Почта в 1С 8.3: от учётной записи до писем с документами и рассылок отчётов

Чтобы отправить документ из 1С по электронной почте, сначала подключите почтовый ящик: Администрирование → Органайзер → Почта → Учетные записи электронной почты. После этого в любой печатной форме появляется рабочая кнопка с конвертом «Отправить»: 1С сама сохранит форму в PDF или Excel, вложит файл в письмо и подставит адрес контрагента.

Так же устроены программы на базе БСП: 1С:Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Пути меню приведены по 1С:Бухгалтерии 3.0.

Подключение почтового ящика к 1С

Почта в 1С — это обычный SMTP-клиент. Программа не отправляет письма «через сайт 1С»: она подключается к вашему почтовому серверу (Яндекс, Mail.ru, Gmail, корпоративный Exchange) под вашим логином.

Что подготовить заранее

• 📧 адрес ящика, с которого будут уходить письма;
• 🔑 пароль приложения, а не обычный пароль от почты (для Яндекса, Mail.ru и Gmail это обязательно);
• ⚙️ включённый доступ почтовых программ в настройках самого ящика;
• 🌐 адрес SMTP-сервера и порт, если ящик корпоративный (их даёт системный администратор).

Создание учётной записи

1. Откройте Администрирование → Органайзер. Убедитесь, что в блоке «Почта» включён флажок, разрешающий работу с электронной почтой.
2. Перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты» и нажмите «Создать».
3. Введите адрес и пароль приложения. Для популярных сервисов 1С сама подберёт сервер и порты.
4. Если автоподбор не сработал, переключитесь на ручную настройку и заполните параметры SMTP.
5. Отметьте, для чего запись: только отправка или ещё и получение писем.
6. Нажмите «Проверить настройки». Программа отправит тестовое письмо и сообщит результат.

Параметры популярных серверов

Порт 25 без шифрования почти все публичные сервисы для внешних программ закрыли. Если в старой настройке стоит именно он, первой правкой будет смена порта.

Личная или общая запись

Учётную запись можно сделать общей для всех пользователей или закрепить за конкретным сотрудником. Общий ящик вида buh@компания.ru удобен для бухгалтерии: письма клиентам приходят с одного адреса, а ответы не теряются в личной почте ушедшего в отпуск сотрудника.

Личная запись нужна менеджерам, которые сами ведут переписку с клиентами. Владельца записи указывают в её карточке.

Как отправить счёт, акт или накладную контрагенту

Самый частый сценарий — отправить клиенту счёт на оплату прямо из документа.

Отправка из печатной формы

1. Откройте документ, например «Счет покупателю».
2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
3. В окне печатной формы нажмите кнопку с конвертом «Отправить».
4. Выберите формат вложения. Для клиентов почти всегда подходит PDF, для сверки цифр — XLSX.
5. При необходимости отметьте «Упаковать в архив» и «Транслитерировать имена файлов».
6. Откроется новое письмо: проверьте адрес, тему и текст, затем нажмите «Отправить».

Адрес получателя 1С берёт из контактной информации карточки контрагента. Если поле Email там пустое, письмо откроется без адресата. Впишите адрес вручную, а потом добавьте его в карточку, чтобы в следующий раз он подставился сам.

Какой формат выбрать

Подпись и печать в форме

Чтобы счёт уходил сразу с факсимиле, загрузите изображения подписи руководителя и печати в карточку организации. Тогда в печатной форме появится вариант с подписью и печатью.

Несколько документов в одном письме

В списке документов выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl и выполните печать. Печатные формы откроются в одном окне, и кнопка «Отправить» вложит их в одно письмо. Так удобно отправлять клиенту пакет «счёт + договор» или месячный набор актов.

Как отправить по почте отчёт или справку

Обычные отчёты

Оборотно-сальдовую ведомость, анализ счёта, отчёт по продажам сформируйте как обычно. Затем сохраните результат в файл через меню «Еще» или кнопку сохранения на панели отчёта. Выберите XLSX, если получателю нужны цифры, или PDF, если нужна только картинка.

Дальше файл можно приложить в письмо прямо из 1С: при создании нового исходящего письма есть кнопка добавления вложения. Или отправьте его из обычного почтового клиента.

Регламентированные отчёты

Здесь два разных действия, которые часто путают.

• 🏛 Сдать отчёт в ФНС, СФР или Росстат. Это делается не по электронной почте, а через сервис электронной отчётности (1С-Отчетность или другой оператор). В форме отчёта для этого есть кнопка «Отправить», которая работает только при подключённом сервисе.
• 👤 Показать отчёт руководителю или аудитору. Распечатайте отчёт из формы, выберите печатную форму и отправьте её по кнопке с конвертом, как обычный документ. Либо выгрузите файл обмена и пришлите его как вложение.

Отправка декларации инспектору на обычную почту не считается сдачей отчёта. Сроки сдачи при этом не соблюдены.

Расчётные листки сотрудникам

В ЗУП 3.1 расчётные листки удобно рассылать по почте вместо бумаги. Адреса берутся из личной электронной почты в карточке сотрудника.

Расчётный листок содержит персональные данные. Отправляйте его только на личный адрес работника и с его согласия на такой способ получения. Общий почтовый ящик отдела для этого не подходит.

Как отправить базу 1С по электронной почте

Иногда базу нужно передать программисту, в поддержку или бухгалтеру на удалёнке. Вот способы от простого к надёжному.

Способ 1. Файл выгрузки .dt

Это основной способ. Файл .dt содержит конфигурацию и все данные и разворачивается на любом компьютере с платформой подходящей версии.

1. Предупредите пользователей: выгрузка требует, чтобы в базе никто не работал.
2. Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
3. Выберите Администрирование → Выгрузить информационную базу.
4. Укажите папку и имя файла, дождитесь сообщения о завершении.
5. Упакуйте файл в архив: .dt сжимается ещё в несколько раз.

Способ 2. Копия каталога файловой базы

Для файловой базы можно скопировать файл 1Cv8.1CD из каталога базы. Путь к каталогу виден в окне запуска 1С внизу при выделении базы.

Как обойти ограничение размера письма

Публичные почтовые сервисы принимают вложения примерно до 25–30 МБ. Небольшая база в архиве иногда в это укладывается, рабочая база торговой фирмы — почти никогда.

Защитите данные

В базе лежат персональные данные сотрудников и контрагентов, банковские реквизиты, зарплаты. Перед отправкой:

• 🔒 ставьте пароль на архив и передавайте его другим каналом, например по телефону;
• 🗂 для разовой задачи программисту иногда хватит пустой базы с конфигурацией (Конфигурация → Сохранить конфигурацию в файл, файл .cf);
• 🧹 удаляйте ссылку на облако после того, как получатель скачал файл.

Почему 1С не отправляет письма: ошибки SMTP

Тестовая проверка учётной записи показывает текст ошибки от почтового сервера. По нему почти всегда видно, где проблема.

Проверка подключения вне 1С

Чтобы понять, закрыт ли порт на компьютере или сервере 1С, выполните в PowerShell:

Test-NetConnection smtp.yandex.ru -Port 465

Строка TcpTestSucceeded : True означает, что сеть пропускает соединение. Значит, искать нужно в логине, пароле или шифровании. False — порт закрыт, и дело в брандмауэре, антивирусе или политике провайдера.

Рассылки отчётов по расписанию

Если руководитель каждый понедельник ждёт отчёт по продажам или остаткам денег, отправлять его вручную незачем. В программах на БСП есть механизм «Рассылки отчетов».

Как включить

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите флажок «Рассылки отчетов».
3. Сформируйте нужный отчёт и сохраните вариант с отборами, которые нужны получателю.
4. Создайте новую рассылку и добавьте в неё этот отчёт.
5. Укажите получателей, формат вложения, тему и текст письма.
6. На вкладке расписания задайте день недели и время отправки.

В одну рассылку можно сложить несколько отчётов. Получатели могут быть заданы списком адресов или выбраны из справочника сотрудников и контрагентов.

Почему рассылка не срабатывает

Рассылка по расписанию — это регламентное задание. В клиент-серверной базе его выполняет сервер 1С сам. В файловой базе регламентные задания выполняются только пока в базе открыт хотя бы один сеанс пользователя.

Если файловая база в нерабочее время закрыта, рассылка на 7:00 утра уйдёт только после того, как первый сотрудник войдёт в программу. Выход — сдвинуть расписание на рабочие часы или вынести базу на сервер.

Сценарии для автоматизации

• 📊 еженедельная выручка и маржа директору;
• 💰 ежедневный остаток денежных средств по счетам;
• 📦 остатки товаров на складе для отдела закупок;
• 🧾 дебиторская задолженность менеджерам по их клиентам, каждому только по своим.

Частые вопросы