Открытие смены в РМК: подготовка кассы, шаги и частые ошибки

Смена открывается в рабочем месте кассира (РМК): кнопка Открытие смены на главном экране. Перед этим онлайн-касса должна быть подключена, драйвер установлен, а предыдущая смена — закрыта. В 1С:Розница и 1С:Управление торговлей (УТ 11) порядок почти одинаковый, различается только раздел, из которого запускается РМК.

Открыть смену нужно до первой продажи. Пока смена закрыта, пробить чек нельзя — касса не сформирует фискальный документ. По 54-ФЗ смена не может длиться дольше 24 часов: если с момента открытия прошли сутки, касса блокирует продажи, и смену сначала придётся закрыть.

Ниже — что проверить до старта, как настроить кассу ККМ, как пройти открытие по шагам, какие фискальные документы при этом формируются и что делать, когда касса не отвечает.

Что проверить до открытия смены

Большинство сбоев при открытии — это не ошибка программы, а оборудование: касса выключена, отошёл кабель, не запущен драйвер. Поэтому сначала короткая проверка техники, потом — сама смена.

Статус смены виден в самом РМК — в строке состояния обычно указано Смена закрыта, Смена открыта или предупреждение о превышении 24 часов. Если написано, что смена открыта, а продаж вы не начинали — значит, её не закрыли накануне. Такую смену надо закрыть и открыть заново.

Проверить связь ККТ с программой можно в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование: откройте карточку кассы и нажмите Тест подключения (или Тест устройства). Успешный тест означает, что 1С видит кассу и готова отдавать ей команды.

Настройка кассы ККМ и рабочего места

Если касса подключается впервые, одного драйвера мало — нужно, чтобы в программе были заведены справочник Кассы ККМ и настроенное рабочее место кассира. Без этого кнопка открытия смены просто не появится или выдаст ошибку «не определена касса».

Пути к ключевым объектам немного отличаются по конфигурациям:

Порядок первичной настройки:

1. В Подключаемое оборудование добавьте устройство типа ККТ с передачей данных, выберите драйвер модели и укажите порт. Нажмите Записать, затем Тест подключения.
2. Заведите элемент справочника Кассы ККМ и свяжите его с этим подключаемым оборудованием. Здесь же указывается организация, по которой касса регистрирует продажи.
3. В настройках рабочего места кассира задайте, какую кассу ККМ использует это РМК, и какой склад/магазин к нему привязан.
4. Проверьте права кассира: у пользователя должна быть роль, разрешающая открытие смены и работу в РМК.

Эквайринговый терминал (для оплаты картой) настраивается отдельно, тоже в подключаемом оборудовании. На открытие кассовой смены он не влияет, но многие банковские терминалы требуют собственного открытия дня — обычно оно проходит автоматически при первой оплате картой.

Как открыть смену в РМК: по шагам

Когда оборудование проверено и настройки на месте, открытие занимает несколько секунд.

1. Запустите РМК из раздела Продажи. Откроется полноэкранное рабочее место кассира с крупными кнопками операций.
2. Авторизуйтесь: выберите кассира из списка и введите пароль, либо приложите карту (штрихкод) сотрудника, если так настроен вход.
3. Нажмите кнопку Открытие смены. В большинстве раскладок РМК под неё отведена отдельная функциональная клавиша — она подписана на экране.
4. Касса напечатает отчёт об открытии смены и отправит фискальный документ в ОФД. На экране статус сменится на Смена открыта.
5. При необходимости внесите разменный фонд: операция Внесение денег. Это не продажа, фискальный чек прихода она не формирует, но фиксирует наличные в кассе для корректного пересчёта в конце дня.

После этого можно пробивать чеки. Если касса настроена на автоматическое открытие смены, она откроет её сама при первом чеке — тогда отдельно нажимать Открытие смены не нужно, но отчёт об открытии всё равно будет напечатан.

Внести размен можно и до, и после открытия смены — главное, чтобы к первой продаже в денежном ящике уже лежала наличность для сдачи. Выемку (инкассацию) делают в конце дня перед закрытием смены.

Какие фискальные документы формируются

Открытие смены — это не внутренняя пометка в базе, а фискальная операция. Касса формирует и передаёт в ОФД отдельный документ.

• Отчёт об открытии смены — фискальный документ, который печатается при старте. В нём номер смены, дата, время, данные ККТ. Именно он запускает отсчёт 24 часов.
• Чеки ККМ — каждая продажа в течение смены. В 1С они сохраняются как документы Чек ККМ.
• Отчёт о закрытии смены (в обиходе Z-отчёт) — формируется при закрытии, подводит итоги по приходу, возвратам, наличным и безналичным.
• Отчёт о розничных продажах — внутренний документ 1С, который создаётся при закрытии смены и агрегирует проданное для складского и управленческого учёта. Это не фискальный документ, а учётный.

Внутри открытой смены можно снять X-отчёт (отчёт о текущем состоянии расчётов). Он показывает накопленную выручку и количество чеков на момент печати, но не закрывает смену и не обнуляет счётчики. Его используют для промежуточной сверки кассы в середине дня или при пересменке, когда нужно зафиксировать показания, а смену закрывать рано.

Посмотреть, какие смены и чеки уже прошли через кассу, можно в журналах документов по кассовой технике: списки Чеки ККМ и смен ККМ доступны из раздела Продажи. По ним сверяют, что открытие и закрытие смен проходят без пропусков.

Ошибки при открытии смены и их решения

Разберём типовые ситуации, когда смена не открывается. Большинство решается без вызова специалиста.

Отдельно про «зависшую» смену: если программа показывает Смена открыта, но сама касса утверждает, что смена закрыта (или наоборот), данные рассинхронизировались. В этом случае не пробуйте закрывать смену обычной продажей — сверьте статус напрямую через драйвер ККТ и при расхождении обратитесь к обслуживающей организации. Принудительные операции с ФН без понимания последствий могут привести к потере фискальных данных.

Контроль открытия смен и автоматизация

Когда касс несколько, важно не пропустить открытие смены на каждой точке. В 1С для этого есть несколько опор.

• Автоматическое открытие смены при первом чеке. Включается в настройках РМК или кассы ККМ. Кассиру не нужно помнить про отдельную кнопку — смена откроется сама, когда он начнёт продавать.
• Напоминание и контроль статусов. В строке состояния РМК всегда видно, открыта смена или нет. Это первое, на что смотрит кассир утром.
• Журналы смен и чеков. По спискам Чеки ККМ и смен ККМ из раздела Продажи администратор проверяет, что все кассы вовремя открыли и закрыли смены, нет «переходящих» суток.
• Отчёты по розничным продажам. Итоги по сменам и магазинам смотрят в отчётах раздела Продажи. По ним сверяют выручку с данными ОФД.

Отдельный случай — пересменка, когда за одной кассой в течение суток работают разные сотрудники. Закрывать смену при каждой передаче кассы не нужно: по 54-ФЗ смена привязана не к кассиру, а к кассе и 24-часовому лимиту. При пересменке достаточно сменить авторизацию в РМК (выйти и войти под другим сотрудником) и при необходимости снять X-отчёт, чтобы зафиксировать выручку предыдущего кассира. Фискальную смену в этот момент не трогают.

Если кассир на точке один и смена каждый день стандартная, достаточно включить автоматическое открытие и один раз выстроить права. Но когда касс несколько или на них работают посменно, журналы смен и регулярная сверка выручки с ОФД — это то, что не даёт «потерять» открытую сутки назад смену и нарваться на блокировку продаж.

Проверьте себя по мини-тесту ниже — это помогает кассирам не путать порядок действий в начале дня.

Если открытие смены на точке — ежедневная рутина, имеет смысл один раз включить автоматическое открытие и настроить права так, чтобы кассир не мог случайно работать под чужой учётной записью. Тогда начало дня сводится к запуску РМК и авторизации.

Частые вопросы