Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, пароль и права
Содержание
Чтобы открыть доступ в 1С 8.3 другому пользователю, зайдите в базу под администратором и откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Там создайте нового пользователя, задайте имя для входа и пароль, а по кнопке «Права доступа
» включите его в нужную группу доступа: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер» и т. п.
Роли напрямую в типовых конфигурациях 8.3 не раздают. Права выдаются через группы доступа и их профили. Так устроены Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие решения на Библиотеке стандартных подсистем. Все действия выполняются в режиме «Предприятие», интерфейс «Такси».
1. Подготовка: кто может добавить пользователя в 1С 8.3
Добавлять пользователей и раздавать права может только тот, у кого в базе есть права администратора. Обычно это пользователь из группы доступа «Администраторы».
Проверьте три вещи до начала:
- 🔑 Вы входите под администратором. Если раздела с настройками пользователей не видно — у вашей учётной записи прав не хватает.
- 👤 Знаете, кому и что открыть. Ф. И. О. сотрудника, его участок (касса, зарплата, продажи) и организации, с которыми он будет работать.
- 💻 Понимаете, откуда он будет входить. С того же компьютера, из сетевой папки, через сервер 1С или удалённый рабочий стол. От этого зависит, что настраивать кроме самой 1С.
Путь к списку пользователей в популярных конфигурациях:
| Конфигурация | Где список пользователей |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| ЗУП 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
На той же странице «Настройки пользователей и прав» лежат ссылки на группы доступа, профили групп доступа, настройки входа и флажки, которые включают группы пользователей и ограничение доступа на уровне записей.
Если в базе ещё нет ни одного пользователя, 1С пускает всех без пароля и с полными правами. Первый созданный пользователь становится администратором. Сразу задайте ему пароль: после этого вход без авторизации пропадёт.
2. Как создать учётную запись нового пользователя в 1С
Откройте список пользователей и нажмите «Создать». Карточка состоит из двух частей: данные самого сотрудника и параметры входа.
Заполняем карточку
- В поле «Полное имя» укажите Ф. И. О. полностью. Так пользователь будет подписан в документах и в журнале регистрации.
- В поле «Физическое лицо» выберите сотрудника из справочника. Поле нужно для подписей в печатных формах и кадровых связок. Если физлица нет — создайте его прямо из поля.
- Поставьте флажок «Вход в программу разрешен». Без него карточка — просто запись в справочнике, войти по ней нельзя.
- Выберите способ аутентификации (ниже).
- Нажмите «Записать» и не закрывайте карточку: следом выдаются права.
Пароль 1С или вход через Windows
Способов входа два, их можно включить одновременно.
| Способ | Как настроить | Когда подходит |
|---|---|---|
| Аутентификация 1С:Предприятия | Имя для входа + кнопка «Установить пароль» | Небольшой офис, общий компьютер, вход из дома |
| Аутентификация операционной системы | Пользователь Windows в формате \\DOMAIN\ivanov | Компания с доменом, вход без ввода пароля |
Имя для входа делайте коротким и без пробелов: ivanova, Иванова. Его сотрудник будет видеть в окне входа.
Для входа через Windows укажите имя ровно так, как оно записано в домене. Если домена нет и компьютер один, допустим формат \\ИМЯ-КОМПЬЮТЕРА\пользователь.
Флажок «Показывать в списке выбора» решает, будет ли имя видно в выпадающем списке окна входа. Для базы с десятками сотрудников его лучше снять: людям проще набрать имя, а посторонним не виден весь список.
Не передавайте сотруднику свой логин администратора «на время». Все его действия в журнале регистрации запишутся на вас, а отнять доступ без смены своего пароля не получится.
3. Назначение прав пользователю 1С: группы доступа и профили
Права в 8.3 строятся в три слоя:
- 📦 Роль — набор разрешений на объекты конфигурации. Их сотни, руками их не раздают.
- 🧩 Профиль группы доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор».
- 👥 Группа доступа — профиль плюс список участников и, при необходимости, ограничения (например, только одна организация).
Пользователь получает права, когда становится участником группы доступа.
Как выдать права через карточку пользователя
- В карточке пользователя нажмите «Права доступа».
- Откроется список групп доступа. Отметьте флажками те, в которые нужно включить сотрудника.
- Нажмите «Записать».
- Попросите сотрудника перезайти в программу, если он уже был в ней.
Как выдать права через саму группу доступа
Удобно, когда нужно добавить сразу несколько человек:
- Откройте
Настройки пользователей и прав → Группы доступа. - Откройте нужную группу, например «Бухгалтеры».
- На вкладке «Участники» подберите пользователей.
- Запишите группу.
Когда типового профиля не хватает
Типовые профили менять нельзя: при обновлении конфигурации они вернутся к поставочному виду. Если нужен особый набор прав, скопируйте типовой профиль и правьте копию.
На вкладке ролей в профиле отметьте или снимите нужные роли. Затем создайте группу доступа на основе нового профиля и включите в неё сотрудника.
Права складываются. Если человек состоит в группе «Бухгалтеры» и в группе «Кассиры», у него будут права обеих. Одна группа не может запретить то, что разрешила другая.
4. Как ограничить доступ пользователя и защитить данные
Выдать права — полдела. Следующий шаг — убрать лишнее.
Ограничение по организациям
Если в базе несколько юрлиц, сотрудник может видеть только своё. Порядок:
- На странице «Настройки пользователей и прав» включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
- Откройте группу доступа сотрудника.
- На вкладке с ограничениями доступа выберите вид «Организации» и укажите разрешённые организации.
- Запишите группу.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу. На большой базе после включения могут замедлиться отчёты и проведение. Включайте его, когда разделение данных действительно нужно, и проверьте скорость на копии базы.
Требования к паролям и отключение доступа
В разделе настроек входа задаются минимальная длина и сложность пароля, срок его действия и блокировка учётной записи после неудачных попыток. Для бухгалтерии разумный минимум — 8 символов с цифрами.
Когда сотрудник уходит, не удаляйте его карточку. На него ссылаются документы, и удалить его без потери этих связей не выйдет. Достаточно:
- Открыть карточку пользователя.
- Снять флажок «Вход в программу разрешен».
- Записать карточку.
Учётная запись останется в истории, а войти по ней уже нельзя.
Права, которые не стоит раздавать
- ⛔ Группа «Администраторы» — только тем, кто отвечает за базу. Администратор может сменить пароль любому и выдать себе любые права.
- ⛔ Право на открытие внешних отчётов и обработок — только тем, кто понимает, что запускает. Внешняя обработка выполняется с правами пользователя и может изменить данные.
- ⛔ Общий логин на отдел. Журнал регистрации тогда не покажет, кто конкретно провёл или удалил документ.
5. Группы пользователей: права для отдела одним действием
Когда сотрудников больше десятка, удобно группировать их по отделам. На странице «Настройки пользователей и прав» включите флажок «Группы пользователей». В списке пользователей слева появится дерево групп.
Как это работает:
- 🗂 Группы можно вкладывать друг в друга: «Бухгалтерия» → «Расчёт зарплаты».
- 👤 Один пользователь может входить в несколько групп.
- 👥 Группу пользователей можно сделать участником группы доступа. Тогда все её члены получат права сразу, а новому сотруднику достаточно попасть в группу «Бухгалтерия».
Пример. В группе доступа «Бухгалтеры» участником указана группа пользователей «Бухгалтерия». Вы принимаете нового бухгалтера, создаёте ему карточку и перетаскиваете в группу «Бухгалтерия». Права он получает автоматически, открывать группу доступа не нужно.
Группы пользователей — это способ организовать список, а не отдельный набор прав. Права по-прежнему даёт только группа доступа.
6. Как дать доступ к базе с другого компьютера
Учётная запись в 1С ещё не значит, что сотрудник дойдёт до базы. Нужно, чтобы его компьютер видел саму базу.
Файловая база в сетевой папке
- Расшарьте папку с базой (где лежит файл
1Cv8.1CD) на компьютере или сервере. - Дайте пользователю Windows права на чтение и запись в этой папке. Только чтения мало: 1С пишет в папку служебные файлы и не откроет базу.
- На компьютере сотрудника в окне запуска 1С нажмите «Добавить» и выберите добавление существующей информационной базы.
- Тип расположения — на данном компьютере или в локальной сети, путь — сетевой:
\\SERVER\Base1C.
Не открывайте базу по сетевому диску, подключённому буквой у одного человека и другой буквой у другого. Указывайте одинаковый UNC-путь \\SERVER\... всем: так проще разбирать проблемы.
Клиент-серверная база
В окне добавления базы выберите вариант на сервере 1С:Предприятия. Укажите имя кластера (сервер, при нестандартном порте — server:порт) и имя базы в кластере. Сотруднику не нужны права в СУБД: он ходит только через сервер 1С.
Нужен сетевой доступ с его компьютера к агенту сервера (порт 1540), менеджеру кластера (1541) и диапазону портов рабочих процессов, который задан в свойствах рабочего сервера.
Лицензии
Создавать пользователей можно сколько угодно: лицензия расходуется не на карточку, а на запущенный сеанс. Если одновременно работают пять человек, нужно пять клиентских лицензий. Шестой при свободной учётке получит отказ платформы по лицензии.
7. Ошибки при входе нового пользователя и что с ними делать
Большинство проблем после добавления пользователя видно сразу, при первом входе. Выберите симптом:
\\DOMAIN\login.Есть ещё один частый сценарий. Пользователь создан в Конфигураторе (Администрирование → Пользователи), а в «Предприятии» его нет в справочнике. Типовая конфигурация не пустит такого человека, если он не администратор, или не даст ему прав. Создавайте сотрудников в режиме «Предприятие»: там учётная запись базы и элемент справочника связываются автоматически.
Если пользователь уже заведён в Конфигураторе, откройте справочник пользователей в «Предприятии», создайте карточку с тем же именем для входа и назначьте права через группы доступа.