Сотрудника вызвали из отпуска: что сделать кадровику и расчётчику в ЗУП 3.1

Чтобы отозвать отпуск в 1С ЗУП 3.1 , откройте проведённый документ Отпуск сотрудника, нажмите ссылку Исправить и в исправлении поставьте дату окончания отпуска — последний день перед выходом на работу. Программа сама сторнирует отпускные за неотгулянные дни, вернёт эти дни в остаток и пересчитает НДФЛ и взносы. Перед этим нужны письменное согласие работника и приказ.

Отпускные за оставшиеся дни сотрудник получит позже, когда отгуляет их: новым документом и по новому среднему заработку. Деньгами остаток основного отпуска не заменяют.

Когда сотрудника можно отозвать из отпуска, а когда нельзя

Отзыв из отпуска регулирует статья 125 ТК РФ. Условий три, и все они важнее любых настроек программы.

• ✋ Только с согласия работника. Отказ выйти на работу — его право. Наказать за отказ нельзя, это не прогул и не нарушение дисциплины.
• 🚫 Есть категории, которых отзывать запрещено даже с их согласия:
  • работники младше 18 лет;
  • беременные женщины;
  • работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
• 📅 Неиспользованные дни не пропадают. Работник отгуляет их в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединит к отпуску за следующий рабочий год.

Отзывают обычно из ежегодного оплачиваемого отпуска. Отпуск по уходу за ребёнком прерывают по-другому: сотрудник сам выходит на работу досрочно, это не «отзыв» в смысле статьи 125. Из отпуска без сохранения зарплаты отзыв тоже оформляют иначе — там нечего пересчитывать, кроме дат.

Согласие работника и приказ об отзыве из отпуска

В 1С ничего не делайте, пока не собраны документы. Расчётчик, который исправил отпуск по звонку руководителя, потом переделывает всё второй раз, когда сотрудник передумал.

Какие бумаги нужны

1. Служебная записка руководителя подразделения. Зачем нужен сотрудник и с какой даты. Это не обязательный документ, но он объясняет причину отзыва.
2. Письменное согласие работника. Можно отдельным заявлением, можно подписью «согласен» на уведомлении или в приказе.
3. Приказ об отзыве из отпуска. Унифицированной формы нет, приказ составляют в свободной форме.

Что указать в приказе

• ФИО, должность, подразделение сотрудника;
• реквизиты исходного приказа об отпуске;
• дату, с которой работник приступает к работе;
• число неиспользованных календарных дней отпуска;
• когда работник использует эти дни или что их присоединят к следующему отпуску;
• отметку о согласии работника с его подписью и датой.

💡 Если в организации утверждён график отпусков, после отзыва его тоже правят. Сотрудник получит остаток дней в новые даты, и это лучше зафиксировать сразу, а не «потом договоримся».

Печатной формы приказа об отзыве в типовой ЗУП нет — его готовят в текстовом редакторе по шаблону организации. В 1С вносится только расчётная и учётная часть.

Отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1: исправление документа «Отпуск»

Главный приём — не редактировать проведённый документ напрямую, а создавать его исправление. Исправление хранит связь с исходным документом и с ведомостью, по которой выплатили отпускные. Поэтому ЗУП корректно делает сторно и считает переплату.

Шаг 1. Найдите исходный документ

Откройте Зарплата → Отпуска или Кадры → Все отсутствия сотрудников. Отберите сотрудника и откройте его отпуск, из которого отзывают.

Шаг 2. Выберите способ по состоянию документа

На практике почти всегда отзыв приходится на второй или третий вариант: человек уже отдыхает, деньги у него на карте.

Шаг 3. Создайте исправление

1. В открытом документе Отпуск нажмите ссылку Исправить в нижней части формы.
2. ЗУП создаст новый документ того же вида с пометкой об исправлении.
3. В исправлении на закладке основного отпуска поставьте дату окончания — последний день, который сотрудник провёл в отпуске. День выхода на работу в отпуск не входит.
4. Количество дней пересчитается само.
5. Проверьте, что средний заработок не изменился: для отгулянных дней он остаётся прежним.

Пример: отпуск с 6 по 19 число, 14 календарных дней. Сотрудник вышел на работу 13-го. В исправлении период — с 6 по 12, то есть 7 дней.

Шаг 4. Проверьте результат и проведите

Откройте закладку с подробными начислениями. Там должны быть две записи: сторно исходного начисления и новое начисление за 7 дней. Разница и есть переплата отпускных.

На закладке с удержаниями НДФЛ пересчитается по уменьшенной сумме. Проведите исправление.

Шаг 5. Пересчитайте зарплату за месяц выхода

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за месяц, в котором сотрудник вернулся. Если документ уже создан — перезаполните его. После исправления отпуска сотрудник получит оплату по окладу за фактически отработанные дни, а табель покажет явки вместо отпуска.

Не удаляйте исходный документ «Отпуск» и не отменяйте его проведение, если по нему уже была выплата. Связь с ведомостью разорвётся, и ЗУП покажет долг сотрудника или задвоенную выплату.

Перерасчёт отпускных и зарплаты: пример на числах

Возьмём сотрудника с окладом 50 000 ₽. Средний дневной заработок для отпуска — 2 000 ₽. В месяце 23 рабочих дня.

До отзыва: отпуск 14 календарных дней с 6 по 19 число.

После отзыва: сотрудник вышел 13-го, отгулял 7 дней, отработал с 13 по 19 число — 5 рабочих дней (18-е и 19-е — выходные).

Что получается для работника. Он получил на руки 24 360 ₽ за 14 дней. Положено ему за отпуск 14 000 − 1 820 = 12 180 ₽. Переплата на руки — 12 180 ₽. Её зачтут при выплате зарплаты за месяц, а взамен он получит оплату за отработанные дни.

Зарплата за весь месяц (дни до отпуска плюс 5 дней после выхода) начисляется как обычно, и уже из неё уменьшается сумма к выплате на размер переплаты. ЗУП делает этот зачёт сам, если исправление проведено до начисления зарплаты.

Что делать с неиспользованными днями отпуска

После проведения исправления 7 дней вернутся в остаток отпуска. Проверить это можно отчётом Остатки отпусков в разделе кадровых отчётов: на дату после отзыва остаток должен вырасти ровно на число неотгулянных дней.

Как предоставить оставшиеся дни

1. Сотрудник пишет заявление на отпуск на новые даты — в текущем рабочем году или вместе со следующим отпуском.
2. Кадровик оформляет новый приказ на отпуск.
3. В ЗУП создаётся новый документ Отпуск на эти дни. Не «дописывайте» их в исправление старого.

Средний заработок пересчитается

Отпускные за оставшиеся дни считают по среднему заработку на дату начала нового отпуска. Расчётный период сдвинется, поэтому сумма почти наверняка будет другой. В примере выше за те же 7 дней сотрудник может получить не 14 000 ₽, а больше или меньше — в зависимости от премий и отработанных дней за новые 12 месяцев.

Перенос в графике отпусков

Если график отпусков ведётся в ЗУП, перенесите неиспользованную часть документом Перенос отпуска — его можно найти в списке кадровых документов по названию. Так отчёты по графику не покажут «сорванный» отпуск.

НДФЛ и страховые взносы после отзыва из отпуска

НДФЛ

С отпускных налог удерживают при выплате. После отзыва доход уменьшился, и часть налога оказалась удержана лишней — в нашем примере 1 820 ₽.

• 🔄 Зачёт. Налог считается нарастающим итогом с начала года. ЗУП учтёт излишек при следующем расчёте НДФЛ — с зарплаты за месяц выхода. В расчётном листке это видно как налог «к зачёту».
• 💸 Возврат деньгами. По статье 231 НК РФ излишне удержанный налог возвращают по заявлению работника. В ЗУП для этого есть документ Возврат НДФЛ, выплата — только на банковский счёт.

Если сотрудник ничего не просит, обычно хватает зачёта: следующий НДФЛ с зарплаты будет меньше на сумму излишка.

Страховые взносы

Взносы начисляются на отпускные в месяце начисления. Сторно уменьшит базу:

• сторно в том же месяце — взносы за месяц просто будут меньше;
• сторно в следующем месяце того же квартала — ЗУП отразит перерасчёт, база уменьшится по итогам расчёта;
• отпускные начислены в прошлом квартале, а РСВ уже сдан — проверьте, в каком периоде программа отразила уменьшение базы. Если оно относится к сданному периоду, понадобится уточнённый расчёт по страховым взносам.

Взносы на травматизм пересчитываются по тем же правилам, что и основные.

Что проверить в отчётах

Частые ошибки при отзыве из отпуска в 1С

• ❌ Правят проведённый документ напрямую. Отменили проведение, поменяли даты, провели снова — а отпускные уже выплачены. Связь с ведомостью теряется, переплата не считается или считается дважды.
• ❌ Ставят дату окончания равной дню выхода. День выхода — рабочий. Отпуск заканчивается накануне, иначе сотруднику не оплатят один рабочий день и не вернут один день в остаток.
• ❌ Не перезаполняют начисление зарплаты. Исправление проведено, а документ начисления за месяц создан раньше. Сторно и оплата отработанных дней в него не попадут, пока его не перезаполнить.
• ❌ Отзывают тех, кого нельзя. Программа не проверит, что сотрудник несовершеннолетний или работает во вредных условиях. Это на совести кадровика.
• ❌ Пытаются «закрыть» остаток компенсацией. Остаток основного отпуска при отзыве не компенсируют деньгами — только предоставляют дни.

Частые вопросы