Работник вышел из отпуска досрочно: оформление отзыва и перерасчёт в ЗУП 3.1

Отозвать работника из отпуска в 1С:ЗУП 3.1 можно документом «Отзыв из отпуска» в журнале Кадры → Отпуска: указываете исходный отпуск и дату выхода на работу, программа сама сторнирует отпускные за неиспользованные дни. Если отпуск ещё не начался, а деньги уже выплачены, нужен не отзыв, а исправление или сторно самого документа «Отпуск».

Частая ошибка — отменить проведение документа «Отпуск» или удалить его, раз сотрудник всё равно не отдыхал. После выплаты отпускных ЗУП так сделать не даст, и это правильно: деньги ушли, НДФЛ удержан, а значит, отменять нужно через перерасчёт, а не стиранием истории.

Когда отзыв допустим по Трудовому кодексу

Отзыв — это досрочное прерывание отпуска, который уже идёт. Условия задаёт ст. 125 ТК РФ:

• ✅ только с согласия работника — письменного, лучше на бланке приказа или отдельным заявлением;
• 🚫 нельзя отзывать работников младше 18 лет, беременных и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда;
• 📅 неиспользованные дни работник берёт в удобное время в текущем рабочем году или присоединяет к отпуску за следующий год.

Оформляет отзыв приказ руководителя. Унифицированной формы нет, приказ составляют в произвольном виде: кого отзывают, с какой даты, на каком основании и как будут предоставлены оставшиеся дни.

Отмена отпуска до его начала — другая ситуация. Её проводят по ст. 124 ТК РФ как перенос (по инициативе работника или работодателя с согласия сотрудника), и здесь важно, успели ли выплатить отпускные.

Что выбрать: отзыв, исправление или сторно

Выбор документа зависит от двух вопросов: начался ли отпуск и выплачены ли деньги.

Отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1 по шагам

Перед началом проверьте, что исходный документ «Отпуск» проведён. Отзыв ссылается на него и без проведённого основания не заполнится.

Шаг 1. Создаём документ

1. Откройте Кадры → Отпуска (тот же журнал есть в Зарплата → Отпуска).
2. Найдите в списке отпуск нужного сотрудника и выделите его.
3. Нажмите Создать на основании и выберите «Отзыв из отпуска». Можно и через кнопку Создать в журнале — тогда документ-отпуск выберете вручную.

Шаг 2. Заполняем шапку

• 👤 Сотрудник — подставится из основания.
• 📄 Отпуск — ссылка на исходный документ. Проверьте период: у сотрудника может быть несколько отпусков подряд.
• 📅 Дата отзыва — первый рабочий день после возврата. Всё, что раньше этой даты, считается отгулянным отпуском.
• 🧾 Месяц начисления — месяц, в котором программа зарегистрирует перерасчёт. Обычно это текущий месяц расчёта зарплаты.

Шаг 3. Проверяем, что программа пересчитала

На вкладке начислений документ покажет сторно отпускных за дни с даты отзыва до конца отпуска. Сумма идёт с минусом. Если в исходном отпуске были основной и дополнительный отпуск, сторнируется та часть, на которую пришлись возвращённые дни.

Шаг 4. Проводим и печатаем приказ

Проведите документ. Печатную форму приказа можно сформировать из самого документа через кнопку Печать, если она есть в вашем релизе, или оформить приказ вне программы. Подпишите его у руководителя и у работника.

Перерасчёт отпускных, если деньги уже выплачены

Это главный вопрос для бухгалтера: отпускные за все дни отпуска ушли сотруднику за три дня до начала (ст. 136 ТК РФ), а часть дней он не использовал. Что ЗУП делает с переплатой — разберём на примере.

Пример с цифрами

Работник ушёл в отпуск на 14 календарных дней. Средний дневной заработок — 2 000 ₽.

• Начислено отпускных: 14 × 2 000 = 28 000 ₽.
• НДФЛ 13%: 3 640 ₽, на руки выплачено 24 360 ₽.
• Через 6 дней работника отозвали. Неиспользованных дней: 14 − 6 = 8.
• Сторно отпускных: 8 × 2 000 = −16 000 ₽.

На 8 возвращённых календарных дней пришлось 6 рабочих. Оклад 66 000 ₽, норма месяца 22 рабочих дня, дневная ставка 3 000 ₽. Зарплата за отработанные дни: 6 × 3 000 = 18 000 ₽.

Итог по расчёту: +18 000 − 16 000 = +2 000 ₽ сверх того, что сотрудник уже получил в составе отпускных за эти дни. Удерживать из «живых» денег ничего не придётся: сторно перекрывается зарплатой за те же дни.

Как это попадает в расчёт зарплаты

1. Отзыв регистрирует перерасчёт в выбранном месяце.
2. В документе Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за этот месяц сторно отпускных появится на вкладке перерасчётов, а отработанные дни — в обычных начислениях по окладу.
3. Сальдо уменьшит сумму к выплате. Если зарплаты за месяц не хватает, остаток переплаты переходит в долг сотрудника на следующий месяц.

Что с НДФЛ

Налог с отпускных был удержан при выплате и перечислен. После сторно налоговая база месяца выплаты уменьшается, и ЗУП учитывает излишне удержанный НДФЛ при расчёте налога с ближайших доходов этого сотрудника. Отдельно возвращать налог деньгами не нужно, если доходов достаточно.

Если переплата больше зарплаты

Такое бывает, когда отпуск отменён целиком, а сотрудник потом сразу уходит на больничный или увольняется. Тогда удержание ограничено: не более 20% от каждой выплаты (ст. 138 ТК РФ). Основания для удержания переплаченных отпускных за неотработанные дни перечислены в ст. 137 ТК РФ, и спорные случаи лучше согласовать с юристом.

При увольнении сотрудника до погашения переплаты удержать долг можно только в пределах ограничений ТК, остаток — по договорённости или через суд.

Как отменить отпуск в 1С 8.3, если отпускные выплачены, а отпуск не начался

Сюда приходит большая часть запросов: отпуск сдвинули, а деньги уже на карте. Удалить документ не получится: на него опирается ведомость на выплату. Действуйте через исправление.

Сторно при полной отмене

1. Откройте проведённый документ «Отпуск».
2. В командной панели найдите Сторнировать (может прятаться в меню Ещё).
3. Программа создаст сторнирующий документ, который обнулит начисление и вернёт дни в остаток.
4. Проведите его. Переплата отпускных и НДФЛ уйдут в перерасчёт ближайшего «Начисления зарплаты и взносов».

Исправление при переносе дат

1. Откройте документ «Отпуск» и нажмите Исправить.
2. Программа создаст исправляющий документ с теми же реквизитами.
3. Укажите новые даты и, если нужно, число дней. Средний заработок пересчитается от нового расчётного периода.
4. Проведите. Разница между суммами попадёт в перерасчёт.

Отпускные за перенесённый отпуск по ст. 136 ТК РФ снова нужно выплатить не позже чем за три дня до его начала. Если новая сумма больше, доплату включите в межрасчётную выплату заранее.

Табель после отзыва: какие дни стали рабочими

Отзыв меняет график сотрудника: дни с даты отзыва до конца исходного отпуска перестают быть отпускными и становятся рабочими по его графику.

Проверить это можно так:

• 📋 Документ Зарплата → Табели за месяц: после повторного заполнения в днях после отзыва будет явка «Я» вместо «ОТ».
• 🗓️ Если табель за месяц уже создан до отзыва, перезаполните его. Старые данные сами не обновятся.
• 🕐 Если сотрудник работал в выходной во время отзыва, это отдельная история: оформляйте «Работу в выходные и праздничные дни», отзыв выходной рабочим не сделает.

Остаток отпуска после отзыва

Неиспользованные дни возвращаются в остаток автоматически при проведении отзыва. В примере выше работнику вернулось 8 дней.

Проверить остаток можно отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Сформируйте его на дату после отзыва и отберите по сотруднику.

Как предоставить эти дни:

• 🏖️ отдельным отпуском в текущем рабочем году — новым документом «Отпуск» на 8 дней;
• ➕ присоединить к отпуску за следующий год — ничего дополнительно делать не нужно, дни уже в остатке и войдут в общий баланс;
• 📆 внести в график отпусков на следующий год, если в организации он ведётся в программе.

Компенсировать неиспользованные дни деньгами вместо отдыха при работе нельзя, кроме дней сверх 28 календарных (ст. 126 ТК РФ). Основной отпуск, прерванный отзывом, догуливают.

Типичные промахи при отзыве

Частые вопросы