Акт оказанных услуг уходит клиенту из 1С: три канала и настройка каждого

Чтобы отправить акт в 1С, сначала проведите документ Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги». Дальше есть три пути. По электронной почте — кнопка с конвертом в форме документа или в окне печати. Через ЭДО — команда отправки электронного документа в той же форме, если подключён 1С-ЭДО и контрагент принял приглашение. На бумаге — Печать → Акт об оказании услуг, подпись и курьер или почта.

Частое заблуждение: «отправил PDF по почте — значит, акт передан электронно». Нет. Скан или PDF без подписи — это копия для ознакомления. Юридически значимым электронный акт становится, только когда его подписали электронной подписью и он прошёл через оператора ЭДО. Поэтому канал выбирают не по удобству, а по договорённости с клиентом.

Формирование акта оказанных услуг в 1С Бухгалтерии

Акт в БП 3.0 — это не отдельный документ, а печатная форма документа реализации. Порядок такой:

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вариант для услуг — в нём «Услуги» в названии.
3. Заполните «Контрагента» и «Договор». От договора зависит, какие реквизиты попадут в шапку акта.
4. На вкладке «Услуги» добавьте строки: номенклатура с видом «Услуга», количество, цена, ставка НДС.
5. Проверьте «Счёт учёта» доходов. Для основной деятельности обычно это 90.01.1, для прочей — 91.01.
6. Нажмите Провести.

Если акт выставляют многим клиентам одинаково (абонентское обслуживание, аренда), удобнее документ «Оказание услуг» в том же разделе Продажи. Он создаёт акты сразу по списку контрагентов.

Что проверить перед отправкой

• 🧾 Наименование услуги так, как его ждёт клиент: формулировка из договора, а не внутреннее «Консультация 1 ч».
• 🏢 Реквизиты контрагента: ИНН, КПП, юридический адрес. Ошибка в КПП — частая причина возврата акта.
• 📅 Дата акта совпадает с датой оказания услуги или окончанием периода.
• ✍️ Подписант от вашей стороны. Ответственные лица задают в карточке организации, раздел с подписями.

Печать акта и отправка бумажного экземпляра

Бумажный акт всё ещё нужен, если клиент не работает в ЭДО и не согласен на электронную подпись .

1. В проведённом документе нажмите Печать → Акт об оказании услуг (или Универсальный передаточный документ).
2. В окне печати укажите число копий — обычно 2: один экземпляр остаётся у вас, второй уходит клиенту.
3. Если в учётной политике разрешено, включите факсимиле подписи и печати. Настройка — в карточке организации, раздел «Логотип и печать».
4. Распечатайте, подпишите, при необходимости поставьте печать.

С 2015 года ООО и АО вправе не иметь печати, если это закреплено в уставе. Поэтому отсутствие оттиска само по себе акт не портит.

Как отправить бумагу

Отправка акта по электронной почте прямо из 1С

Письмо уходит из программы без сохранения файла на диск. Сначала один раз настройте почтовую учётную запись.

Настройка учётной записи

1. Откройте Администрирование → Органайзер и найдите группу «Почта».
2. Перейдите к учётным записям электронной почты и создайте новую.
3. Введите адрес и пароль. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail нужен не обычный пароль, а пароль приложения — его создают в настройках безопасности почтового ящика.
4. Программа сама подставит серверы SMTP и IMAP для популярных сервисов. Для корпоративной почты укажите их вручную: обычно SMTP на порту 465 (SSL) или 587 (STARTTLS).
5. Нажмите проверку настроек. Пока проверка не пройдёт, отправка из документов не заработает.

Отдельно проверьте, что в карточке контрагента заполнен e-mail в контактной информации. Тогда адрес подставится в письмо автоматически.

Отправка

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите кнопку с изображением конверта в командной панели — «Отправить по электронной почте». Её же можно нажать в окне печатной формы.
3. Отметьте, какие формы вложить: акт, счёт-фактуру, счёт на оплату.
4. Выберите формат вложения. Для клиента — PDF, он не «поплывёт» при открытии. Excel выбирают, если клиент сам что-то сверяет в таблице.
5. Проверьте тему и текст письма, нажмите Отправить.

Почта удобна, но клиент получает PDF без электронной подписи. Подписанный оригинал всё равно придётся передать — бумагой или через ЭДО.

Отправка акта через ЭДО: подключение 1С-ЭДО и первая отправка

ЭДО — единственный канал, где электронный акт заменяет бумажный. Подписанный электронной подписью документ равен бумажному с собственноручной подписью. Для первички допустима и неквалифицированная подпись, если стороны договорились об этом в соглашении. Для счетов-фактур (и УПД со статусом 1) нужна квалифицированная подпись — КЭП.

Что подготовить

• 🔐 КЭП руководителя или сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД). МЧД оформляют по формату ФНС и регистрируют в распределённом реестре.
• 💻 Криптопровайдер на компьютере (КриптоПро CSP или ViPNet CSP) с действующей лицензией.
• 🌐 Подключённая интернет-поддержка в 1С: логин и пароль портала.
• 📝 Договорённость с клиентом об электронном обмене — пункт в договоре или отдельное соглашение.

Подключение

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Включите использование обмена электронными документами и перейдите к подключению 1С-ЭДО.
3. Выберите организацию, сертификат подписи, оператора и получите идентификатор участника. Мастер ведёт по шагам, заявку оператор обрабатывает обычно от нескольких минут до суток.
4. После подключения отправьте приглашение контрагенту. Удобнее всего — из списка контрагентов или из формы документа при первой отправке.

Пока контрагент не принял приглашение, отправить ему акт не получится. Статус приглашения виден в настройках обмена с этим контрагентом.

Отправка акта

1. Откройте проведённую реализацию.
2. В командной панели найдите группу ЭДО и выберите отправку электронного документа.
3. 1С сформирует файл по формату ФНС, предложит сертификат и подпишет документ.
4. Документ уйдёт оператору, а оттуда — контрагенту.

Отслеживать ответы удобно в рабочем месте «Текущие дела ЭДО»: там видно, что ждёт вашей подписи, что ушло и что вернули.

Названия статусов в интерфейсе 1С могут звучать иначе, но этапы жизненного цикла у оператора именно такие.

Пакетная отправка актов и роуминг между операторами

Отправить сразу много актов

В конце месяца у сервисных компаний десятки и сотни актов. Открывать каждый незачем.

• 📧 Почтой. В списке реализаций выделите нужные документы (Ctrl или Shift + клик), откройте печатную форму и отправьте из окна печати. Каждый контрагент получит письмо со своим актом, если адреса заполнены в карточках.
• 🔁 Через ЭДО. Выделите документы в списке и вызовите отправку электронных документов из группы ЭДО. 1С подпишет их одним действием — пароль контейнера ключа вводится один раз, если разрешено его запоминать.
• ⚙️ Регламентное задание. В клиент-серверной или файловой базе с запущенными регламентными заданиями обмен с оператором идёт по расписанию: входящие подписи и извещения подтягиваются без кнопки «Отправить и получить».

Роуминг

Если клиент работает у другого оператора ЭДО (не того, через которого подключены вы), документы идут через роуминг. Операторы обмениваются документами между собой.

• Часто достаточно просто отправить приглашение по ИНН и КПП: если роуминг между операторами уже настроен, клиент получит его в своей системе.
• Если приглашение «не доходит», подайте заявку на роуминг через своего оператора. Нужны ИНН, КПП, наименование контрагента и название его оператора.
• Роуминг между крупными операторами обычно бесплатен для отправителя. Ориентировочный срок настройки по заявке — от одного до нескольких рабочих дней.

Ошибки при отправке акта и как их снять

Частые ошибки бухгалтера

• ❌ Изменили реализацию после отправки. Электронный акт у клиента уже другой. Правильно — отозвать или аннулировать отправленный документ и выслать исправленный, а не молча перепровести.
• ❌ Отправили и почтой, и через ЭДО. Клиент получает два экземпляра и путается, какой подписывать. Выберите один юридически значимый канал.
• ❌ Не отслеживают ответную подпись. Акт «ушёл» — но без подписи контрагента он не закрыт. Раз в неделю смотрите «Текущие дела ЭДО».
• ❌ Пароль приложения удалили в почте. Отправка ломается через полгода «сама собой». При смене пароля обновите учётную запись в 1С.

Частые вопросы