частей. Платформа 8.3 — это «движок», он один для всех конфигураций. Конфигурация «Бухгалтерия предприятия 3.0» — прикладное решение со счетами, документами и отчётами. Устанавливают обе.

Прежде чем ставить, определитесь со способом работы — от него зависит, что именно вы будете устанавливать:

• 🖥️ Файловый вариант на одном компьютере. Самый простой: база лежит файлом на диске. Подходит для малого предприятия и одного-двух пользователей.
• 🌐 Клиент-серверный вариант. База хранится в СУБД (PostgreSQL или MS SQL) на сервере «1С:Предприятия». Нужен, когда пользователей много и важна скорость работы с большой базой.
• ☁️ Облако (1С:Фреш). Ничего ставить не надо — работа через браузер по подписке. Вариант для тех, кто не хочет держать базу у себя.

Для старта в большинстве небольших компаний достаточно файлового варианта. Ниже описан именно он — он же лежит в основе остальных.

Установка платформы и конфигурации

Порядок установки фиксированный: сначала платформа, затем шаблон конфигурации, и только потом из шаблона создаётся база.

1. Запустите установщик платформы (setup.exe из каталога дистрибутива). В мастере достаточно оставить компоненты по умолчанию — обязательно должен быть отмечен «1С:Предприятие».
2. Установите шаблон конфигурации — отдельный установщик из поставки «Бухгалтерии». Он не создаёт базу, а кладёт на диск заготовку (шаблон), из которой база потом разворачивается.
3. Проверьте, что в меню «Пуск» появился ярлык «1С:Предприятие».

После установки платформа при первом запуске покажет пустой список баз и предложит добавить информационную базу — это следующий шаг.

Создание новой информационной базы

База — это и есть ваша «бухгалтерия»: все документы, справочники и остатки хранятся в ней. Создаётся она из установленного шаблона.

1. В окне запуска «1С:Предприятия» нажмите Добавить.
2. Выберите Создание новой информационной базы → из шаблона (в списке будет «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0).
3. Укажите название базы — его видите только вы в списке. Пишите понятно: например, «Ромашка ООО — рабочая».
4. Выберите тип расположения. Для файлового варианта — На данном компьютере, затем укажите каталог. Каталог базы должен быть на локальном диске, а не в сетевой папке или облачном хранилище вроде диска синхронизации — иначе база может повредиться.
5. Завершите мастер. База появится в списке.

При первом открытии новой базы конфигурация запустит помощник начальной настройки. Через него удобно пройти основные параметры, но то же самое доступно и из обычного меню.

Заполнение реквизитов организации

Первое, что заполняют в чистой базе, — карточку организации. Без неё документы проводить нельзя: программа не будет знать, от чьего имени печатаются счета и кто сдаёт отчётность.

Откройте раздел Главное → Организации и создайте новую. В карточке заполните:

• полное и сокращённое наименование;
• ИНН, КПП, ОГРН — по ним же подтягиваются данные из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка;
• банковский счёт — номер, БИК банка (реквизиты банка заполнятся по БИК автоматически);
• подписи — руководитель, главный бухгалтер, кассир. Эти ФИО попадут в печатные формы документов.

Если ведёте несколько юрлиц в одной базе (в версии ПРОФ это возможно), каждую организацию заводят отдельной карточкой. В каждом документе потом указывается, к какой организации он относится.

Система налогообложения и учётная политика

Это ключевая настройка: от неё зависит, какие счета, документы и отчёты программа покажет, а какие скроет.

Система налогообложения. Задаётся в карточке организации или в разделе Главное → Налоги и отчёты. Выберите ваш режим:

• ОСН — общая система: ведётся НДС и налог на прибыль.
• УСН — упрощёнка: указываете объект «Доходы» или «Доходы минус расходы».

От выбора режима зависит состав регламентированной отчётности и то, будет ли программа вести книгу покупок/продаж.

Учётная политика настраивается в разделе Главное → Учётная политика отдельно по каждой организации и на каждый год. Здесь задают:

• способ оценки материально-производственных запасов при списании (по средней или ФИФО);
• порядок учёта общехозяйственных расходов;
• формирование резервов;
• для производства — способ распределения затрат.

На ОСН в учётной политике есть отдельный переключатель применения ПБУ 18/02 — учёта расчётов по налогу на прибыль. Включать его стоит, если организация не относится к тем, кто вправе ПБУ 18/02 не применять. Способ учёта (балансовый или затратный) выбирается тут же.

Для УСН в настройках налогов отдельно указывают объект налогообложения и порядок признания расходов — какие именно условия должны выполниться, чтобы расход попал в книгу учёта доходов и расходов. По объекту «Доходы минус расходы» этот блок заполняют внимательно: от него зависит, что программа примет в расходы автоматически.

Там же, в Главное → Функциональность, включают разделы учёта, которые вам нужны: торговля, производство, основные средства , посредническая деятельность. Лишнее лучше не включать — интерфейс будет чище.

Справочники и начальное заполнение

Прежде чем вводить остатки и документы, наполняют основные справочники — это «словарь» базы. Минимальный набор:

Справочники можно не заполнять все сразу: контрагент и номенклатура создаются прямо из документа в момент, когда они впервые понадобились. Но счета учёта номенклатуры (Справочники → Счета учёта номенклатуры) стоит проверить заранее — от них зависит, на какой счёт встанут товары и материалы при поступлении.

Ввод начальных остатков

Если вы начинаете учёт не с момента регистрации фирмы, а переносите действующий учёт в новую базу (с бумаги, из другой программы, из прежней 1С), нужно ввести начальные остатки — состояние счетов на дату старта.

Порядок такой:

1. Откройте Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков.
2. Вверху установите дату ввода остатков. Это последний день периода перед началом учёта: если ведёте учёт с 1 января, дату остатков ставьте 31 декабря предыдущего года. Иначе остатки «наедут» на рабочий период.
3. Выбирайте счёт в списке и по кнопке Ввести остатки по счёту открывайте документ. Заполняйте по каждому счёту: 01 и 02 — основные средства и амортизация, 10 — материалы, 41 — товары, 60 и 62 — расчёты с поставщиками и покупателями (с разбивкой по договорам), 51 — остаток на расчётном счёте, и так далее.

Механика ввода остатков построена на вспомогательном счёте 000. Документ ставит ваш остаток в дебет или кредит рабочего счёта, а противоположную сторону — на счёт 000. Когда все остатки введены верно, счёт 000 закрывается в ноль.

Проверить это просто: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость на дату остатков. Если по счёту 000 нет остатка — баланс сошёлся. Висит сумма на 000 — где-то ввели не всё или с ошибкой стороны.

Пользователи и права доступа

Пока в базе один пользователь, вопрос прав не стоит. Как только за одну базу садятся несколько человек, настраивают доступ — чтобы кассир не менял учётную политику, а оператор не видел зарплату.

Пользователи заводятся в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. По кнопке создания нового пользователя задают:

• имя для входа и пароль;
• профили групп доступа — готовые наборы прав: «Главный бухгалтер», «Бухгалтер», «Кассир», «Только просмотр» и другие.

Профиль «Администратор» даёт полный доступ, включая настройки, — его оставляют одному-двум ответственным. Назначьте пароль администратору сразу: пустой пароль администратора — открытая дверь в базу.

Первые документы и проверка настройки

База настроена — пора провести первые операции. Начинают обычно с того, что реально происходит в фирме в первый рабочий период:

• Поступление на расчётный счёт — выписка банка: Банк и касса → Банковские выписки.
• Поступление товаров или услуг — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Проводка по дебету 41 (товары) или 10 (материалы) и кредиту 60.
• Реализация — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Проводки по выручке (62 / 90.01) и списанию себестоимости.
• Касса — приходный и расходный ордера в разделе Банк и касса, если есть наличные.

После ввода первых документов сразу проверьте, что всё встало на нужные счета.

Два инструмента для самопроверки:

1. Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость). Показывает остатки и обороты по всем счетам. Смотрите, нет ли сумм на «чужих» счетах и закрылся ли счёт 000.
2. Экспресс-проверка ведения учёта (Отчёты → Экспресс-проверка). Прогоняет базу по десяткам правил и выдаёт список замечаний: не заполнен счёт учёта, нет счёта-фактуры, расхождения в НДС. Удобно запускать в конце каждого месяца.

Если ОСВ выглядит разумно, счёт 000 пуст, а экспресс-проверка без критичных ошибок — базу можно считать запущенной.

Завершающая операция каждого периода — закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца). Обработка выполняет регламентные операции по порядку: списывает затраты, рассчитывает себестоимость, начисляет амортизацию, в конце — финансовый результат. Запускать её нужно после того, как все документы месяца введены и проведены, иначе результат придётся пересчитывать. Для первого месяца это и будет финальной проверкой, что настройка учётной политики работает так, как вы задумали.