Почтовый клиент 1С 8.3: включение, учётная запись, отправка и приём писем

Чтобы открыть почту в 1С 8.3, её сначала нужно включить: Администрирование → Органайзер — флажок почтового клиента (взаимодействий) и ссылка «Учетные записи электронной почты». После этого добавьте учётную запись, и в панели разделов появится команда «Почта». Так устроено в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых решениях на Библиотеке стандартных подсистем.

Частое заблуждение — что почта в 1С «просто есть» и её не видно из-за прав. Чаще её не видно потому, что функция выключена в настройках программы. Вторая типичная история — учётная запись создана, но письма не уходят: почтовый сервис не пускает 1С по обычному паролю и требует пароль приложения.

Что подготовить перед настройкой почты в 1С

Почтовый клиент 1С не хранит письма у себя «из ниоткуда». Он подключается к вашему ящику по тем же протоколам, что Outlook или Thunderbird. Значит, до входа в 1С соберите данные:

• 📧 адрес ящика и пароль от него;
• 🔑 пароль приложения, если сервис его требует (Яндекс, Mail.ru, Gmail с двухэтапной проверкой);
• 🌐 адреса серверов исходящей (SMTP) и входящей (IMAP или POP3) почты;
• 🔒 порты и тип шифрования;
• 🛡️ доступ из сети: корпоративный файрвол не должен резать порты 465, 587, 993 или 995.

Параметры популярных сервисов:

Как включить и открыть почту в 1С 8.3

Шаг 1. Включить почтовый клиент

1. Откройте раздел Администрирование → Органайзер.
2. Включите флажок, отвечающий за почтовый клиент и взаимодействия.
3. Нажмите ссылку «Учетные записи электронной почты».

Без этого флажка программа всё равно может отправлять письма из печатных форм, но журнала входящих и исходящих писем не будет.

Шаг 2. Создать учётную запись

1. В списке учётных записей нажмите «Создать».
2. Введите адрес и пароль (или пароль приложения).
3. Отметьте, для чего нужна запись: только отправка или отправка и получение.
4. Нажмите «Далее». Программа попробует сама подобрать серверы и порты по домену адреса.
5. Если автоподбор не сработал, переключитесь на ручную настройку и введите данные из таблицы выше.

Шаг 3. Проверить подключение

В карточке учётной записи есть команда «Проверить настройки». Она пробует войти на оба сервера и пишет понятную ошибку, если что-то не так. Запускайте её сразу, а не после первого неотправленного счёта.

Приём писем: IMAP или POP3

Протокол выбирается при создании учётной записи. От него зависит, что произойдёт с письмами на сервере.

Для рабочих ящиков почти всегда выбирайте IMAP. С POP3 и включённым удалением с сервера письмо, загруженное в 1С, исчезнет из веб-интерфейса, и коллеги его уже не найдут.

Когда журнал почты открыт (шаг 4), письма загружаются командой «Отправить и получить». Автоматически — по регламентному заданию «Получение и отправка электронных писем» (о нём ниже).

💡 Входящие письма 1С пытается связать с контрагентом по адресу отправителя. Если адрес есть в контактах, письмо попадает в историю взаимодействий с клиентом. Это удобно для отдела продаж: вся переписка лежит рядом со счетами и заказами.

Шаг 4. Найти журнал «Почта»

После включения в панели разделов появляется команда «Почта» — в разных конфигурациях она лежит в разных разделах (в УТ и Комплексной автоматизации журнал называется «Взаимодействия»). Самый быстрый способ — набрать «почта» в поиске по командам интерфейса.

Если команду не видно совсем, откройте её через «Все функции»: Журналы документов → Взаимодействия. Пункт «Все функции» включается в главном меню: Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции».

Отправка писем из документов и печатных форм

Ради этого почту в 1С и настраивают: отправить покупателю счёт, акт или сверку, не сохраняя файл на рабочий стол.

1. Откройте документ, например «Счет покупателю».
2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
3. В форме предпросмотра нажмите «Отправить» (значок конверта).
4. Выберите формат вложения. Для контрагента обычно хватает PDF; если он будет править документ — добавьте Excel.
5. Проверьте адрес: 1С подставляет его из контактной информации контрагента или контактного лица.
6. Допишите текст и отправьте.

Тема и текст письма заполняются автоматически по названию документа. Если у вас есть шаблон для этого вида документа, программа предложит его выбрать.

Несколько документов за раз отправляют так: выделите их в списке (Ctrl или Shift), затем «Печать» → форма → «Отправить». Получится одно письмо с несколькими вложениями на один адрес. Для разных получателей каждый документ отправляйте отдельно или настройте рассылку.

Шаблоны писем: чтобы не писать одно и то же

Шаблоны включаются там же, в Администрирование → Органайзер, флажком «Шаблоны сообщений». После этого в списке шаблонов можно создать заготовку.

Как устроен шаблон:

• 🎯 Назначение — для какого объекта он нужен: счёт, реализация, акт сверки или общий шаблон без привязки;
• 📝 Тема и текст с параметрами в квадратных скобках — 1С подставит номер документа, сумму, имя контрагента;
• 📎 Вложения — можно сразу приложить печатную форму документа в нужном формате.

Пример текста шаблона для счёта:

Здравствуйте!

Направляем счёт [Счет покупателю.Номер] от [Счет покупателю.Дата]
на сумму [Счет покупателю.Сумма документа].

Оплату просим произвести в течение 5 банковских дней.

Параметры не нужно набирать руками: в редакторе шаблона есть список доступных реквизитов объекта, их выбирают двойным щелчком. Набранное вручную имя с опечаткой просто не заменится, и клиент увидит скобки.

Microsoft Exchange и корпоративная почта

Отдельного «коннектора к Exchange» в типовых конфигурациях нет. 1С работает с Exchange как с обычным почтовым сервером — по SMTP и IMAP (или POP3).

Что нужно от администратора Exchange:

1. Включить службу IMAP4 на сервере (по умолчанию в локальном Exchange она остановлена).
2. Разрешить отправку клиентам с авторизацией — обычно порт 587 с STARTTLS.
3. Дать пользователю, от имени которого работает 1С, право отправлять с нужного адреса.
4. Если сертификат сервера выпущен внутренним центром сертификации — установить корневой сертификат на компьютеры с 1С. Иначе подключение по SSL сорвётся.

С облачным Exchange Online (Microsoft 365) сложнее. Microsoft поэтапно отключает базовую авторизацию по логину и паролю, а встроенный клиент 1С рассчитан именно на неё. Если подключение не проходит, практичный выход — отдельный ящик для отправки из 1С у сервиса, который поддерживает пароли приложений, или собственный SMTP-ретранслятор в сети компании.

Автоматическая отправка и рассылки по расписанию

Регламентное задание для почты

Чтобы письма уходили и приходили без нажатия кнопки, должно работать задание «Получение и отправка электронных писем». Список заданий: Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания.

Откройте задание, проверьте, что оно включено, и задайте расписание — например, каждые 10 минут в рабочее время.

В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока хотя бы один пользователь работает в программе. Ночью, когда все вышли, письма не отправятся. Для круглосуточной отправки нужна клиент-серверная база или отдельный компьютер с постоянно запущенным сеансом.

Рассылки отчётов

Подсистема рассылок отправляет отчёты по расписанию: оборотно-сальдовую ведомость директору каждый понедельник, дебиторку менеджерам раз в день.

1. Включите рассылки: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → флажок «Рассылки отчетов».
2. Откройте список рассылок и создайте новую.
3. Добавьте отчёты и для каждого выберите вариант и формат (PDF, Excel).
4. Укажите получателей: список адресов, пользователей или контрагентов.
5. На вкладке расписания задайте периодичность и время.
6. Выберите учётную запись, с которой пойдёт рассылка.

Права доступа и безопасность почты

Почта в 1С — это доступ к переписке с клиентами и к отправке документов от имени компании. Настраивайте её так же аккуратно, как доступ к банку.

Как разделить доступ:

• 👤 Личная учётная запись — в карточке указывается владелец, и чужие пользователи её не видят. Подходит для менеджеров.
• 🏢 Общая запись (например, buh@) — доступна группе пользователей. Удобно для бухгалтерии, но в истории видно только, кто нажал «Отправить».
• ⚙️ Системная учётная запись — служебная, через неё программа шлёт уведомления. Её не стоит давать пользователям для переписки.

Права на работу с почтой выдаются через профили групп доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав. Пользователю без права на взаимодействия команда «Почта» не покажется, даже если флажок в органайзере включён.

Что ещё учесть:

• 🔐 Пароль от ящика хранится в защищённом хранилище базы и в карточке не показывается. Но любой с полными правами может отправить письмо с этого ящика — не раздавайте полные права «на всякий случай».
• 📤 При выгрузке базы в .dt пароли учётных записей переносятся вместе с ней. Передавая копию базы подрядчику, удалите или смените пароли почты в копии.
• 🚫 Для отправки из 1С используйте пароль приложения, а не основной пароль ящика. Его можно отозвать, не меняя пароль везде.

Ошибки почты в 1С и что с ними делать

Быстрая проверка доступности сервера из Windows, без 1С:

Test-NetConnection smtp.yandex.ru -Port 465
Test-NetConnection imap.yandex.ru -Port 993

Если в ответе TcpTestSucceeded : False, проблема в сети, и перебирать настройки в 1С бесполезно.

Частые вопросы