Передаём электронные документы из 1С в систему Диадок

Документ уходит в Диадок двумя путями: через встроенный в 1С сервис «1С-ЭДО» с роумингом или через отдельный модуль «Диадок для 1С» от Контура. В обоих случаях нужны три вещи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), криптопровайдер (КриптоПро CSP или VipNet CSP) и настроенная учётная запись ЭДО с принятым приглашением от контрагента.

Типичная картина: менеджер провёл реализацию, нажимает «отправить» — а команды ЭДО в документе нет, либо документ зависает в статусе «ожидается». Почти всегда причина не в самом документе, а в незавершённой настройке обмена или в том, что контрагент ещё не подтвердил приглашение.

Ниже — порядок от подготовки рабочего места до контроля статуса и исправления ошибок. Пути меню приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 на интерфейсе «Такси»; в УТ, КА и ERP блок настроек ЭДО лежит в разделе администрирования и работает так же.

С чего начать: подпись, криптопровайдер и учётная запись

Перед первой отправкой проверьте четыре элемента. Без любого из них кнопка отправки либо не появится, либо выдаст ошибку.

• 🔑 КЭП на сотрудника, который подписывает документы (как правило, директор или бухгалтер с доверенностью). Сертификат должен быть действующим, а не просроченным.
• 🛡️ Криптопровайдер той же марки, под которую выпущен сертификат. Если КЭП выпущена под КриптоПро, то и установить нужно КриптоПро CSP, иначе подпись не соберётся.
• 🌐 Доступ в интернет с рабочего места: ЭДО обменивается данными через оператора в реальном времени.
• 🧾 Учётная запись ЭДО в 1С с привязанным сертификатом.

Учётная запись создаётся один раз. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами и перейдите к пункту Учётные записи ЭДО. Нажмите создание записи, выберите сертификат подписи, укажите организацию. Программа предложит подключиться к сервису и зарегистрировать идентификатор участника обмена — это ваш адрес в системе ЭДО, по нему вас будут находить контрагенты.

Одна и та же КЭП обычно годится и для отчётности, и для ЭДО, и для входа в веб-кабинет Диадока. Если подпись уже выпущена для сдачи деклараций, отдельный сертификат под ЭДО покупать не нужно — достаточно привязать существующий к учётной записи. Проверить, что сертификат «виден» программе, можно в списке сертификатов в настройках ЭДО: если он там есть и не помечен как просроченный, подпись соберётся.

Два способа отправки: сервис 1С-ЭДО и модуль Диадок

Выбор способа зависит от того, что у вас уже подключено и как работает контрагент.

Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые конфигурации и не требует отдельной установки. Вы работаете прямо в документах 1С, а документы контрагенту в Диадоке доходят через роуминг. Это самый частый вариант: ничего дополнительно ставить не нужно.

Модуль «Диадок для 1С» от Контура — отдельное решение, которое встраивается в конфигурацию как расширение или подключается внешней обработкой. Он добавляет собственный интерфейс Диадока внутри 1С и напрямую работает с ящиком Диадока без роуминга. Такой модуль удобен, если у компании уже оплачен и активно используется веб-кабинет Диадока.

Отправляем документ: порядок действий

Разберём на примере реализации товаров через сервис 1С-ЭДО. Для акта, УПД и счёта-фактуры порядок тот же.

1. Пригласите контрагента к обмену. В карточке контрагента или в списке Текущие дела ЭДО найдите команду отправки приглашения. Укажите идентификатор участника ЭДО контрагента или его ИНН/КПП. Дождитесь, пока контрагент примет приглашение — до этого момента документы ему не уйдут.
2. Проведите документ реализации (акт, накладную, УПД) как обычно. Реквизиты должны быть заполнены полностью: без корректного ИНН/КПП, номера и даты формализованный документ не соберётся.
3. Откройте команду ЭДО в форме документа и выберите отправку электронного документа. Программа сформирует электронный вид, покажет его для предварительного просмотра.
4. Подпишите документ своей КЭП. Если криптопровайдер запросит PIN-код контейнера — введите его.
5. Отправьте. Документ уходит оператору, тот доставляет его контрагенту. Статус меняется на «ожидается подтверждение» и далее «доставлен».

После отправки документ появляется в разделе Продажи → Электронные документы → Исходящие (у покупателя — во входящих). Там же видно текущий статус и всю историю обмена по документу.

Если документов много, отправляйте пачкой. В списке реализаций выделите нужные строки и вызовите команду ЭДО для группы: программа сформирует и подпишет электронные виды сразу по всем выбранным документам. Подпись при этом запрашивается один раз на всю пачку, а не на каждый документ отдельно.

Если документа нет в списке к отправке

Когда нужного документа не видно среди доступных к отправке по ЭДО, проверьте по порядку:

• вид документа поддерживается обменом (реализация, акт, счёт-фактура, УПД — да; внутренние документы — нет);
• организация в документе совпадает с той, для которой создана учётная запись ЭДО;
• документ проведён, а не просто записан.

Форматы документов: что уходит в XML, а что файлом

ЭДО различает два типа документов, и от типа зависят требования к подписи.

Формализованные документы передаются строго в XML по формату, утверждённому ФНС. К ним относятся счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, УПД, УКД, а также акт и товарная накладная в формате ФНС. Такой документ налоговая примет при проверке без бумажного аналога.

Неформализованные документы — договоры, счета на оплату, акты сверки, любые сканы и файлы. Они уходят как вложение (PDF, DOCX, изображение) и жёсткого формата не имеют.

Важный нюанс по подписи. Для счёта-фактуры квалифицированная подпись обязательна по закону. А первичные документы (накладные, акты) стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью. На практике в Диадоке и 1С-ЭДО почти всегда используют одну КЭП на все документы — так проще.

Формат формализованного документа 1С подбирает сама по действующим требованиям ФНС — вручную выбирать версию формата не нужно. Если налоговая обновляет формат, это приходит с очередным релизом конфигурации. Поэтому перед массовой отправкой формализованных документов держите конфигурацию в актуальном релизе: на старой версии программа может собрать документ по устаревшему формату, и контрагент его не примет.

Кто может подписывать и отправлять: права и доверенности

Право на работу с ЭДО регулируется в двух местах — в самой 1С и на стороне подписи.

В 1С доступ к электронному документообороту задаётся профилем доступа пользователя. Если у сотрудника нет прав на ЭДО, команды отправки он не увидит. Это настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Право подписи определяет сертификат. Подписать документ может только тот, чья КЭП привязана к учётной записи и у кого есть доступ к контейнеру с ключом. Поэтому если подписывает не директор, а бухгалтер или менеджер — на него нужен отдельный сертификат и основание для подписи.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) нужна, когда документ подписывает сотрудник по доверенности от имени организации. МЧД оформляется по формату ФНС и прикладывается к электронной подписи. Формат доверенности задаёт ФНС, а не оператор — оператор только передаёт готовую МЧД вместе с документом.

Отдельный вопрос — кто и что видит в списке электронных документов. В типовой конфигурации доступ разграничивают через профили и группы доступа: одному сотруднику открывают только исходящие по своей организации, другому — весь обмен. Если в компании несколько юрлиц, удобно под каждое завести свою учётную запись ЭДО и раздать права так, чтобы менеджер не видел документы чужой организации.

Статусы документооборота и хранение

После отправки документ проходит несколько состояний. Для счёта-фактуры добавляются технологические извещения оператора (подтверждение даты отправки и получения) — они формируются автоматически, вручную с ними работать не нужно.

Электронные документы хранятся так же, как бумажные. Срок — не менее 5 лет (счета-фактуры и первичные документы по требованиям НК РФ и закона о бухучёте). В 1С документы остаются в базе, а при необходимости их выгружают в архив вместе с подписями и протоколом обмена.

Распечатать электронный документ тоже можно: в печатной форме проставляется отметка об электронной подписи с реквизитами сертификата. Такая распечатка — справочная, юридическую силу имеет сам электронный документ.

Частые ошибки при отправке в Диадок

Большинство сбоев при отправке решаются проверкой настроек, а не повторной отправкой документа.

Частые вопросы