Отмена командировки в 1С: приказ, подотчётные и пересчёт начислений

Порядок отмены зависит от одного: успели ли выплатить деньги и закрыть период. Если документ ещё не выплачен, достаточно отменить его проведение или пометить на удаление — начисления уйдут сами. Если средний заработок уже выплачен, аванс выдан, а период закрыт — отменой документа дело не обойдётся: нужно сторно и возврат подотчётных сумм.

Поэтому сначала определите, на каком этапе вы находитесь, а потом беритесь за документы. Ниже — что делать с приказом и документом «Командировка» в 1С:ЗУП, как вернуть выданный аванс и сторнировать авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии, как пересчитать средний заработок, НДФЛ и взносы.

С чего начать: определите этап командировки

Отмена на разных этапах — это разные действия. Сверьтесь со списком, прежде чем что-то удалять.

• 📝 Приказ издан, но деньги не выданы. Самый простой случай. Отменяете проведение документа — начисление среднего заработка аннулируется автоматически.
• 💰 Аванс (суточные, на билеты и проживание) выдан под отчёт. Нужно вернуть деньги в кассу или на счёт отдельным документом.
• 📄 Авансовый отчёт уже проведён. Если расходов фактически не было — распроводите или пометьте на удаление авансовый отчёт. Если закрыт период — сторнируйте.
• 🔒 Зарплата за месяц выплачена, НДФЛ удержан, период закрыт. Правки делаются не удалением, а сторнированием и перерасчётом в следующем месяце.

Отмена приказа и документа «Командировка» в 1С:ЗУП

Документ, который формирует приказ по форме Т-9 и начисляет средний заработок, лежит в разделе Зарплата → Командировки (в части релизов журнал доступен и через раздел Кадры).

Если месяц ещё не закрыт и начисление не выплачено:

1. Откройте журнал командировок и найдите нужный документ.
2. Проверьте, что по сотруднику ещё не прошла выплата за этот период: раздел Выплаты → ведомости.
3. Снимите проведение кнопкой Отменить проведение (значок в командной панели документа) — так вы сохраните документ, но уберёте его движения.
4. Если документ точно лишний — пометьте его на удаление (ПКМ по строке → Пометить на удаление), а затем удалите через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Перед удалением убедитесь, что по командировке не прошло ни одной выплаты и в ней нет связанных документов. Удаление проведённого и выплаченного документа разрывает учёт.

Основание для отмены. Прежде чем править базу, зафиксируйте причину: служебная записка руководителя подразделения, изменение производственной необходимости, болезнь сотрудника. На её основании издаётся приказ об отмене — он же будет документальным обоснованием, если по отменённой поездке остались невозвратные расходы и их нужно учесть.

Про сам приказ. Отдельного документа «Отмена приказа» в 1С нет. Приказ Т-9 — это печатная форма документа командировки. Если командировка не состоялась, руководитель издаёт приказ об отмене (в свободной форме), а в базе вы либо распроводите, либо удаляете документ. Печатную форму приказа об отмене проще оформить в текстовом редакторе — унифицированной формы для неё нет.

Возврат выданного под отчёт аванса

Деньги на командировку выдают под отчёт: суточные, на билеты, на проживание. Если поездка отменена, сотрудник возвращает всю сумму — он не отчитался за неё расходами.

Выдача оформлялась одним из документов:

• наличными — Банк и касса → Кассовые документы → расходный кассовый ордер с видом операции «Выдача подотчётному лицу» (Дт 71.01 Кт 50.01);
• на карту или счёт — Банк и касса → Банковские выписки → списание с видом «Перечисление подотчётному лицу» (Дт 71.01 Кт 51).

Возврат оформляется зеркально:

1. Если деньги возвращают в кассу — Банк и касса → Кассовые документы → Поступление (приходный кассовый ордер ), вид операции — «Возврат от подотчётного лица». Проводка: Дт 50.01 Кт 71.01.
2. Если на расчётный счёт — Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, вид операции — «Возврат от подотчётного лица». Проводка: Дт 51 Кт 71.01.
3. В поле Подотчётное лицо выберите того же сотрудника, укажите сумму к возврату.
4. Проведите документ и проверьте, что сальдо по счёту 71.01 по этому сотруднику закрылось в ноль.

Проверить расчёты с сотрудником удобно отчётом Банк и касса → Авансовые отчёты или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71.01 в разрезе физлиц. После возврата остатка быть не должно.

Что делать с проведённым авансовым отчётом

Авансовый отчёт появляется, когда сотрудник отчитался за расходы. Если командировка отменена до выезда, расходов, как правило, нет — но иногда часть денег уже потрачена (невозвратный билет, бронь гостиницы).

Расходов фактически не было, период открыт. Найдите документ в Банк и касса → Авансовые отчёты, отмените проведение и, если он лишний, пометьте на удаление. После этого оформите возврат всего аванса (раздел выше).

Часть денег потрачена без возврата. Невозвратные билеты и штрафы за отмену брони — это уже не командировочные, а прочие расходы организации. Такой авансовый отчёт не удаляют: в нём оставляют фактические затраты, а разницу сотрудник возвращает. Экономически обоснованные расходы на отменённую по вине организации поездку можно учесть в прочих — но этот вопрос решайте с учётной политикой.

Период закрыт. Удалять и распроводить документы задним числом нельзя. Сторнируйте: Операции → Операции, введённые вручную → кнопка Создать → Сторно документа. В поле Сторнируемый документ выберите авансовый отчёт — 1С заполнит обратные проводки красным. Проведите операцию текущей датой открытого периода.

Пересчёт среднего заработка, НДФЛ и взносов

За дни командировки сотруднику платят средний заработок, а не оклад (ст. 167 ТК РФ). При отмене эти начисления нужно убрать.

Период открыт, выплаты не было. Отмена проведения документа «Командировка» в ЗУП автоматически убирает начисление среднего. Отдельно пересчитывать ничего не нужно — проверьте только, что в Начислении зарплаты за месяц средний по этому сотруднику пропал.

Период закрыт, зарплата выплачена. Среднее уже попало в расчёт, с него удержан НДФЛ и начислены взносы. Здесь:

1. Отмените проведение (или сторнируйте) документ командировки в закрытом месяце — ЗУП сформирует сторно-начисление.
2. Пересчёт НДФЛ попадёт в текущий месяц: излишне удержанный налог программа учтёт при следующем расчёте. Проверьте результат в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам.
3. Взносы пересчитаются аналогично в текущем периоде — отдельной корректировки за прошлый месяц не требуется, если вы не сдавали уточнёнку.

Суточные. Их начисляют сверх среднего и под НДФЛ они не попадают в пределах 700 руб. в день по России и 2500 руб. в день за границей (ст. 217 и 422 НК РФ) — то же по страховым взносам. Если командировка отменена и суточные возвращены, облагать нечего. Если часть выплачена и не возвращается, с необлагаемыми нормами сверять уже не нужно — это просто возврат под отчёт.

Если командировка уже началась: досрочное прерывание

Отменить поездку, которая не состоялась, и прервать ту, что уже идёт, — разные задачи. Если сотрудник выехал, но командировку свернули раньше срока, документ не удаляют и не отменяют целиком: его правят под фактические даты.

1. Откройте документ «Командировка» в ЗУП и измените дату окончания на фактический день возвращения.
2. Перепроведите документ — средний заработок пересчитается на меньшее число дней.
3. Суточные начислите за фактические дни в пути и пребывания, включая день выезда и день приезда. За «лишние» дни суточные не положены.
4. Авансовый отчёт сотрудник сдаёт на реально понесённые расходы, остаток неизрасходованного аванса возвращает в кассу (Дт 50.01 Кт 71.01).

Если часть расходов невозвратна (билет в обе стороны куплен заранее), затраты на обратную дорогу остаются в учёте — поездка состоялась, просто короче запланированной.

Частые ошибки при отмене командировки

Разберём то, что ломает учёт чаще всего — именно эти ситуации всплывают при закрытии месяца.