Отмена проведения, сторно и удаление документов в 1С 8.3

«Отменить документ» в 1С означает одно из четырёх разных действий: убрать проводки (отмена проведения), исправить движения в закрытом периоде (сторно), пометить на удаление или физически стереть объект из базы. От ошибочно выбранного способа зависит, останется ли документ в базе, уйдут ли из учёта его проводки и не разъедется ли при этом отчётность.

Если период ещё открыт, а документ только что проведён — почти всегда хватает отмены проведения. Если месяц уже закрыт и сдана отчётность — правят не сам документ, а делают сторнирующую операцию. Ниже — порядок для каждого случая и подводные камни: даты запрета, права доступа , контроль ссылочной целостности при удалении.

Чем отличаются отмена проведения, пометка, сторно и удаление

Четыре операции легко спутать, а последствия у них разные. Отмена проведения снимает проводки, но оставляет сам документ. Пометка на удаление помечает объект крестиком и тоже убирает движения, но документ пока виден в списке. Удаление стирает объект физически. Сторно вообще не трогает исходный документ — оно добавляет обратные (красные) движения отдельной операцией.

Чтобы не ошибиться со способом, ответьте на один вопрос — что именно вам нужно от документа.

Как отменить проведение документа

Отмена проведения доступна прямо из формы документа и из списка. Движения по регистрам (проводки, регистры накопления, сведений) при этом удаляются, а документ переходит в статус «не проведён» — слева от него пропадает зелёная галочка-отметка.

Из открытого документа:

1. Откройте документ двойным щелчком.
2. В командной панели нажмите кнопку Ещё (крайняя справа).
3. Выберите Отменить проведение.
4. Галочка проведения снимается, движения удаляются сразу.

Из списка документов (без открытия):

1. Выделите одну или несколько строк (с Ctrl или Shift — несколько).
2. Нажмите правую кнопку мыши или кнопку Ещё над списком.
3. Выберите Отменить проведение.

После отмены документ можно отредактировать и провести заново кнопкой Провести или Провести и закрыть, либо подготовить к удалению. Если вы отменяете проведение в месяце, который уже закрыт регламентной операцией «Закрытие месяца », закрытие придётся выполнить повторно — иначе итоги и финансовый результат не пересчитаются.

Групповое перепроведение. Если вы отменили проведение у документа в начале месяца, следующие за ним по дате документы могут требовать пересчёта — в учёте 1С важна последовательность. Для этого есть отдельный инструмент: Операции → Групповое перепроведение документов. Он заново проводит все документы за выбранный период в хронологическом порядке. Запускайте его после отмены и правки документов в середине закрываемого месяца, чтобы восстановить корректную последовательность движений.

Отмена проведения не стирает данные, введённые в табличную часть документа. Это удобно: вы снимаете движения, при необходимости меняете одну строку и проводите заново — переписывать весь документ не нужно.

Как пометить документ на удаление и удалить его из базы

Удаление в 1С двухэтапное: сначала пометка, потом физическое удаление отдельной процедурой. Так сделано нарочно — чтобы случайно не стереть объект, на который ссылаются другие документы.

Шаг 1. Пометить на удаление. Выделите документ в списке и нажмите Del, либо правой кнопкой → Пометить на удаление / Снять пометку. Документ получит значок с красным крестиком, его проведение автоматически отменится. Пометку можно снять тем же способом.

Шаг 2. Удалить помеченные объекты . Откройте Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа:

• найдёт все помеченные объекты;
• проверит, не ссылается ли на них что-то ещё (контроль ссылочной целостности);
• предложит удалить то, что удалить можно, и покажет список «не удаляется — есть ссылки».

Если на документ ссылаются другие объекты (например, на счёт ссылается оплата), 1С не даст его удалить и покажет, откуда идут ссылки. Сначала разберитесь со ссылающимися документами, потом удаляйте.

Сторно: как убрать движения в закрытом периоде

Когда месяц закрыт и отчётность сдана, исходный документ не трогают: любое его перепроведение изменит данные прошлого периода. Вместо этого в текущем периоде вводят обратную (сторнирующую) запись — она гасит ошибочные движения, а след правки остаётся в учёте. Это соответствует логике ПБУ 22/2010: ошибку прошлого периода исправляют записями того периода, в котором её обнаружили.

Сторно делают документом Операции → Операции, введённые вручную:

1. Создайте документ, в поле вида операции выберите Сторно документа.
2. В реквизите Сторнируемый документ укажите исходный ошибочный документ.
3. 1С подтянет его проводки с обратным (красным, то есть отрицательным) знаком.
4. Оставьте те строки, которые нужно сторнировать, лишние удалите.
5. При необходимости тут же добавьте правильные проводки.

Красное сторно не обнуляет обороты искусственным «плюсом», а именно вычитает ошибочную сумму — обороты по счёту остаются достоверными. Для НДС и признанных доходов/расходов после сторно, как правило, нужны уточнённая декларация и/или корректировка отчётности — это уже вопрос методологии, а не техники в 1С.

Когда вместо ручного сторно удобнее специальный документ. Если ошибка в первичке по конкретной сделке (не та сумма, ставка НДС или номенклатура в поступлении или реализации), в типовых конфигурациях есть документы-исправления — Корректировка поступления и Корректировка реализации. Они вводятся на основании исходного документа, сами формируют сторно старых проводок и правильные новые, корректно разносят НДС и книги покупок/продаж. Это предпочтительнее ручной операции, потому что меньше шансов забыть движение по регистру.

Закрытый период и дата запрета изменения

Частая причина, по которой кнопка отмены проведения «не срабатывает» — установлена дата запрета изменения данных. Она защищает закрытые периоды от случайных правок.

Проверить и настроить её можно в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Запрет задаётся либо для всех, либо отдельно по пользователям и организациям. Если дата запрета стоит, например, на 31 декабря прошлого года, то документы по эту дату включительно нельзя ни провести, ни отменить, ни удалить — программа выдаст сообщение о запрете.

Варианты действий:

• Правильный для закрытого периода — не снимать запрет, а сделать сторно в открытом периоде (см. выше).
• Если период закрыли ошибочно — временно сдвинуть или снять дату запрета , внести правку, вернуть запрет. Делать это должен ответственный за учёт, а не рядовой пользователь.

Снятие даты запрета открывает для правок всю закрытую отчётность — меняйте её осознанно и верните обратно сразу после исправления.

Отдельно про «архивные» периоды. Если данные давно закрыты и выгружены в архивную копию, а в рабочей базе их уже нет, то отменять и сторнировать нечего — восстановление идёт из архива отдельной процедурой, а не кнопкой в документе. Для текущей же базы «архив» — это просто закрытый период под датой запрета: работаем с ним через сторно, как описано выше.

Права доступа и технические ограничения

Не каждый пользователь может отменять проведение и удалять документы — это зависит от назначенного профиля прав.

• Профиль Только просмотр вообще не даёт менять данные: кнопки проведения и удаления будут неактивны.
• Право на интерактивное удаление (физическое) обычно есть только у пользователей с административными правами. Рядовой бухгалтер, как правило, может пометить на удаление, но не запустить саму процедуру удаления помеченных.
• Дата запрета изменения действует поверх прав: даже администратор не отменит проведение в запрещённом периоде, пока не снимет запрет.

Технические ограничения, с которыми сталкиваются чаще всего:

• документ не отменяется, потому что на него завязаны последующие — сначала отмените проведение зависимых документов (оплата, отгрузка по счёту);
• не удаляется из-за ссылок — разберите ссылающиеся объекты;
• процедура удаления просит монопольный доступ — освободите базу от других сеансов.

Профили и права настраиваются в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Там же видно, какой профиль назначен сотруднику. Если бухгалтеру нужно самому помечать документы на удаление, но не удалять их физически, это штатная ситуация: пометку даёт обычный профиль, а запуск удаления помеченных оставляют администратору. Не выдавайте рядовым пользователям полные права только ради одной операции — безопаснее, чтобы удаление запускал один ответственный.

Роль Конфигуратора и проверка целостности после удаления

В штатной работе Конфигуратор для отмены и удаления документов не нужен — всё делается в режиме 1С:Предприятие. Конфигуратор подключают в двух случаях.

Удаление помеченных через Конфигуратор. Если в режиме Предприятия удаление недоступно (нет соответствующей команды в конфигурации), в Конфигураторе есть пункт Администрирование → Удаление помеченных объектов. Он работает так же, с тем же контролем ссылок, но требует монопольного доступа к базе.

Тестирование и исправление информационной базы. После массового удаления или при подозрении на нарушение целостности запустите Администрирование → Тестирование и исправление в Конфигураторе. Процедура проверяет логическую и ссылочную целостность и чинит «висячие» ссылки. Для файловой базы есть ещё утилита chdbfl.exe — проверка физической целостности файла 1Cv8.1CD.

После правок проверьте результат отчётами, которые показывают движения:

• Оборотно-сальдовая ведомость — обороты и сальдо по счетам совпали с ожидаемыми;
• Анализ субконто или карточка счёта — по конкретному контрагенту/договору не осталось «хвостов»;
• для закрытого месяца — перепроведите Закрытие месяца, если отменяли проведение документов внутри него.

Частые вопросы