Отмена и отзыв из отпуска в 1С ЗУП и Бухгалтерии: что делать с документом и начислениями

Главное заблуждение: что отпускные при отмене приходится «вычищать» руками — убирать начисления, сторнировать НДФЛ, править проводки. Ничего этого делать не нужно. В 1С вы работаете с документом, а движения по регистрам и бухгалтерии программа переформирует сама.

Отсюда и весь порядок действий. Если отпуск ещё не начался — помечаете документ Отпуск на удаление или правите его. Если сотрудник уже ушёл и его отзывают — вводите документ Изменение отпуска, он сторнирует отпускные за неиспользованные дни. В 1С:Бухгалтерии логика та же, только через её собственный документ отпуска.

Разберём три ситуации по порядку: отпуск не начался, отпуск идёт, период уже закрыт и отчёты сданы. От этого зависит, чем всё закончится — простым удалением или перерасчётом с корректировками.

С чего начать: определите свой случай

Сначала поймите, в какой точке вы находитесь. Это решает, каким документом работать.

Ключевой момент: не создавайте «обратный» документ и не вводите ручные сторно-проводки, пока не исчерпаны штатные инструменты. Ручная корректировка почти всегда ломает учёт НДФЛ и страховых взносов, которые 1С ведёт по своим регистрам.

Отмена приказа, если отпуск ещё не начался

Это самый простой случай. Документ отпуска пока не влияет ни на выплаты, ни на отчётность.

В 1С:ЗУП 3.1. Откройте список: Зарплата → Отпуска (или Кадры → Все отсутствия сотрудников). Найдите нужный документ Отпуск, встаньте на него и выберите Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку. Затем удалите помеченные объекты окончательно: Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (если ведёте зарплату в ней, до 60 сотрудников) путь аналогичен: Зарплата и кадры → Все начисления либо Зарплата и кадры → Отпуска. Документ отпуска помечается на удаление так же.

Что произойдёт при удалении:

• 🧾 снимутся начисления отпускных и расчёт среднего заработка;
• 💸 обнулится удержанный НДФЛ по этой выплате;
• 📊 уйдут начисленные страховые взносы;
• 📅 дни в графике вернутся из «отпуска» в рабочие.

Порядок с ведомостью важен из-за связей документов. Ведомость на выплату (Ведомость в банк, Ведомость в кассу) ссылается на начисленные отпускные. Пока ведомость проведена, 1С не даст удалить отпуск корректно — программа предупредит о зависимых документах. Поэтому цепочка такая: снять проведение (или пометить на удаление) с ведомости → затем работать с самим отпуском.

Отдельно учтите расчёт среднего заработка. При создании документа Отпуск 1С фиксирует средний дневной заработок за расчётный период. Когда вы удаляете документ, этот расчёт тоже снимается — и это правильно. Не нужно отдельно чистить «Данные для расчёта среднего заработка»: они пересоберутся, когда вы заново оформите отпуск на верные даты.

Когда до отпуска ещё есть время, но менять его полностью не нужно (сдвинуть даты, уменьшить число дней) — удалять документ не обязательно. Используйте Изменение отпуска: это чище, чем удаление и повторный ввод, и сохраняет историю правок.

Отзыв сотрудника из отпуска в середине периода

Если человек уже отдыхает, а вы вызываете его на работу, отпуск не удаляют — его прерывают документом Изменение отпуска.

Порядок в 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте исходный документ Отпуск и нажмите Создать на основании → Изменение отпуска. Или создайте Изменение отпуска из списка отпусков и подберите исходный документ вручную.
2. В поле даты окончания поставьте новый, более ранний день — последний день фактического отдыха перед выходом.
3. Программа пересчитает число дней и покажет сумму к сторнированию за неотгулянные дни.
4. Проведите документ. Отпускные за лишние дни уйдут в минус — это и есть сторно.

Отзыв оформляется не только в программе. Сначала нужно согласие работника (в произвольной письменной форме или заявлением), затем приказ об отзыве, и лишь потом — документ в 1С. Программа отражает последствия, но не заменяет кадровые основания: без согласия отзыв неправомерен, и трудовая инспекция это проверяет.

Вместе с отпускными сторнируется и расчёт среднего заработка за неотгулянные дни. Если работник позже догуляет остаток, средний заработок для новой части считается заново — на дату начала новой части отпуска. Это нормально: при длинном разрыве между частями средний может отличаться от первоначального.

Излишне выплаченные отпускные становятся долгом сотрудника перед организацией. Удержать их из текущей зарплаты можно только с его согласия и в пределах, которые допускает ст. 137 ТК РФ. В 1С этот долг автоматически учтётся при расчёте следующей зарплаты — отдельный документ удержания обычно не нужен. Если удержать не из чего (например, работник сразу увольняется), сумму вносят в кассу или на расчётный счёт.

Сторно отпускных и проводки в 1С:Бухгалтерии

Когда отпускные уже начислены и отражены в учёте, отмена формирует сторнировочные записи — те же проводки, но со знаком минус (красное сторно).

При начислении отпускных были движения:

При отмене 1С формирует их зеркально, с минусом. Отдельно вводить сторно не требуется — проводки переформируются при перепроведении документа отпуска (или при проведении «Изменения отпуска»).

Есть нюанс с резервом отпусков. Если организация формирует оценочное обязательство на оплату отпусков (ПБУ 8/2010), начисление идёт не на счёт затрат напрямую, а за счёт резерва — через счёт 96. Тогда и сторно пойдёт по резерву. Малые предприятия, которые вправе не создавать такой резерв, работают по простой схеме из таблицы выше.

Отдельного внимания требует НДФЛ. Дата фактического получения дохода в виде отпускных — день их выплаты, и налог удерживается при выплате. Когда отпускные сторнируются, образуется излишне удержанный НДФЛ. Программа разворачивает его в регистрах налогового учёта и показывает к зачёту в счёт будущих удержаний. Проверять результат удобнее не по проводкам, а по специализированным регистрам — именно они формируют 6-НДФЛ, и расхождение между проводкой и регистром здесь опаснее, чем кажется.

После перепроведения сверьте результат отчётом: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Свод по заработной плате или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70. Остаток по сотруднику покажет, осталась ли за ним переплата.

Что делать, если период закрыт и отчётность сдана

Сложный случай начинается там, где НДФЛ и взносы с отменяемых отпускных уже попали в сданные 6-НДФЛ, РСВ или ЕФС-1. Удалять или перепроводить документ задним числом здесь мало — нужны корректировки.

Порядок действий:

1. Не трогайте закрытый месяц напрямую. Внесите изменение (удаление отпуска или Изменение отпуска) — 1С сама покажет результат перерасчёта в текущем открытом периоде отрицательными суммами.
2. НДФЛ. Излишне удержанный налог отразится к возврату или зачёту. Проверьте раздел Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам и регистры учёта НДФЛ.
3. Страховые взносы. Перерасчёт базы попадёт в текущий период. Если он меняет данные прошлого квартала, готовьте уточнённый РСВ.
4. 6-НДФЛ. Если менялись суммы прошлых периодов, подайте уточняющий расчёт за соответствующий квартал.

Для контроля удобно идти через проверку перерасчётов: в ЗУП 3.1 это Зарплата → Сервис → Перерасчёты — там видно, по каким сотрудникам и за какие месяцы программа пересчитала суммы. Если перерасчёт не подхватился автоматически, его можно запустить вручную из того же раздела.

Отдельно про ЕФС-1. Если отмена отпуска меняет данные, которые уже ушли в подраздел по кадровым мероприятиям или в сведения о взносах на травматизм, корректирующие сведения подаются по тем же правилам, что и исходные. Сам отпуск кадровым мероприятием для СФР не является, но связанные с ним выплаты и база по взносам — могут потребовать уточнения.

Не пытайтесь «подогнать» суммы ручными документами операции — для НДФЛ и взносов это разрушает связность регистров, и следующая отчётность соберётся с ошибками. Единственный штатный инструмент правки прошлого в зарплатных задачах — перерасчёт, который программа делает сама, отражая разницу в текущем периоде.

Как отмена отпуска отражается в табеле

Табель (форма Т-13 и машиночитаемый аналог) в 1С не заполняется руками — он строится по кадровым документам и документам-отсутствиям. Поэтому отдельно «переделывать табель» не нужно.

Что меняется автоматически:

• 🔄 при удалении отпуска дни со статусом ОТ (отпуск) снова становятся явками Я;
• ✂️ при отзыве дни после даты выхода тоже превращаются в рабочие, а дни фактического отдыха остаются отпуском;
• 📈 норма рабочего времени за месяц пересчитывается под новое соотношение рабочих и нерабочих дней.

Если табель за месяц вы уже формировали и сохраняли, просто перезаполните его после правки отпуска — кнопка Заполнить в самом документе табеля подтянет новые данные. В ЗУП 3.1 табель живёт в разделе Кадры → Табели (в редакциях без расширенного кадрового учёта формируется печатной формой из отчётов).

Частые вопросы