Запуск согласования документа в 1С: от карточки до результата
Содержание
Документ на согласование запускают из его карточки: команда Отправить в верхней командной панели предлагает доступные шаблоны процессов, а процесс Согласование отправляет задачи указанным участникам. Отправить можно и из списка — выделив одну или несколько строк. Весь механизм живёт в конфигурации 1С:Документооборот, а также в ERP и Комплексной автоматизации, где встроена та же подсистема совместной работы.
Ниже — где настроить маршрут, как добавить согласующих параллельно или по очереди, как запустить согласование пачкой, что делать в мобильном приложении и как остановить или перезапустить уже стартовавший процесс. Пути указаны для интерфейса «Такси» (платформа 8.3) редакций 2.1 и 3.0; расхождения между ними отмечены по ходу.
Что проверить перед запуском согласования
Прежде чем жать Отправить, убедитесь, что согласование вообще дойдёт до нужных людей и вернётся с результатом. Три вещи решают почти всё:
- 👥 Участники существуют и активны. Согласующий должен быть заведён как пользователь и сотрудник, иметь доступ к документу. Уволенный или отключённый пользователь задачу не получит.
- 🧭 Маршрут настроен. Либо вы выбираете готовый шаблон процесса, либо собираете список участников вручную при запуске. Без маршрута процесс стартует «пустым» и сразу завершается.
- 🔐 Права на документ. Участник без прав на папку или вид документа увидит задачу, но не откроет вложение. Проверьте настройки доступа по папке и грифу.
Готовые маршруты удобнее разовой ручной отправки, когда документы однотипные: договоры идут к юристу и финансисту, счета — к руководителю. Шаблон процесса настраивается в разделе Настройка и администрирование (в редакции 3.0 — в настройках совместной работы): задаёте участников, порядок, сроки и условия подстановки.
Отдельно проверьте версию файла. Участники согласуют именно ту версию, что приложена на момент старта. Если после запуска вы зальёте новый файл, часть людей уже отработает старую редакцию — согласование придётся переигрывать. Поэтому финальную версию крепят до нажатия Отправить, а не в процессе.
Если согласующих по этому виду документов всегда одни и те же, не собирайте список руками каждый раз — сделайте шаблон процесса и привяжите его к виду документа. Дальше документ будет уходить на согласование одной кнопкой.
Как отправить документ: пошаговый порядок
Базовый сценарий — из карточки документа.
- Откройте документ и проверьте, что вложен актуальный файл и заполнены реквизиты, по которым строится маршрут (вид, сумма, контрагент).
- В командной панели нажмите
Отправить. Программа покажет доступные процессы для этого вида документа. - Выберите
Согласование. Если шаблонов несколько — выберите нужный маршрут; если шаблона нет, откроется форма нового процесса. - В форме процесса проверьте и при необходимости отредактируйте список согласующих: добавьте или уберите участников, поменяйте порядок.
- Задайте срок — к какой дате участник должен отреагировать. Без срока задача «висит» бессрочно, и просрочку не видно.
- При необходимости впишите текст задания: что именно проверить, на что обратить внимание.
- Нажмите
Стартовать(в части форм —Запустить). Задачи уйдут исполнителям, документ получит отметку о запущенном процессе.
После старта согласующие видят задачу в своём списке задач (раздел Совместная работа, список Задачи мне). Каждый открывает документ, читает, пишет комментарий и выбирает результат: Согласовано, Согласовано с замечаниями или Не согласовано.
Участник не ограничен тремя кнопками. Из задачи он может:
- 💬 запросить мнение у коллеги, не передавая задачу целиком, — удобно, когда нужен совет смежного специалиста;
- ➡️ перенаправить задачу другому исполнителю, если согласование не в его зоне ответственности;
- ↩️ вернуть автору на доработку с комментарием, если документ непригоден для согласования.
Когда все отработали, процесс сводит результаты. Автор видит итог в карточке документа и в своих задачах — приходит задача-уведомление «Ознакомиться с результатом согласования». В истории документа остаётся вся переписка и отметки участников — к ней можно вернуться спустя месяцы и понять, кто что согласовывал.
Результат Согласовано с замечаниями — это не отказ. Документ считается согласованным, но участник оставил правки. Прочитайте комментарий: иногда это мелкая опечатка, иногда — условие, без которого подписывать нельзя.
Маршруты: параллельно, по очереди или по условию
Порядок обхода участников задаёт вид согласования. Выбор влияет на скорость и на то, увидят ли согласующие замечания друг друга.
| Вид согласования | Как идёт | Когда выбирают |
|---|---|---|
| Параллельное | Все получают задачу сразу | Когда мнения независимы и важна скорость |
| Последовательное | По очереди, следующий после предыдущего | Когда есть иерархия: сначала юрист, потом финдиректор |
| Смешанное | Часть параллельно, часть по очереди | Сложные договоры с группами и утверждающим в конце |
| Циклическое | Повторяет круг, пока все не согласуют | Когда после правок нужно повторное одобрение |
Маршрут можно сделать условным: участник подставляется автоматически по реквизитам документа. Например, договоры дороже порога дополнительно уходят финансовому директору, а до порога — нет. Условия настраиваются в шаблоне процесса: указываете реквизит, значение и кого добавить.
В маршруте участников удобнее задавать не поимённо, а ролями: «Юрист», «Финансовый контролёр», «Руководитель подразделения автора». Тогда при смене сотрудника не придётся переделывать все шаблоны — достаточно переназначить исполнителя роли. Поимённый список оставляйте для разовых нестандартных согласований.
Полезные настройки шаблона:
- ⏱ Сроки по каждому этапу и автоэскалация при просрочке — задача поднимается руководителю.
- ✍️ Собственноручное согласование — участник ставит отметку, система формирует лист согласования на печать.
- 🔁 Автозапуск — процесс стартует сам при создании документа определённого вида, без ручного
Отправить.
Массовый запуск и автоматическое согласование
Отправлять документы по одному — не единственный путь. Когда их десятки, есть два ускорителя.
Групповой старт из списка. Откройте список документов, выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), затем команда Отправить. Процесс запустится по каждому выделенному документу. Важно: шаблон маршрута должен подходить всем выбранным документам, иначе часть уйдёт «не туда».
Автоматический запуск по правилу. В настройках обработки документов привязываете шаблон процесса к виду документа. Дальше при создании такого документа согласование стартует само — исполнителю не нужно помнить про кнопку Отправить. Это снимает главную причину зависших документов: про них просто забыли отправить.
Для цепочек «согласование → утверждение → регистрация → ознакомление» используйте комплексный процесс (в части редакций — обработка документа): он объединяет несколько действий в один маршрут, и согласование становится одним из его этапов.
Контроль запущенных процессов. Запустив пачку, не теряйте её из виду. В разделе Совместная работа есть списки процессов и задач, где видно, какие согласования идут, какие просрочены и на ком застряли. По просроченным отправьте напоминание или эскалируйте — иначе массовый старт превращается в массовое зависание.
Массовый запуск удобен для однотипных пачек — например, актов за месяц по одному контрагенту. Если документы разнородные, групповой старт перемешает маршруты; надёжнее настроить автозапуск по видам.
Согласование в мобильном приложении 1С
Для согласующих, которые редко сидят за рабочим местом, есть мобильный клиент 1С:Документооборот. Руководитель видит очередь задач в телефоне и отрабатывает её между встречами.
Что доступно в мобильном приложении:
- 📥 список задач с сортировкой по сроку и важности;
- 📄 просмотр карточки документа и вложенного файла;
- ✅ результат задачи: согласовать, согласовать с замечаниями, отклонить;
- 💬 комментарий к решению и переписка по задаче;
- 🔔 push-уведомления о новых и просроченных задачах.
Подключение: приложение ставится из магазина, в настройках указывается адрес публикации информационной базы (веб-сервер) и учётные данные пользователя. Публикацию базы на веб-сервере и мобильный доступ включает администратор — у рядового согласующего это уже должно быть настроено.
Запускать новые маршруты с телефона обычно не требуется: мобильный клиент заточен под отработку входящих задач, а не под администрирование процессов. Сложную настройку маршрутов делают в полном клиенте.
Как отменить согласование и запустить его заново
Процесс запустили ошибочно, не тем маршрутом или по неактуальной версии файла — его нужно остановить.
Остановка. Откройте карточку процесса согласования (из документа — по ссылке на запущенный процесс) и выполните команду прекращения: Остановить или Прекратить в зависимости от редакции. Активные задачи закроются, участникам больше не нужно реагировать. Документ вернётся в состояние без запущенного согласования.
Доработка вместо полной отмены. Если замечание касается содержания, не обязательно рушить весь процесс. Автор исправляет файл, а дальше:
- при циклическом маршруте круг повторяется автоматически — участники получают документ на повторное согласование;
- при обычном маршруте автор запускает новый процесс после устранения замечаний.
Повторный запуск. После остановки или доработки отправьте документ снова через Отправить. Если нужно, чтобы повторно согласовали только те, кто давал замечания, соберите список участников вручную, а не берите полный шаблон — так вы не дёргаете тех, кто уже одобрил.
Не удаляйте запущенный процесс, чтобы «отменить» согласование — удаление стирает историю и замечания. Правильно именно остановить процесс: карточка и переписка сохранятся, а повторный запуск будет виден в истории документа.
Уведомления и связь с внешними системами
Чтобы согласующие реагировали быстрее, согласование связывают с привычными им каналами.
Почта. Встроенные уведомления по email — штатная возможность. Администратор настраивает учётную запись для рассылки, после чего участник получает письмо о новой задаче и о просрочке. Текст и события уведомлений настраиваются: можно слать только о новых задачах или ещё и напоминания. Полезно включить напоминание за день до срока — так согласующие реже уходят в просрочку, и массовые пачки не застревают.
Обмен между базами 1С. Если документы живут в учётной базе (Бухгалтерия, ERP), а согласование — в 1С:Документооборот, их связывают бесшовной интеграцией: из карточки документа учётной базы процесс стартует в Документообороте, а результат возвращается обратно. Настраивает связку администратор, пользователь работает как обычно.
API и внешние сервисы. У 1С:Документооборот есть программный доступ через HTTP-сервисы и веб-сервисы — через них внешняя система может создавать документы и запускать процессы. Это задача разработчика: типовой «кнопки» для произвольного API нет.
Мессенджеры (Telegram и другие). Готовой интеграции с Telegram в типовой поставке нет. Уведомления в мессенджер делают доработкой: внешний бот получает события через HTTP-сервис базы и пишет согласующему. Если вам обещают «Telegram из коробки» — это сторонний модуль или индивидуальная разработка, а не штатная функция.
Начните с почтовых уведомлений и, при необходимости, настройки напоминаний по просрочке — этого хватает большинству. Мессенджеры и внешние API подключайте, когда штатных каналов реально не хватает.