Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, профили прав и ограничения по данным

Чтобы открыть доступ пользователю в 1С 8.3, создайте его в режиме 1С:Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке включите флажок «Вход в программу разрешён», задайте имя для входа и пароль, а затем по ссылке «Права доступа » отметьте нужные профили — например, «Бухгалтер». Сотрудник сможет войти сразу после записи карточки.

Так работает Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие типовые конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем. Ниже — что подготовить заранее, как не открыть лишнего, как закрыть доступ к чужой организации и что делать, если новичок видит Нарушение прав доступа!.

Что подготовить перед созданием учётной записи

Права в 1С проще выдать правильно сразу, чем потом разбираться, почему кладовщик видит зарплату. Пять минут подготовки:

• 👤 Кто и под какую задачу. ФИО, должность, какие разделы нужны: банк и касса, продажи, зарплата, только просмотр отчётов.
• 🏢 Какие организации. Если в базе несколько юрлиц, а сотрудник работает с одним — понадобится ограничение на уровне записей.
• 🔑 Как он будет входить. По логину и паролю 1С или под своей учётной записью Windows без ввода пароля.
• 💻 Откуда. Файловая база в общей папке, сервер 1С, терминальный сервер или веб-клиент.
• 🎫 Хватит ли лицензий. Пользователей в базе можно завести сколько угодно. Лицензию занимает не учётная запись, а запущенный сеанс.

Права на создание пользователей есть только у профиля «Администратор». Под рядовой учётной записью раздел Настройки пользователей и прав либо не виден, либо доступен на просмотр.

Как создать нового пользователя в 1С 8.3 в режиме Предприятие

Пользователей типовых конфигураций заводят из самой программы, а не из Конфигуратора. Почему — объяснено в разделе про клиент-серверную базу .

Шаг 1. Откройте список пользователей

1. Войдите в базу под администратором.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Перейдите по ссылке Пользователи.
4. Нажмите Создать.

Шаг 2. Заполните карточку

Для входа через Windows укажите пользователя домена в формате \\DOMAIN\ivanova. Если домена нет — \\ИМЯ-КОМПЬЮТЕРА\ivanova. Тогда 1С не спросит пароль и сразу узнает сотрудника по сеансу Windows.

Шаг 3. Запишите карточку

Нажмите Записать. Пока не назначен ни один профиль, сотрудник войдёт в пустую программу или не войдёт вовсе. Поэтому сразу переходите к правам.

Быстрый способ — копирование коллеги

Если в отделе уже есть бухгалтер с нужным набором прав, выделите его в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Поменяйте ФИО, имя для входа и пароль.

После записи откройте «Права доступа» нового пользователя и сверьте профили с образцом. Личные настройки — состав панелей, отборы отчётов, избранное — копируются отдельно: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Копирование настроек.

Назначение ролей и прав доступа: профили и группы

В типовых конфигурациях роли платформы напрямую не раздают. Права собраны в профили групп доступа — готовые наборы под должность. Пользователь получает права, когда его включают в группу доступа с этим профилем.

Как выдать права

1. В карточке пользователя нажмите ссылку Права доступа.
2. Отметьте флажками нужные профили.
3. Нажмите Записать.

В Бухгалтерии 3.0 по умолчанию работает упрощённый режим: каждому профилю соответствует одна группа доступа, и права выдают флажками прямо в окне пользователя. Если включить настройку групп доступа в Настройки пользователей и прав, появится отдельный список Группы доступа — туда добавляют участников и задают ограничения.

Какие профили бывают

Точный состав профилей отличается в разных конфигурациях. В ЗУП 3.1 есть профили кадровика и расчётчика, в УТ 11 — менеджера по продажам, кладовщика и других ролей торговли. Откройте Профили групп доступа и прочитайте описание каждого — оно заполнено разработчиком.

Когда готовых профилей не хватает

Типовой профиль нельзя менять — после обновления конфигурации он вернётся к исходному виду. Правильный путь:

1. Откройте Профили групп доступа.
2. Выделите похожий профиль и скопируйте его.
3. В копии на вкладке ролей добавьте или снимите роли.
4. Назначьте сотруднику новый профиль вместо типового.

Не выдавайте профиль «Администратор» «на время, чтобы заработало». Через неделю никто не вспомнит снять его, а у бухгалтера останется право удалять объекты и менять чужие пароли.

Ограничение доступа к конкретным данным: организации и периоды

Профиль решает, что сотрудник может делать: проводить поступления, смотреть зарплату. Ограничение на уровне записей решает, по каким данным: только ООО «Альфа», только свой склад.

Ограничение по организациям

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». Если его нет в вашей поставке, конфигурация такой режим не поддерживает.
3. Откройте группу доступа сотрудника (через ссылку Права доступа или список Группы доступа).
4. На вкладке ограничений выберите вид доступа «Организации».
5. Установите «Разрешены выбранные» и добавьте нужное юрлицо.
6. Запишите группу.

Сотрудник перестанет видеть документы и отчёты по остальным организациям. В списках они просто пропадут, без сообщений об ошибке.

Запрет правки закрытых периодов

Отдельный инструмент, о котором часто забывают, — даты запрета изменения. Профиль «Бухгалтер» разрешает перепроводить документы за любой месяц, а закрытый квартал трогать нельзя.

Откройте Администрирование → Проведение документов, включите даты запрета изменения и задайте дату для всех пользователей или отдельно для конкретного сотрудника. Главному бухгалтеру можно оставить более раннюю дату, рядовым — дату последнего сданного отчёта.

Сравнение способов ограничить сотрудника

Особенности для клиент-серверной базы и входа через Windows

Пользователи 1С — это не пользователи SQL и не администраторы кластера

В серверной базе есть три независимых набора учётных записей:

• 🗄️ пользователь СУБД (например, sa в MS SQL или postgres) — под ним сервер 1С подключается к базе данных; сотрудникам он не нужен;
• 🖥️ администратор кластера — задаётся в консоли администрирования серверов 1С и защищает управление кластером;
• 👤 пользователь информационной базы — тот, кого вы создали в карточке выше.

Новому бухгалтеру нужен только третий. Пароль от SQL или кластера ему не дают.

Почему не стоит заводить пользователей в Конфигураторе

В Конфигураторе есть Администрирование → Пользователи, и там тоже можно добавить запись и раздать роли. Для типовой конфигурации это плохая идея:

• роли, выданные вручную, не связаны с группами доступа и перетираются при записи карточки в Предприятии;
• такой пользователь не попадает в справочник «Пользователи» и не виден в документах как ответственный;
• ограничения на уровне записей на него настраивать неудобно.

Если пользователей уже завели в Конфигураторе, откройте список пользователей в Предприятии и через меню Ещё найдите Пользователи информационной базы. Там видно, кто не сопоставлен со справочником, и его можно сопоставить с существующим сотрудником или создать новую карточку.

Вход через Windows в домене

При аутентификации операционной системы 1С сравнивает имя пользователя Windows с тем, что указано в карточке. Пишите домен так же, как он отображается в системе: краткое имя \\OFFICE\ivanova, а не полное office.local. Если у сотрудника две учётки Windows — на ноутбуке и на терминальном сервере, — в карточке может быть только одна из них.

Доступ через веб-клиент и терминальный сервер

Учётная запись одна на все способы входа. Тот же логин и пароль работают в тонком клиенте, в веб-клиенте через опубликованную базу и на терминальном сервере. Отдельно в 1С ничего создавать не нужно.

Различается только то, что вне 1С:

• 🌐 веб-клиент — сотруднику дают адрес публикации; если веб-сервер настроен на вход через Windows, логин 1С должен совпадать с учётной записью домена;
• 🖥️ терминальный сервер — сначала создают пользователя Windows на сервере и дают ему право удалённого входа, а уже потом добавляют базу в его список;
• 📁 файловая база в общей папке — у учётной записи Windows должны быть права на чтение и запись в каталог базы, иначе 1С не откроет файл даже с правильным паролем 1С.

Когда права начинают действовать

Изменения ролей вступают в силу при следующем входе. Если сотрудник уже работает в базе, попросите его закрыть программу и зайти заново. Завершать его сеанс принудительно через консоль кластера стоит только тогда, когда он недоступен: незаписанный документ пропадёт.

Диагностика: пользователь не входит или видит «Нарушение прав доступа»

Начните с отчёта о правах. В карточке пользователя через Отчёты или меню Ещё откройте отчёт «Права доступа» — он покажет, какие профили и группы действуют, и какие права на конкретный объект получились в итоге. Это быстрее, чем гадать по профилям.

Если не помогло

• Проверьте, не стоит ли у пользователя профиль из старой версии, который после обновления остался без ролей. В списке профилей такие обычно помечены как устаревшие.
• В доработанной конфигурации ошибка прав может идти из нетиповой обработки или расширения. Посмотрите, на каком объекте она возникает, и передайте это разработчику.
• Если не входит вообще никто, кроме администратора, — проверьте, не установлена ли блокировка начала сеансов: Администрирование → Обслуживание → Блокировка работы пользователей.

Частые вопросы