Настройка обмена электронными документами между 1С и СБИС

Чтобы отправить счёт, акт или накладную из 1С в СБИС, документ подписывают квалифицированной электронной подписью прямо в программе и передают контрагенту через оператора ЭДО «Тензор» (это и есть СБИС). Повторно вводить документ у получателя не нужно — он приходит готовой структурой, из которой создаётся поступление.

Связать 1С и СБИС можно двумя путями. Первый — поставить отдельный модуль интеграции от «Тензора» (обработку «СБИС для 1С»). Второй — работать через встроенный в типовую конфигурацию механизм ЭДО и обмениваться с абонентами СБИС по роумингу. Ниже разобраны оба, но упор на модуль СБИС: именно его чаще всего ставят, когда бухгалтерия уже ведёт в СБИС отчётность.

Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В ЗУП, УТ 11 и УНФ встроенный ЭДО настраивается похоже, модуль СБИС подключается так же.

Что потребуется до начала настройки

Прежде чем жать кнопки в 1С, соберите минимальный комплект. Без любого пункта отправка не заработает.

• 🔐 Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или сотрудника с доверенностью. Для счетов-фактур и УПД подпись обязана быть именно квалифицированной.
• 🧩 Крипто-плагин СБИС (СБИС Плагин) — он отвечает за работу с сертификатом в браузере и в обработке. Ставится один раз с сайта оператора.
• 🛡 Криптопровайдер — КриптоПро CSP или VipNet CSP, тот, под который выпущена подпись.
• 👤 Личный кабинет СБИС с подключённым тарифом на электронный документооборот (отчётность и ЭДО тарифицируются отдельно).
• 💻 Платформа 1С версии не ниже 8.3 и типовая конфигурация на поддержке.

Отдельно проверьте, что контрагент, которому вы собираетесь слать документы, тоже обслуживается у оператора ЭДО — у СБИС или у другого через роуминг. Отправить электронный документ тому, кто к ЭДО не подключён, нельзя: ему уйдёт только приглашение.

Установка модуля интеграции СБИС в 1С

Модуль «СБИС для 1С» — это внешняя обработка. «Тензор» отдаёт её в личном кабинете: раздел с настройками интеграции, пункт про обмен с учётными системами. Там же лежит инструкция под вашу редакцию конфигурации. Скачайте файл обработки (расширение .epf) в папку, к которой у пользователя 1С есть доступ.

Дальше обработку нужно подключить в самой базе:

1. Откройте НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
2. Включите флажок Дополнительные отчёты и обработки, если он ещё не стоит.
3. Перейдите по ссылке Дополнительные отчёты и обработки и нажмите Добавить из файла.
4. Укажите скачанный .epf. На предупреждение о безопасности ответьте продолжением только для файла от оператора, которому доверяете.
5. В карточке обработки задайте, каким пользователям она доступна, и сохраните.

После этого команда запуска модуля появится в списке дополнительных обработок. Запускать его будете оттуда либо кнопкой, которую обработка добавит в формы документов.

Если вы выбрали путь без отдельного модуля, ставить ничего не надо: встроенный механизм включается в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там же задаётся организация и сертификат, а СБИС выступает оператором на стороне контрагента по роумингу.

Подключение к аккаунту СБИС и выбор сертификата

Первый запуск модуля — это авторизация и привязка подписи. Шаги зависят от версии обработки, но логика одна.

• Вход в аккаунт. Модуль запросит учётные данные вашего кабинета СБИС или предложит войти по сертификату. Вход по сертификату удобнее: не нужно хранить пароль, а права берутся из той же подписи.
• Выбор организации. Если в кабинете несколько компаний, укажите ту, от чьего имени будете отправлять документы. ИНН и КПП здесь должны совпасть с реквизитами организации в 1С.
• Выбор сертификата подписи. Из списка установленных сертификатов выберите вашу КЭП. Модуль проверит, что плагин и криптопровайдер видят закрытый ключ.

Чтобы 1С и СБИС «узнавали» друг друга, у организации в справочнике Главное → Организации должны быть заполнены ИНН, КПП и код налогового органа. По этим реквизитам оператор сопоставляет вашу компанию с учётной записью ЭДО.

Если на этом шаге подпись не подхватывается, почти всегда дело в плагине или носителе — к этому вернёмся в разделе про ошибки.

Сопоставление организаций и контрагентов

Электронный документ адресуется не «ООО Ромашка», а конкретному идентификатору участника ЭДО. Поэтому перед первой отправкой контрагента нужно связать с его учётной записью у оператора.

Сопоставление идёт по ИНН и КПП. Механизм находит в системе ЭДО абонентов с такими реквизитами и показывает совпадения. Дальше возможны три ситуации:

Приглашение — это не формальность. Пока контрагент не принял его, документы ему уходить не будут: оператор просто не знает, в чей ящик их класть. Статус приглашения («отправлено», «принято», «отклонено») виден в списке контрагентов ЭДО.

Свои организации тоже сопоставляются один раз. Если фирм несколько, у каждой своя учётная запись участника ЭДО и, как правило, свой сертификат.

Как отправить счёт, акт или накладную

Когда подпись привязана, а контрагент подключён, отправка занимает пару кликов. Порядок для типовых документов реализации:

1. Откройте или проведите документ — Реализация (акт, накладная, УПД), Счёт покупателю, Акт выполненных работ.
2. Вызовите команду отправки в ЭДО. В типовой 1С это меню ЭДО → Просмотреть электронный документ или Создать электронный документ в самом документе; модуль СБИС добавляет свою команду в ту же панель.
3. Проверьте форму: вид документа (накладная ТОРГ-12, акт, УПД или счёт-фактура), организацию-отправителя, получателя.
4. Подпишите — программа обратится к плагину, тот попросит пин-код от носителя с ключом.
5. Отправьте. Пакет уходит оператору, статус документа меняется на «Отправлен».

Один документ можно отправить пачкой: в журнале реализаций выделите несколько строк и вызовите отправку в ЭДО для всех сразу. Это удобно в конце месяца, когда актов и накладных много.

Чем отличаются документы по подписи:

• 📄 Счёт на оплату — односторонний, подпись получателя не нужна. После доставки обмен завершён.
• 📦 Накладная и акт — двусторонние. Ждём ответную подпись контрагента, только тогда сделка закрыта.
• 🧾 Счёт-фактура и УПД — формализованные документы по формату ФНС. Подпись строго квалифицированная, формат менять нельзя.

Перед массовой отправкой в конце квартала проверьте срок действия сертификата: если он истекает, подписать документы вы не сможете, а выпуск новой КЭП занимает время.

Приём входящих документов и ответные подписи

Обмен двусторонний, поэтому входящие разберём отдельно. Поступившие документы складываются в журнал ЭДО — его команда обычно в разделе Продажи или Покупки, пункт про электронные документы , либо открывается из самого модуля СБИС.

По входящему двустороннему документу (вам прислали акт или УПД) порядок такой:

1. Откройте входящий документ в журнале ЭДО.
2. Сверьте суммы, номенклатуру и реквизиты с тем, что ожидаете по сделке.
3. Если всё верно — подпишите своей КЭП. Контрагенту уйдёт извещение, документ станет завершённым.
4. На основании подписанного документа создайте в 1С Поступление (акт, накладная, УПД) — реквизиты подтянутся из электронной структуры, вводить вручную не нужно.

Если в документе ошибка — не подписывайте. Отправьте уведомление об уточнении: контрагент исправит и пришлёт новую версию. Подписанный документ так просто не переделать — его придётся аннулировать по соглашению сторон.

Если документ не уходит: разбор типичных ошибок

Отправка спотыкается почти всегда на одном из пяти мест: подпись, плагин, контрагент, реквизиты или связь. Ниже — что именно проверять по симптому.

Отдельная частая история — роуминг между операторами. Если ваш контрагент обслуживается не в СБИС, а, например, в другом сервисе ЭДО, прямая отправка пойдёт только после настройки роуминга. Иногда его включают автоматически по приглашению, иногда требуется заявка у оператора. До завершения роуминга документы будут висеть неотправленными.

Частые вопросы