Где найти входящую или исходящую накладную в 1С 8.3 и как её открыть, распечатать или скопировать

Чтобы открыть накладную в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0), идите в журнал своего направления: входящая от поставщика лежит в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), исходящая покупателю — в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В журнале найдите строку по номеру, дате или контрагенту и откройте её двойным щелчком или клавишей Enter.

Способов найти документ несколько, и выбор зависит от того, что вы о нём знаете. Знаете раздел и примерную дату — быстрее всего журнал. Знаете только номер или сумму — поиск в списке. Видите сумму в оборотке по 60 или 62 счёту, но не понимаете, какой это документ, — расшифровка отчёта откроет накладную в два щелчка.

Где лежат накладные в разных конфигурациях

Пути меню в типовых конфигурациях стабильны. Ниже — интерфейс «Такси» платформы 8.3.

В Бухгалтерии один журнал хранит сразу товарные накладные, акты услуг и УПД. Вид операции виден в колонке списка и в заголовке открытого документа: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» и так далее.

В УТ 11 документ закупки называется «Приобретение товаров и услуг», продажи — «Реализация товаров и услуг». Журналы «(все)» показывают ещё и возвраты, поэтому смотрите на колонку с видом документа.

Входящая накладная от поставщика: открываем через покупки

Порядок для Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте раздел Покупки.
2. В группе «Покупки» выберите Поступление (акты, накладные, УПД).
3. Отсортируйте список по дате: щелчок по заголовку колонки «Дата».
4. Найдите строку и откройте её двойным щелчком.

У входящей накладной два номера. Первый — внутренний номер 1С, который программа присваивает сама, например 0000-000154. Второй — номер, под которым документ выписал поставщик. Его вносят в шапке документа рядом с датой поставщика.

Именно путаница двух номеров чаще всего мешает найти накладную. Бухгалтер ищет «№ 87 от поставщика», а программа ищет по внутреннему номеру. Если по номеру из бумаги ничего не нашлось — ищите по контрагенту и сумме или используйте поиск по всем колонкам (о нём ниже).

Исходящая накладная покупателю: раздел продаж

Для Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте раздел Продажи.
2. Выберите Реализация (акты, накладные, УПД).
3. Найдите документ и откройте его.

Здесь номер один: тот, что 1С присвоила при записи, он же печатается в ТОРГ-12 или УПД. Поэтому номер с бумажного экземпляра покупателя совпадает с номером в программе, и поиск работает напрямую.

Из реализации удобно переходить к связанным документам. Внизу формы есть ссылка на выписанный счёт-фактуру: щелчок по ней открывает его. Если счёт-фактуры нет, там же будет команда его создать.

Чтобы увидеть всю цепочку — счёт покупателю, реализацию, оплату, счёт-фактуру, — откройте в форме документа меню Ещё и выберите команду структуры подчинённости. Из этой схемы любой документ открывается двойным щелчком.

Поиск накладной по номеру, дате и сумме

Поиск в списке журнала

В каждом журнале есть строка поиска в правом верхнем углу. Её же вызывает Ctrl+F. Введите номер, фрагмент названия контрагента или сумму — список оставит только подходящие строки.

Поиск идёт по колонкам, которые видны в списке. Если колонки с номером поставщика нет, по нему ничего не найдётся.

Чтобы искать по конкретному полю и условию, используйте Ещё → Расширенный поиск (Alt+F). Там выбирается поле, вид сравнения («Содержит», «Равно») и значение. Удобно, когда сумма совпадает у десятка документов, а номер нужен точный.

Глобальный поиск

Поле поиска в верхней части главного окна ищет по всей базе: справочники, документы, команды меню. Введите номер накладной или название контрагента — в результатах будут ссылки на найденные документы.

Чтобы глобальный поиск находил документы по содержимому, в базе должен быть включён полнотекстовый поиск. Он настраивается в разделе Администрирование в общих настройках: включается флажок и обновляется индекс. Индекс строится не мгновенно, на большой базе это может занять заметное время, поэтому включают его вне рабочего дня.

Через отчёт: от суммы к документу

Это приём, который знают практики, но редко описывают. Допустим, в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 у поставщика висит странный оборот.

1. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 60 или 62 счёту.
2. Дважды щёлкните по сумме нужного контрагента.
3. В расшифровке выберите карточку счёта или анализ.
4. В карточке дважды щёлкните по строке — откроется сам документ.

Так же работает карточка счёта 41 или 10: из движения по товару вы попадаете ровно в ту накладную, которая это движение сделала.

По ссылке от коллеги

Когда коллега спрашивает «посмотри вот эту накладную», не диктуйте номер. В открытом документе получите навигационную ссылку: меню формы или Ctrl+F11. Ссылка копируется в буфер, её можно отправить в мессенджер.

Получатель вставляет её через главное меню, команда перехода по ссылке (Shift+F11). Документ откроется сразу, без поиска по журналу. Работает только внутри той же информационной базы.

Отборы и период: почему журнал «пустой»

Самая частая жалоба — «накладной нет в списке», хотя её точно вводили. Обычно виноваты настройки самого списка, а не потеря данных.

Что проверить в журнале по порядку:

• 📅 Период. Через Ещё → Установить период список могли ограничить, например, текущим месяцем. Сбросьте период или выберите год.
• 🏢 Организация. В шапке журнала Бухгалтерии есть быстрый отбор по организации. Если в базе несколько юрлиц, документ другой организации скрыт.
• 👤 Контрагент. Рядом может стоять отбор по контрагенту, оставшийся с прошлого раза.
• 🔍 Строка поиска. Забытый текст в поле поиска тоже фильтрует список. Очистите поле крестиком.
• 🔀 Сортировка. Если список отсортирован по убыванию даты, старые документы окажутся в самом низу.

Отборы сохраняются вместе с настройками пользователя. Поэтому «у коллеги видно, а у меня нет» — почти всегда разные отборы, а не разные права.

Проведённая, непроведённая, помеченная на удаление

Состояние накладной видно по значку в первой колонке списка:

Открыть можно любую из них. Но непроведённая и помеченная накладные не попадают в оборотку и карточки счетов. Поэтому приём «от суммы к документу» их не найдёт: ищите в журнале.

Если документ помечен на удаление по ошибке, выделите его в списке и нажмите Delete ещё раз — пометка снимется. Затем проведите документ.

Перепровести или отменить проведение открытой накладной можно кнопками «Провести» и «Провести и закрыть». Отменить проведение — через Ещё → Отмена проведения в форме или выделив документ в списке.

Печать и копирование накладной

Как распечатать

В открытой накладной нажмите кнопку Печать в командной панели. Список форм зависит от вида операции, обычно там есть:

• 📄 Товарная накладная (ТОРГ-12);
• 📄 Универсальный передаточный документ (УПД);
• 📄 Акт об оказании услуг — для операций с услугами;
• 📄 Комплект документов — несколько форм сразу.

Распечатать можно прямо из журнала, не открывая документ: выделите одну или несколько строк (с Ctrl или Shift) и нажмите Печать над списком. Так за раз печатают пачку накладных за день.

Печатную форму можно сохранить в файл: в окне предварительного просмотра есть кнопка сохранения, форматы — PDF, XLSX, DOCX и другие. Там же — отправка по почте, если в базе настроена учётная запись.

Как скопировать

Чтобы создать похожую накладную, выделите исходную в списке и нажмите F9 или кнопку копирования. Откроется новый документ с теми же товарами, контрагентом и ценами, но с сегодняшней датой и без номера.

Для входящих накладных копирование полезно, когда поставщик возит одно и то же каждую неделю. Не забудьте поменять номер и дату документа поставщика: при копировании старые значения могут остаться.

Почему накладная не открывается и что с этим делать

Если документ найден, но открыть или изменить его не получается, причину видно по сообщению. Выберите свой случай:

Отдельный случай — накладная пришла по ЭДО и ещё не загружена в учёт. Тогда в журнале поступления её нет: она лежит в текущих делах ЭДО как входящий документ. После сопоставления номенклатуры и создания документа учёта она появится в журнале поступлений.