Отмена проведения, удаление или корректировка: что делать с ошибочной накладной в 1С

Чтобы отменить накладную в 1С 8.3, откройте список документов, выделите накладную и выполните команду Ещё → Отменить проведение. Документ останется в базе, но проводки и движения по складу исчезнут. Если накладная не нужна совсем, после отмены проведения пометьте её на удаление клавишей Del, а удалите окончательно через обработку удаления помеченных объектов.

Частая ошибка — сразу жать «удалить» в любой ситуации. Если накладная попала в закрытый месяц, в сданную декларацию по НДС или уже подписана покупателем в ЭДО, удалять её нельзя. В таком случае накладную не отменяют, а исправляют новым документом: корректировкой, возвратом или сторнирующей операцией.

Сначала проверьте, в каком состоянии накладная

Способ отмены зависит от трёх вещей: проведён ли документ, есть ли у него подчинённые документы и открыт ли период. Пять минут проверки решают, какой из способов ниже вам подходит.

Значок в списке документов

Накладные на отгрузку в БП 3.0 лежат в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), на поступление — в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В УТ 11 отгрузки находятся в Продажи → Документы продаж.

Слева от каждой строки стоит значок:

• ✅ зелёная галочка — документ проведён, проводки и движения есть;
• 📄 значок без галочки — документ записан, но не проведён, на учёт не влияет;
• ❌ красный крестик — документ помечен на удаление.

Проводки и связанные документы

Откройте накладную и нажмите кнопку Дт/Кт в командной панели. Откроется отчёт с проводками и движениями по регистрам — так видно, что именно исчезнет после отмены.

Затем посмотрите связи: Ещё → Структура подчиненности. Там видны счёт-фактура, оплата, возврат, корректировка и другие документы, созданные на основании накладной.

Открыт ли период

Проверьте две вещи:

1. Закрыт ли месяц обработкой Закрытие месяца (раздел Операции).
2. Стоит ли в базе дата запрета изменения данных. Настройка находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав, флажок «Даты запрета изменения».

Если дата запрета позже даты накладной, программа при отмене проведения выдаст сообщение о запрете изменения данных в закрытом периоде. Это сигнал: способ «отменить и удалить» здесь не подходит.

Способ 1. Отмена проведения: документ остаётся в базе

Самый мягкий вариант. Подходит, если накладная введена по ошибке или с неверными данными в текущем открытом периоде, а отчётность за этот период ещё не сдана.

Как отменить проведение

1. Откройте список накладных.
2. Выделите нужную строку. Можно выделить несколько, удерживая Ctrl.
3. Нажмите Ещё → Отменить проведение. В открытом документе та же команда есть в меню Ещё, рядом с кнопками «Провести» и «Провести и закрыть».
4. Убедитесь, что значок в списке сменился: зелёной галочки больше нет.

После этого кнопка Дт/Кт покажет пустой отчёт. Остатки товаров на складе вернутся к состоянию до отгрузки, задолженность покупателя по этому документу пропадёт.

Когда этот способ выбирают

• 📝 нужно исправить количество, цену или контрагента и провести заново;
• 🔁 документ ввели дважды, и один экземпляр хочется сохранить для истории;
• ⏳ отгрузка перенесена, накладная понадобится позже.

Что произойдёт со связанными документами

Отмена проведения накладной не трогает документы, введённые на её основании. Счёт-фактура выданный останется проведённым и попадёт в книгу продаж . Его нужно отменить отдельно — открыть из структуры подчинённости и выполнить ту же команду.

Оплата от покупателя тоже останется. Деньги «повиснут» авансом, и 1С начислит НДС с аванса при закрытии квартала, если оплата не будет зачтена другой отгрузкой.

Способ 2. Полное удаление накладной из базы

Удаление в 1С идёт в два этапа: сначала пометка, потом удаление помеченных. Прямого удаления обычный пользователь не имеет — такое право по умолчанию отключено, и это правильно.

Этап 1. Пометка на удаление

1. В списке выделите накладную.
2. Нажмите Del или Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку.
3. Подтвердите действие.

Проведённый документ при пометке на удаление автоматически теряет проведение. Отдельно отменять проведение не нужно, но для ясности многие делают это первым шагом.

Пометку можно снять той же командой. Пока документ не удалён окончательно, его легко вернуть.

Этап 2. Удаление помеченных объектов

Эту обработку запускает пользователь с правами администратора. В БП 3.0 и УТ 11 её ищут в разделе администрирования, группа «Обслуживание»: в БП это Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов, в УТ 11 — в разделе НСИ и администрирование по той же логике.

1. Сделайте резервную копию базы . Удаление помеченных необратимо — без копии вернуть документ нельзя.
2. Откройте обработку и выберите режим удаления выбранных объектов, а не всех подряд. Так вы не удалите чужие помеченные документы, которые коллеги пометили «на всякий случай».
3. Отметьте нужную накладную и запустите удаление.
4. Изучите итог. Если документ не удалён, обработка покажет, какие объекты на него ссылаются.

Почему накладная не удаляется

Обычная причина — ссылки. Накладную держат:

• 🧾 счёт-фактура выданный или полученный;
• 💳 документ оплаты, где накладная указана в расшифровке платежа;
• ↩️ возврат или корректировка, введённые на её основании;
• 📦 складские ордера в УТ 11 при ордерной схеме склада.

Пометьте на удаление и эти документы или уберите из них ссылку на накладную. Потом повторите удаление.

Способ 3. Исправление через корректировку, возврат или сторно

Если период закрыт, отчётность сдана или документ уже подписан покупателем, накладную не отменяют задним числом. Исправление оформляют текущей датой. Так требует логика учёта: исправления первичных документов по закону № 402-ФЗ должны содержать дату исправления и подписи, а исправление ошибок прошлых периодов регулирует ПБУ 22/2010.

Какой документ выбрать

Корректировку и возврат удобнее всего создать кнопкой Создать на основании прямо из исходной накладной. Тогда реквизиты, номенклатура и суммы подтянутся сами.

Сторно ручной операцией

Сторно — это те же проводки, что у исходной накладной, но с отрицательными суммами. Делается в Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция.

Пример: отгрузили товар на 120 000 руб., в том числе НДС 20 000 руб. Сторнировать выручку нужно так:

Дт 62.01  Кт 90.01.1   -120 000,00   выручка
Дт 90.03  Кт 68.02      -20 000,00   НДС
Дт 90.02.1 Кт 41.01    -себестоимость по исходной проводке

Суммы себестоимости берите из отчёта Дт/Кт исходной накладной, а не считайте заново.

Как отмена накладной выглядит в разных программах 1С

Порядок действий одинаков, отличаются названия документов и разделов.

В УТ 11 у отгрузки часто есть «хвост» из распоряжений и ордеров. При ордерной схеме склада сначала отменяют расходный ордер, затем реализацию. Если отгрузка шла по заказу клиента, после отмены проведения заказ снова будет ждать отгрузки — его закрывают или отменяют отдельно.

Внутренняя накладная на перемещение (Перемещение товаров) отменяется теми же двумя способами. Корректировка ей не нужна: перемещение не меняет выручку и НДС, достаточно отменить проведение или ввести обратное перемещение.

Если накладная отправлена через ЭДО

Пока покупатель документ не подписал, его можно отозвать. Если подпись уже стоит, удаление в своей базе ничего не даёт — документ у контрагента остаётся юридически значимым. Нужно аннулирование: одна сторона отправляет предложение об аннулировании, вторая его подписывает. Только после этого накладную отменяют в учёте.

После отмены: что проверить в учёте

Отменили или удалили накладную в прошлом месяце — проверьте последствия, иначе они всплывут при закрытии квартала.

1. Закрытие месяца. Если месяц уже закрыт, повторите обработку за этот и все последующие месяцы. Себестоимость списания и финансовый результат пересчитаются.
2. Книга продаж или покупок. Сформируйте отчёт за квартал и убедитесь, что запись по отменённому счёту-фактуре исчезла или пришла корректировкой.
3. Взаиморасчёты. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (для покупок — 60) с разбивкой по контрагентам. Оплата без отгрузки станет авансом.
4. Остатки товаров. Отчёт по счёту 41 покажет, что товар вернулся на склад. Если товар физически ушёл, а накладная отменена — у вас расхождение со складом.

Ошибки при отмене накладной и что с ними делать

• 🚫 Удалили накладную в периоде со сданной декларацией. Книга продаж изменилась, и данные 1С разошлись с декларацией. Восстановите документ из резервной копии или введите его заново, а затем оформите корректировку текущей датой. Если ошибка привела к занижению налога, подайте уточнённую декларацию.
• 🔒 Сняли дату запрета, чтобы «быстро поправить». Так меняются данные, по которым уже сдана отчётность. Дату запрета снимает только главный бухгалтер или администратор, и только с пониманием, какие отчёты придётся пересдать.
• 🧾 Отменили накладную, а счёт-фактура остался проведённым. НДС продолжает начисляться. Проверьте структуру подчинённости и отмените счёт-фактуру тоже.
• 👥 Запустили «Удалить все помеченные» на рабочей базе. Вместе с вашей накладной удалились чужие черновики. Выбирайте объекты для удаления вручную.
• 🔄 Провели копию документа вместо исправления. Движения задвоились: товар списан дважды, выручка завышена. Найдите копию по номеру или дате и пометьте её на удаление.

Частые вопросы