Проведение оплаты в 1С: от выписки до закрытия долга

Оплату в 1С отмечают платёжным документом: деньги по банку — это Поступление на расчётный счёт или Списание с расчётного счёта в разделе Банк и касса, наличные — приходный или расходный кассовый ордер там же. Документ формирует проводку по счёту денег (51 или 50) и закрывает долг по расчётам с контрагентом (62 или 60).

Главное, что определяет корректность, — не сумма, а правильно выбранный вид операции и верно указанный договор. От этого зависит, какой счёт учёта подставится и спишется ли долг по нужной накладной. Ниже — порядок действий для всех типовых ситуаций: приход от покупателя, расход поставщику, касса, автоматическая загрузка выписки и проверка остатков.

С чего начать: где в 1С живут платежи

Все денежные документы собраны в разделе Банк и касса. Безналичные операции лежат в журнале Банковские выписки, наличные — в Кассовые документы.

Перед вводом первого платежа проверьте три настройки:

• 🏦 Расчётный счёт организации заведён в Главное → Организации → Банковские счета. Без него документ не на что оформить.
• 👤 Контрагент и договор есть в справочнике Справочники → Контрагенты. В договоре важен вид: «С покупателем» или «С поставщиком» — он подставляет счёт расчётов.
• 💳 Статья движения денежных средств — нужна для отчёта о движении денег и для раздела «Денежные потоки» в бухгалтерской отчётности. Если учёт по статьям не ведёте, достаточно одной универсальной статьи, но для оплаты поставщику и прихода от покупателя логичнее завести разные — тогда отчёт ДДС соберётся сам.

Отметить оплату можно двумя путями: вручную по одному документу или загрузкой банковской выписки, когда программа создаёт платежи пачкой. Ручной способ разберём первым — на нём видна вся механика.

Приход денег от покупателя

Покупатель перечислил деньги на счёт — отражаем документом Поступление на расчётный счёт.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и нажмите Поступление.
2. В поле Вид операции выберите Оплата от покупателя.
3. Укажите плательщика (контрагента), сумму и договор.
4. Проверьте счёт расчётов — по умолчанию 62.01, счёт авансов 62.02.
5. Заполните дату по банковской выписке и проведите кнопкой Провести и закрыть.

Способ зачёта аванса в документе управляет тем, как ляжет сумма:

При зачёте оплаты за уже отгруженный товар проводка закрывает задолженность. Если реализации не было — сумма встаёт авансом на 62.02, и позже, при проведении реализации, аванс зачтётся автоматически.

Расход в адрес поставщика

Оплату поставщику отражают документом Списание с расчётного счёта с видом операции Оплата поставщику.

Порядок тот же: контрагент, сумма, договор, дата. Счёт расчётов — 60.01, счёт выданных авансов — 60.02. Способ зачёта аванса работает зеркально приходу: «Автоматически» закрывает поступления, по которым ещё не было оплаты.

Удобнее не вводить списание с нуля, а создавать его на основании входящего счёта или платёжного поручения:

• Из документа Счёт от поставщика — по кнопке Создать на основании → Списание с расчётного счёта.
• Из Платёжного поручения — после фактического ухода денег ставят флажок Оплачено и по ссылке создают списание. Само платёжное поручение проводок не делает — это только распоряжение банку. Движение по счёту 51 возникает лишь при списании.

Это частая путаница у начинающих: провели платёжку, а по оборотке деньги не ушли. Деньги списывает именно Списание с расчётного счёта, платёжка лишь фиксирует намерение заплатить.

Одно списание можно разнести на несколько накладных или договоров. Для этого в документе переключают режим на детализацию по строкам (Разбить платёж) и вводят суммы по каждому основанию. Сумма строк обязана совпасть с суммой платежа, иначе документ не проведётся.

Взаимозачёт вместо денег

Иногда оплата идёт не деньгами, а встречным долгом: вы и контрагент одновременно и покупатель, и поставщик друг для друга. Такую «оплату» отражают документом Корректировка долга в разделе Покупки или Продажи, вид операции Зачёт задолженности.

1. Создайте Корректировка долга и выберите вид операции Зачёт задолженности.
2. Укажите, чья задолженность зачитывается — покупателя в счёт поставщика.
3. Заполните таблицы Задолженность покупателя и Задолженность перед поставщиком кнопкой Заполнить.
4. Суммы к зачёту по обеим сторонам должны быть равны.

Наличная оплата через кассу

Если оплата прошла наличными, банк не при чём — работают кассовые ордера в разделе Банк и касса → Кассовые документы.

• 💰 Приход наличных от покупателя — Приходный кассовый ордер (ПКО), вид операции Оплата от покупателя. Проводка Дт 50 Кт 62.
• 📤 Выдача наличных поставщику — Расходный кассовый ордер (РКО), вид операции Оплата поставщику. Проводка Дт 60 Кт 50.

Кассовые документы заполняются так же, как банковские: контрагент, договор, сумма, способ зачёта аванса. Разница — в счёте денег (50 вместо 51) и в том, что по кассе действует лимит остатка и порядок из Указания ЦБ № 3210-У.

Если покупатель платит картой через терминал, это не касса: оплату отражают документом Оплата платёжными картами (эквайринг). Проводка идёт на счёт 57.03 (переводы в пути), а деньги на расчётный счёт приходят позже отдельным поступлением за вычетом комиссии банка. Комиссия эквайринга при этом списывается в прочие расходы.

Отдельный случай — оплата через подотчётное лицо, когда сотрудник расплатился за компанию. Тогда долг поставщику закрывает не касса и не банк, а авансовый отчёт сотрудника: оплату «отмечают» строкой оплаты поставщику в документе Авансовый отчёт, а не кассовым ордером.

Загрузка выписки: оплата пачкой

Отмечать каждый платёж руками при большом обороте долго. Банковскую выписку загружают целиком — через прямой обмен 1С:ДиректБанк или через файл обмена с клиент-банком.

Порядок через ДиректБанк:

1. В Банк и касса → Банковские выписки нажмите Загрузить.
2. 1С подключится к банку и покажет список операций за период.
3. Проверьте, что по каждой строке правильно определён контрагент и договор.
4. Нажмите Загрузить — программа создаст поступления и списания автоматически.

Контрагента программа узнаёт по ИНН из назначения платежа и реквизитов. Если ИНН в базе совпал — строка подтягивает контрагента сама. Строки, где совпадения нет, 1С подсветит. Их нужно сопоставить вручную: выбрать контрагента и договор, иногда разнести одну сумму на несколько договоров. Пока строка не сопоставлена, долг по ней не спишется, даже если деньги в выписке есть.

После загрузки пробегитесь по журналу выписок: проведённые документы отмечены зелёной галкой, неразнесённые висят серыми. Серые строки — это деньги, которые физически на счёте есть, но в учёте долг по ним не закрыт.

Проверка: сошлись ли взаиморасчёты

Отметить оплату — половина дела. Вторая половина — убедиться, что долг действительно закрылся, а не повис авансом из-за неверного договора.

Для контроля расчётов в разделе Отчёты есть несколько инструментов:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 или 60 — показывает остаток долга по каждому контрагенту. Красный остаток по чужой стороне счёта обычно означает путаницу аванс/оплата.
• 🔍 Анализ субконто по контрагенту — разворачивает все документы по конкретному партнёру: что отгрузили, что оплатили, что осталось.
• 📄 Акт сверки взаиморасчётов (Продажи → Акты сверки расчётов или Покупки → Акты сверки) — сверяет ваши данные с контрагентом и годится как первичный документ для подписи.

Если по оборотке у одного контрагента одновременно висит и дебиторка, и кредиторка — почти всегда дело в разных договорах или в неверно указанном способе зачёта аванса. Откройте платёж и проверьте поле «Договор»: деньги и реализация должны идти по одному и тому же договору, иначе 1С их не свяжет.

Простой пример чтения оборотки. По счёту 62.01 у покупателя дебетовый остаток 30 000 ₽ — это его долг за отгрузку. Одновременно по 62.02 кредитовый остаток 30 000 ₽ — его же аванс. Итог ноль, но две суммы висят по разным субсчетам: оплата пришла авансом и не зачлась в реализацию. Лечится перепроведением документов по порядку дат, после которого аванс и отгрузка схлопнутся.

Для быстрого обзора без построения отчёта удобна команда Остатки по счёту прямо из карточки контрагента или двойной клик по сумме в оборотке — он разворачивает карточку счёта со всеми движениями.

Частые ошибки при отражении оплаты

Ниже — не повтор шагов, а ситуации, которые ломают взаиморасчёты, даже когда сам платёж введён.

• Деньги ушли, а долг висит. Оплата и накладная по разным договорам. Исправьте договор в платеже и перепроведите.
• Платёжка проведена, по счёту 51 пусто. Платёжное поручение — не оплата. Создайте на его основании Списание с расчётного счёта.
• Аванс не зачёлся при отгрузке. В реализации или в платеже стоит способ зачёта «Не зачитывать». Поменяйте на «Автоматически» и перепроведите оба документа по порядку дат.
• Задвоился приход. Платёж ввели руками, а потом ещё раз загрузили выпиской. Проверяйте журнал перед загрузкой: 1С не всегда ловит дубль по сумме.
• Оплата встала не на тот счёт расчётов. В договоре задан неверный вид («С покупателем» вместо «С поставщиком») — и программа подставила 62 вместо 60. Поправьте вид договора и перепроведите платёж.

Частые вопросы