Создание и настройка склада в 1С:УТ 11 шаг за шагом

Новый склад в 1С:Управление торговлей появляется не на форме документа, а в справочнике Склады. Частая ошибка новичка — искать склад в приходной накладной: пока запись не создана в справочнике и не включён учёт нескольких складов, выбирать там нечего. Поэтому порядок такой: включаем учёт складов → создаём карточку → задаём схему работы → проверяем, не мешает ли проведению дата запрета.

Ниже — где в УТ 11 лежит справочник складов, какие поля заполнять обязательно, чем отличается ордерный склад от обычного и что делать, когда документы по новому складу не проводятся. Пути указаны для интерфейса «Такси» в актуальных релизах УТ 11.4–11.5.

Где включить учёт складов и открыть справочник

В УТ 11 сам справочник живёт в разделе НСИ и администрирование → НСИ → Склады. Если пункта Склады в меню нет — значит, в базе используется один подразумеваемый склад и учёт нескольких складов выключен.

Включается он функциональной опцией: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка → Несколько складов. После установки флажка в разделе Склад и доставка и в документах появится поле выбора склада.

Открыть список можно двумя путями — через НСИ и администрирование или прямо из раздела Склад и доставка (название группы в меню по релизу может чуть отличаться). Оба ведут в один и тот же справочник.

Заодно в настройках раздела Склад и доставка стоит сразу посмотреть смежные опции: Ордерные склады, Адресное хранение, Контроль остатков. Их не обязательно включать прямо сейчас, но полезно знать, что именно они открывают дополнительные поля в карточке склада. Если позже окажется, что нужная настройка в карточке «пропала», причина почти всегда в выключенной функциональной опции раздела, а не в самом складе.

Создаём карточку нового склада

Нажмите Создать в списке складов и заполните карточку:

1. Наименование — коротко и по сути: «Основной склад», «Склад брака», «Торговый зал». По нему сотрудники будут искать склад в документах.
2. Группа складов — если складов много, заведите папки (Создать группу) и разложите склады по ним. Для первого склада группа не обязательна.
3. Ответственный — сотрудник, отвечающий за остатки. Поле справочное, но помогает при разборе недостач.
4. Склад оптовый / розничный — тип определяет, как склад участвует в продажах; подробнее в таблице ниже.
5. Складская территория — заполняется, когда к складу привязана доставка и зоны; для обычного склада можно оставить пустым.

Сохраните карточку кнопкой Записать и закрыть. Пока склад не записан, он не появится в выпадающих списках документов. Это и есть вторая по частоте причина вопроса «создал склад, а выбрать не могу».

Ответственное лицо и базовые настройки склада

Ответственного удобно задавать не только в карточке, но и на уровне прав: именно его подставляет программа в складские ордера и акты.

Отдельно в карточке решается, как склад принимает и отгружает товар:

• Поступление — сразу документом или по приходному ордеру.
• Отгрузка — сразу или по расходному ордеру.
• Контроль остатков — запрещать ли отгрузку в минус.

Эти переключатели и превращают обычный склад в ордерный. Если оставить «при поступлении/отгрузке — сразу», склад работает по простой схеме: провёл приходную накладную — остаток вырос.

Ордерная схема нужна там, где товар физически приходит раньше, чем на него готовы документы (или наоборот). Кладовщик оформляет приходный ордер по факту приёмки, а бухгалтер проводит накладную поставщика своим временем. До момента, пока обе операции не сомкнутся, товар числится «к оформлению» — это видно в складских отчётах и помогает не терять расхождения между фактом и документами.

Типы складов в УТ 11: какой выбрать

В УТ 11 «тип» склада складывается из двух настроек — назначения (опт или розница) и схемы движения (обычный, ордерный, адресный). Выбор зависит от того, нужно ли разделять момент фактического движения товара и момент его отражения в учёте.

Отдельно стоит розничный склад (торговый зал магазина) — он привязан к магазину и кассе и ведёт учёт в розничных ценах. Для него обычно заводят не склад «с нуля», а магазин в соответствующем справочнике, к которому склад торгового зала прикрепляется автоматически.

Помимо физических складов в УТ бывают и «виртуальные» — например, склад для учёта брака, транзитный склад или склад переработчика. С точки зрения справочника они создаются точно так же, обычной карточкой; разница только в том, какой смысл вы в них вкладываете и какими документами наполняете.

Не усложняйте на старте: для первого склада почти всегда подходит обычная схема. Ордерную и адресную подключают, когда объёмы и число сотрудников делают простую схему тесной. Переключить склад на более сложную схему можно и потом — важно лишь делать это на «чистом» периоде, а не посреди активных отгрузок.

Адресное хранение: когда включать и что настроить

Адресное хранение нужно, когда одного ответа «на складе 40 коробок» мало — важно знать ячейку, стеллаж и проход. Включается оно только на ордерном складе.

Что потребуется настроить после включения:

1. Рабочие участки и ячейки — структура хранения: ряды, стеллажи, ячейки. Их заводят в справочниках, привязанных к складу.
2. Способ хранения — справочное размещение (ячейки указываются, но строго не контролируются) или собственно адресное (программа ведёт остаток в разрезе ячеек).
3. Стратегии размещения и отбора — по каким правилам система подсказывает, куда положить и откуда взять товар.

Адресный склад требует дисциплины: каждое перемещение между ячейками оформляется отдельным документом. Если оформлять ячейки некому, выгоды от адресного хранения не будет, а трудозатраты вырастут.

Почему документы по складу не проводятся и как открыть период

Самая болезненная ситуация: склад создан, товар есть, а документ не проводится. Разберём, что проверять по порядку — от частого к редкому.

Про «открытие периода» в УТ отдельной кнопки нет. Под этим обычно понимают две вещи: снять или сдвинуть дату запрета изменения данных и убедиться, что по складу введены начальные остатки на нужную дату. Когда оба условия выполнены, документы проводятся без ошибок.

Начальные остатки вводят, когда склад заводят не в пустой базе, а при переходе с другой программы или при вводе фактических остатков по инвентаризации. Для этого используют помощник Ввод начальных остатков в разделе Склад и доставка: он формирует документ, который разом «кладёт» на склад нужные позиции и количества на выбранную дату. Дату документа начальных остатков ставят раньше первой рабочей операции — иначе отрицательных остатков и ошибок проведения не избежать.

Доступ пользователей к складу: ограничение по складам

По умолчанию сотрудник с правами на раздел видит все склады. Чтобы кладовщик работал только со своим складом, настраивается ограничение доступа на уровне записей.

Порядок такой:

1. Включите ограничение: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Ограничивать доступ на уровне записей.
2. Создайте или откройте группу доступа с профилем, где есть права на склады.
3. В группе доступа на закладке с ограничениями укажите разрешённые склады (конкретные или группу складов).
4. Включите пользователя в эту группу доступа.

После этого в списках и документах сотрудник увидит только разрешённые склады, а чужие для него будут недоступны.

Права на действия со складом и доступ к конкретным складам — это два разных слоя. Профиль группы доступа отвечает за то, что человек в принципе умеет (создавать ордера, проводить перемещения, видеть отчёты), а ограничение по складам — за то, с какими именно складами он это делает. Настраивают их по очереди: сперва подбирают профиль под роль сотрудника, затем сужают список складов.

Учтите: включение ограничения на уровне записей чуть нагружает систему на больших базах. На небольшой базе это незаметно, на крупной — повод не плодить лишние правила доступа.

Частые вопросы