Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, права и сетевой доступ
Содержание
Чтобы открыть доступ в 1С новому человеку, создайте ему пользователя в самой программе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, отметьте «Вход в программу разрешён» и включите нужные группы доступа. Права в типовых конфигурациях 8.3 раздают через профили, а не через роли Конфигуратора. Отдельно проверьте, что у сотрудника есть сетевой доступ к самой базе и свободная лицензия.
Частое заблуждение — «достаточно расшарить папку с базой». Нет: папка даёт только физический доступ к файлу. Пока в базе нет учётной записи с правами, человек либо не войдёт вовсе, либо увидит пустой интерфейс. Нужны оба уровня: учётная запись в 1С и доступ к базе по сети.
Что проверить до того, как добавлять пользователя
Пять минут подготовки избавляют от звонка «у меня не открывается». Перед созданием учётной записи выясните:
- 👤 Есть ли у вас права администратора в этой базе. Без роли «Полные права» или профиля «Администратор» пункт с пользователями будет недоступен.
- 🖥️ Вариант базы — файловый или клиент-серверный. Это видно в окне запуска: у файловой базы путь вида
File="D:\Bases\Buh", у серверной —Srvr="srv1c";Ref="buh". - 🔑 Способ входа. Логин с паролем 1С или вход под учётной записью Windows (если компьютеры в домене).
- 📋 Что человеку можно делать. Только смотреть, вести первичку, закрывать месяц или администрировать. От этого зависит выбор профиля.
- 🎫 Хватает ли лицензий. Клиентская лицензия расходуется на каждый одновременный сеанс. Пятый сотрудник на ключе на пять мест вытеснит кого-то из коллег.
Если в базе вообще нет пользователей, она открывается без пароля с полными правами. Первым делом создайте учётную запись администратора — себе. Типовая конфигурация сама подскажет это при первом входе в список пользователей.
Как создать пользователя 1С в режиме Предприятия
В типовых конфигурациях на 8.3 (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP) пользователей заводят в режиме 1С:Предприятие. Конфигуратор для этого не нужен.
Где находится список пользователей
| Конфигурация | Путь к списку пользователей |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| 1С:ЗУП 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| 1С:Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
Разница только в названии верхнего раздела. Сама форма пользователя одинаковая — она из общей библиотеки стандартных подсистем.
Заполняем карточку
- Нажмите Создать.
- В поле «Полное имя» укажите ФИО сотрудника. Его видят в документах как ответственного.
- Отметьте флажок «Вход в программу разрешён».
- Задайте имя для входа — логин, который человек увидит в окне авторизации. Удобно
Ивановаилиivanova. - Выберите способ аутентификации:
- «1С:Предприятие» — логин и пароль. Нажмите «Установить пароль » и задайте временный.
- «Операционной системы» — выберите доменную учётную запись Windows. Пароль спрашиваться не будет.
- Нажмите Записать. Закрывать карточку пока не нужно — дальше права.
Попросите сотрудника сменить временный пароль при первом входе. Пароль, отправленный в мессенджер, уже нельзя считать секретом.
Быстрый способ: копирование похожего пользователя
Если в отделе уже работает бухгалтер с нужным набором прав, выделите его в списке и нажмите F9 (копировать). Получите новую карточку с теми же настройками. Останется сменить ФИО, имя для входа и пароль, а затем проверить группы доступа на вкладке прав — убедитесь, что они перенеслись.
Настройка прав: профили и группы доступа
После записи карточки нажмите в ней Права доступа . Откроется список групп доступа: флажком отмечаете те, в которые входит сотрудник.
Логика такая:
- Профиль — набор ролей под должность: «Администратор», «Главный бухгалтер», «Бухгалтер» и другие. Список зависит от конфигурации.
- Группа доступа — профиль плюс список участников. Пользователь получает права всех групп, в которых состоит.
- Роли — технические кирпичики платформы. Вручную их в типовой конфигурации не раздают.
Какой профиль выбрать
| Задача сотрудника | Что включить |
|---|---|
| Ведёт текущий учёт, проводит документы | Группа с профилем «Бухгалтер» |
| Закрывает месяц, сдаёт отчётность | Группа с профилем «Главный бухгалтер» |
| Обновляет базу, заводит пользователей | Группа с профилем «Администратор» |
| Только смотрит отчёты | Группа с профилем только для просмотра, если он есть в конфигурации, или своя группа с урезанным профилем |
Не давайте «Администратора» «на всякий случай». Это самая частая дыра в безопасности небольших баз: человек получает право удалять объекты, менять настройки учёта и других пользователей.
Свой профиль, если типового не хватает
Типовые профили лучше не править: их перезаписывает обновление. Правильный путь:
- Откройте
Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. - Скопируйте ближайший типовой профиль.
- В копии отметьте или снимите нужные роли.
- Создайте группу доступа с этим профилем и добавьте в неё сотрудника.
Ограничение по организациям
Если в базе несколько юрлиц, а бухгалтер должен видеть только одно, включите в Настройках пользователей и прав флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». После этого в группах доступа появится вкладка, где задаются разрешённые организации.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу и требует аккуратности. Ошибка в настройке — и сотрудник видит пустые списки документов. Проверьте результат, войдя под его учётной записью.
Почему не стоит заводить пользователей в Конфигураторе
Конфигуратор (Администрирование → Пользователи) тоже умеет создавать учётные записи и назначать роли на вкладке «Прочие». Но в типовой конфигурации на библиотеке стандартных подсистем роли пересчитываются по группам доступа. Роли, назначенные вручную, исчезнут при следующей записи прав или обновлении.
Конфигуратор оправдан в двух случаях: в базе ещё нет ни одного пользователя или это нетиповая самописная конфигурация без справочника «Пользователи».
Доступ к базе в файловом и клиент-серверном варианте
Учётная запись в 1С готова. Теперь сотрудник должен физически дотянуться до базы. Здесь варианты расходятся.
Файловая база в общей папке
- Расшарьте папку с базой (ту, где лежит
1Cv8.1CD). - В правах общего ресурса и в правах NTFS дайте пользователю Windows уровень «Изменение» на всю папку. Одного чтения мало: платформа создаёт в каталоге служебные файлы блокировок.
- На компьютере сотрудника в окне запуска нажмите Добавить → «Добавление в список существующей информационной базы» и укажите сетевой путь вида
\\server\Bases\Buh.
Указывайте UNC-путь, а не подключённый диск Z:. Букву диска у разных людей назначают по-разному, и через месяц у половины отдела база «пропадёт».
Файловый вариант рассчитан на небольшое число одновременных пользователей. Если в базе работают больше пяти человек, рассмотрите перевод на сервер 1С.
Клиент-серверная база
Здесь сотруднику не нужны права ни на папки сервера, ни на SQL. Всё проходит через кластер 1С.
- В окне запуска: Добавить → «Добавление в список существующей информационной базы».
- Тип расположения — «На сервере 1С:Предприятия».
- Укажите имя кластера серверов (например,
srv1c) и имя базы в кластере (например,buh).
Если подключение не проходит, проверьте сеть. Клиент обращается к агенту сервера на порт 1540, затем к менеджеру кластера на 1541 и к рабочим процессам — по умолчанию диапазон 1560-1591. Эти порты должны быть открыты на брандмауэре сервера.
Список баз для всего отдела
Когда сотрудников много, не настраивайте каждому окно запуска руками. Положите общий файл списка баз .v8i на сетевой ресурс и подключите его в настройках окна запуска. Новый человек сразу видит все нужные базы. Удобно и при переезде сервера: путь меняется в одном месте.
Удалённый доступ
Для работы из дома есть три законных способа: RDP к терминальному серверу, публикация базы на веб-сервере для веб-клиента или тонкого клиента и облачная 1С. Открывать порты сервера 1С или общую папку напрямую в интернет нельзя — это прямой путь к шифровальщику.
Когда сотрудник всё равно не может войти
Ошибки при открытии доступа повторяются из раза в раз. Разберите по симптому:
Прежде чем завершать чужие сеансы в консоли кластера, предупредите людей: несохранённые документы пропадут. Делайте это в обед или после рабочего дня.
Безопасность и контроль действий пользователей
Открыть доступ — половина дела. Вторая половина — не оставить в базе лишних дверей.
Принцип минимальных прав
- 🔒 Каждому — отдельная учётная запись. Общий логин «Бухгалтерия» на троих делает журнал бесполезным: нельзя понять, кто удалил документ.
- 🔒 Администраторов — один-два человека.
- 🔒 Пароль у каждого пользователя. Учётная запись без пароля в сетевой базе — открытая дверь для любого, кто запустит 1С.
- 🔒 В карточке пользователя Конфигуратора есть флажок «Защита от опасных действий». Он предупреждает при запуске внешних обработок из файла — оставьте его включённым для обычных сотрудников.
Увольнение сотрудника
Не удаляйте пользователя, под которым создавались документы. Ответственный в них станет «битой ссылкой». Правильно:
- Снимите флажок «Вход в программу разрешён».
- Отметьте пользователя как недействительного — флажок есть в карточке.
- Исключите его из всех групп доступа.
Сделайте это в день увольнения, а не «когда руки дойдут». Бывший сотрудник с рабочим паролем — реальный риск, особенно при удалённом доступе.
Журнал регистрации
Кто и что делал в базе, показывает Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю и периоду покажет входы, записи и удаления документов.
Глубина хранения журнала настраивается в Конфигураторе (Администрирование → Настройка журнала регистрации). Для аудита выбирайте самый подробный уровень регистрации (с примечаниями) и разумный период хранения: журнал растёт быстро.
Раз в квартал пройдитесь по списку пользователей. Отсортируйте по дате последнего входа и отключите тех, кто не входил больше месяца. Так вскрываются забытые учётки практикантов и подрядчиков.