Доступ к базе 1С для нового сотрудника: от учётной записи до ограничений по организациям

Чтобы открыть доступ в 1С, зайдите под администратором в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, создайте пользователя, задайте пароль и включите его в нужную группу доступа. Права в типовых конфигурациях на 8.3 (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) настраиваются именно там, а не в Конфигураторе. Пользователь получит новые права при следующем входе в программу.

Это ответ для работы внутри базы. Если сотрудник вообще не может подключиться к базе, проблема на уровне сети, папки или сервера 1С. Оба случая разобраны ниже, плюс ограничение доступа по организациям и разбор типовых ошибок.

Как устроены права и пользователи в 1С 8.3

В 1С три уровня доступа. Их полезно различать, чтобы искать проблему в правильном месте.

Роль — это набор прав на объекты конфигурации: «читать документы реализации», «проводить кассовые ордера» и так далее. Ролей в типовой конфигурации сотни. Раздавать их по одной долго и опасно, поэтому в типовых решениях есть надстройка из трёх понятий:

• 👤 Пользователь — учётная запись конкретного человека.
• 📦 Профиль группы доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор», «Только просмотр».
• 👥 Группа доступа — связка «профиль + список участников + ограничения». Например, группа «Бухгалтеры ООО Ромашка» на профиле «Бухгалтер».

Человек получает сумму ролей всех групп, в которые входит. Отнять право у одного участника группы нельзя: либо выведите его из группы, либо сделайте отдельную группу с другим профилем.

Если пользователей в базе нет совсем, 1С пускает любого без пароля с полными правами. Первый созданный пользователь должен быть администратором, иначе вы рискуете закрыть себе вход в настройки.

Создаём пользователя и выдаём права в режиме «Предприятие»

Путь к списку пользователей в типовых конфигурациях:

Шаг 1. Карточка пользователя

1. Откройте список Пользователи и нажмите Создать.
2. В поле «Полное имя» укажите ФИО, как его увидят в документах и журнале регистрации.
3. Если сотрудник есть в справочнике «Физические лица», выберите его. В ЗУП это связывает учётную запись с личной карточкой.
4. Проверьте, что включён флажок «Вход в программу разрешён». Без него запись останется, но войти по ней нельзя.
5. Задайте способ входа (подробнее в следующем разделе) и пароль.
6. Нажмите Записать.

Шаг 2. Права доступа

1. В карточке пользователя нажмите Права доступа.
2. Откроется список групп доступа. Отметьте нужные: обычно это одна группа по должности.
3. Если подходящей группы нет, создайте её в Группы доступа: выберите профиль, добавьте участников, запишите.
4. Попросите сотрудника перезапустить 1С. Роли применяются при входе, в открытом сеансе ничего не изменится.

Способы входа: пароль или учётная запись Windows

В карточке есть два основных способа проверки:

• 🔑 Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю. Подходит, если за одним компьютером работают разные люди.
• 🪟 Аутентификация операционной системы — 1С узнаёт сотрудника по учётной записи Windows. Пользователь ОС указывается в формате \\ДОМЕН\ИмяПользователя. Пароль 1С не вводится вовсе.

Можно включить оба способа сразу. Тогда при входе с «чужого» компьютера человек введёт пароль 1С.

Доступ к файловой базе по сети

Файловая база — это папка с файлом 1Cv8.1CD. Чтобы открыть доступ к ней второму компьютеру, одних пользователей 1С мало. Нужен доступ к самой папке.

1. Откройте общий доступ к папке с базой на компьютере, где она лежит.
2. Дайте нужным пользователям Windows право на изменение — и на уровне общего ресурса, и на вкладке «Безопасность» (NTFS). Только чтения недостаточно: 1С во время работы пишет в файл базы и создаёт служебные файлы рядом.
3. На компьютере сотрудника добавьте базу в список запуска: Добавить → Добавление в список существующей информационной базы, путь вида \\SERVER\Base\Buh.
4. Пользователя внутри 1С создайте так, как описано в предыдущем разделе.

Типовые признаки, что не хватает прав на папку:

• ❌ база открывается у администратора, но не у бухгалтера с того же компьютера;
• ❌ при входе 1С пишет об ошибке доступа к файлу или о том, что файл базы недоступен;
• ❌ у одного человека всё работает, а второй не может войти одновременно с ним.

Файловый вариант нормально держит несколько одновременных пользователей в локальной сети. Для работы через интернет и для большого числа сотрудников лучше серверный вариант или веб-публикация.

Доступ к серверной базе: кластер, порты и администраторы

В клиент-серверном варианте пользователи 1С хранятся в информационной базе так же, как в файловом. Но добавляется слой сервера 1С.

Что нужно, чтобы клиент дошёл до базы

• 🌐 Сеть. Клиент обращается к агенту сервера (порт 1540), затем к менеджеру кластера (1541) и к рабочим процессам. Диапазон портов рабочих процессов задаётся в свойствах рабочего сервера, по умолчанию 1560–1591. Все эти порты должны быть открыты в брандмауэре сервера.
• 🗂 Строка подключения. В списке баз клиента указывают На сервере 1С:Предприятия, имя кластера (имя сервера) и имя базы в кластере.
• 🔐 Лицензия. Без доступной клиентской лицензии платформа базу не запустит, даже если права пользователя в 1С в порядке.

Администраторы кластера и базы

В консоли администрирования серверов есть два разных набора учётных данных, их часто путают:

Если кластер защищён администратором, новую базу без его имени и пароля не создать. Для потерянного пароля администратора кластера нет «кнопки сброса»: нужен администратор сервера, который восстановит служебные файлы кластера из резервной копии при остановленной службе.

Профили групп доступа: готовые и свои

Поставляемые профили закрывают типовые должности. Их список и состав ролей лежат в Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

Поставляемый профиль нельзя изменить: при обновлении конфигурации он всё равно вернётся к исходному виду. Если нужен особый набор прав, делайте так:

1. Выделите подходящий профиль и нажмите Скопировать.
2. Дайте копии понятное имя: «Бухгалтер + банк», «Кассир без отчётов».
3. На вкладке ролей добавьте или снимите нужные роли.
4. Запишите профиль и создайте на его основе группу доступа.

Типовые задачи и решение

Почему не стоит раздавать роли в Конфигураторе

В Конфигураторе тоже есть список пользователей: Администрирование → Пользователи, вкладка «Прочие» с ролями. В типовых конфигурациях на БСП этот путь неудобен и ненадёжен. При следующем изменении групп доступа программа пересчитает роли пользователя по профилям, и роли, проставленные вручную, пропадут.

Конфигуратор оставьте для двух случаев: база без БСП (самописная или старая) и аварийное восстановление входа администратора.

Ограничения по организациям и отдельным данным

Иногда сотрудник должен видеть документы только своей фирмы. Для этого есть ограничение доступа на уровне записей.

1. Включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Откройте профиль (свой, скопированный) и перейдите на вкладку видов доступа.
3. Для вида доступа «Организации» выберите режим «Все запрещены, кроме…» и укажите, что значения задаются в группе доступа.
4. В группе доступа на этом профиле перечислите разрешённые организации.
5. Пользователь перезаходит в программу.

После включения ограничения программа заполняет служебные данные для проверки доступа. Это делает регламентное задание «Заполнение данных для ограничения доступа». В большой базе первое заполнение идёт долго, а списки до его окончания могут показываться неполными.

Кроме организаций, в разных конфигурациях есть свои виды доступа: склады, группы контрагентов, физические лица. Набор зависит от конфигурации, полный список видно на вкладке видов доступа в профиле.

Даты запрета изменения

Отдельный механизм — запрет редактирования закрытых периодов. Он не скрывает данные, но не даёт исправлять документы задним числом. Настройка в БП: Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. Можно задать общую дату для всех и отдельные даты по пользователям и организациям.

Диагностика: почему доступ не открылся

Если администратор сам потерял вход

Сценарий неприятный, но решаемый. Если у вас есть другой пользователь с правами администратора, сбросьте пароль из его сеанса. Если нет:

• Восстановите базу из резервной копии, где пароль известен, и перенесите изменения.
• В серверной базе обратитесь к администратору сервера: у него есть доступ к консоли кластера и СУБД.
• Обратитесь к партнёру, который обслуживает вашу 1С.

Где посмотреть, кто и что делал

Журнал регистрации (в БП он открывается из раздела Администрирование → Обслуживание) показывает входы, ошибки и изменения данных с указанием пользователя. Отфильтруйте его по имени сотрудника и событию «Сеанс. Аутентификация»: так видно, доходит ли он до базы вообще.

Частые вопросы