Отправка документов контрагенту прямо из базы 1С
Содержание
Счёт, акт или накладную из 1С покупателю отправляют четырьмя способами: письмом с вложением прямо из печатной формы, через электронный документооборот (ЭДО), выгрузкой в файл для мессенджера и пакетной рассылкой сразу по группе документов. Все четыре встроены в типовые конфигурации на платформе 8.3 — внешние программы не нужны.
Какой выбрать, зависит от того, нужна ли юридическая сила. Для подписанного акта или счёта-фактуры подойдёт только ЭДО: письмо с PDF-вложением юридически значимым документом не считается. А вот счёт на оплату или прайс спокойно уходят обычной почтой.
С чего начать: выбор способа отправки
Прежде чем жать кнопки, определитесь, что именно вы отправляете и зачем. От этого зависит и канал, и формат файла.
Дальше — по каждому способу подробно.
Настройка почты внутри 1С
Чтобы письма уходили прямо из базы, один раз настройте учётную запись. Путь: Администрирование → Органайзер. В группе «Почта» включите флажок почтового клиента и откройте настройку системной учётной записи электронной почты.
В карточке заполните:
- 📧 адрес отправителя и имя — его увидит получатель;
- 🔑 логин и пароль почтового ящика;
- 🖥 серверы входящей (IMAP или POP3) и исходящей (SMTP) почты, порты и шифрование.
Параметры серверов берут у своего почтового провайдера. Для популярных ящиков 1С подставляет настройки автоматически — достаточно адреса и пароля.
Яндекс, Mail.ru и Gmail по обычному паролю почту из сторонних программ не отправляют. Включите в настройках ящика доступ по протоколам IMAP/SMTP и создайте пароль приложения — его и вводите в 1С вместо основного.
Есть два режима. Системная учётная запись — общий ящик организации, из которого уходят документы всем пользователям базы. Личная почта — отдельный ящик сотрудника с полноценным клиентом (входящие, исходящие, папки) внутри 1С. Для рассылки счетов обычно хватает системной.
Отправка документа по электронной почте
Откройте документ (счёт, акт, накладную) и нажмите Печать. В выпадающем списке выберите нужную форму — появится предпросмотр.
В командной панели печатной формы сверху есть кнопка «Отправить» (значок конверта). Нажмите её — 1С соберёт письмо и приложит документ файлом.
Порядок действий:
- В окне отправки проверьте адрес получателя. Если у контрагента в карточке заполнен e-mail, 1С подставит его сама; если нет — впишите вручную.
- Выберите формат вложения:
PDF документ (.pdf),Таблица (.xlsx),Документ Word (.docx)или внутренний форматТабличный документ (.mxl). - При необходимости отредактируйте тему и текст письма — 1С заполнит их по шаблону.
- Нажмите «Отправить».
💡 Для контрагента почти всегда лучше PDF: он открывается на любом устройстве и не «едет» вёрсткой, как Excel. Excel выбирайте, только если получатель будет менять суммы или проверять формулы.
Чтобы 1С подставляла адрес автоматически, один раз занесите e-mail в карточку контрагента — поле электронной почты на вкладке с контактной информацией. Тогда при каждой отправке адрес встанет сам, и ошибиться в нём будет сложнее.
В одно письмо можно вложить несколько файлов. Если контрагенту нужны и счёт, и акт, и накладная, выведите каждую печатную форму, добавьте их вложениями в одно письмо и отправьте разом — отдельные письма на каждый документ слать не обязательно.
Текст и тему письма 1С подставляет по стандартному шаблону. Если вы правите их при каждой отправке одинаково, настройте шаблон письма один раз в разделе Администрирование → Органайзер — тогда новые письма будут заполняться вашим текстом, а не типовым.
Отправка через ЭДО: когда нужна юридическая сила
Акт, накладную, УПД и счёт-фактуру передают через электронный документооборот. Такой документ подписан квалифицированной электронной подписью и равнозначен бумажному с печатью — распечатывать и дублировать его почтой не нужно.
Предварительно подключите сервис обмена. Настройки — в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там включают обмен с контрагентами, добавляют учётную запись ЭДО и настраивают сертификат подписи.
После подключения отправка идёт прямо из документа:
- Откройте проведённый документ реализации или акт.
- В командной панели нажмите кнопку «ЭДО» и выберите пункт отправки электронного документа.
- 1С сформирует электронный документ по формату ФНС, подпишет его сертификатом и отправит оператору.
Чтобы документ ушёл контрагенту, он должен быть приглашён к обмену и приглашение принято. Если приглашения нет, в меню «ЭДО» сначала отправьте приглашение по идентификатору участника ЭДО или по ИНН.
Если контрагент работает у другого оператора ЭДО, обмен всё равно возможен через роуминг — операторы соединяют свои сети между собой. Отдельно включать роуминг обычно не нужно: при отправке приглашения по ИНН 1С сама найдёт участника у любого оператора. Иногда роуминг между конкретными операторами настраивается по заявке — это видно, если приглашение зависает в статусе ожидания.
Перед отправкой первого документа проверьте, что у вас загружен и действует сертификат электронной подписи , а в карточке организации указаны реквизиты, которыми вы подписываете. Если срок сертификата истёк, 1С не даст подписать документ, и отправка остановится на этапе подписи.
Про подписи важно не путать. Счёт-фактуру и УПД со статусом счёта-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью (КЭП) — это требование закона. Обычную первичку (акт, накладную, договор) по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике почти все работают на КЭП.
Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности, оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Формат задаёт налоговая, оператор ЭДО его не меняет.
Выгрузка в файл и отправка через мессенджер
Когда почта в 1С не настроена или документ нужно скинуть в Telegram либо WhatsApp, сохраните печатную форму в файл.
В той же печатной форме рядом с «Отправить» есть кнопка «Сохранить» (значок дискеты). Нажмите её и выберите формат:
| Формат | Когда выбрать |
|---|---|
| PDF (.pdf) | Отправить контрагенту для просмотра и печати — универсальный вариант |
| Excel (.xlsx) | Получателю нужно пересчитать или выгрузить суммы |
| Word (.docx) | Документ будут редактировать как текст |
| Табличный документ (.mxl) | Передать другому пользователю 1С для открытия в программе |
Файл сохранится на диск — дальше прикрепите его к сообщению в мессенджере или к письму из обычной почтовой программы.
💡 Если вы часто выгружаете документы в один формат, запомните: 1С предлагает последний использованный тип файла по умолчанию, так что повторный выбор займёт один клик.
При сохранении 1С предложит имя файла по номеру и дате документа — переименуйте его понятнее, если потом будете искать среди десятков вложений. Прямой встроенной отправки в мессенджеры в типовых конфигурациях нет — файл всегда идёт через сохранение на диск. Это нормальный рабочий сценарий, когда у покупателя нет ни ЭДО, ни желания получать официальное письмо.
Пакетная отправка группы документов
Рассылать счета по одному долго. Если получателей много, отправляйте группой из списка документов.
Через ЭДО по нескольким контрагентам. Откройте список документов реализации, выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите «ЭДО» в командной панели списка и выберите отправку электронных документов. 1С сформирует и подпишет пакет — каждый документ уйдёт своему контрагенту.
Печать и отправка группой. Выделите несколько документов в списке и нажмите Печать. Можно вывести все печатные формы сразу, а затем сохранить их в файлы или отправить. Удобно, когда нужно подготовить пачку счетов к рассылке.
Порядок для массовой рассылки счетов:
- Отфильтруйте список документов по дате или менеджеру, чтобы в выборку попали только нужные.
- Выделите строки.
- Отправьте по ЭДО или выведите на печать группой.
- Проверьте, что у всех контрагентов заполнены e-mail или настроен обмен — иначе часть документов не уйдёт.
Перед массовой отправкой убедитесь, что документы проведены. Непроведённый документ по ЭДО не отправится, а в печатной форме может выйти с пометкой о черновике.
Пакетная отправка экономит время на регулярных рассылках: ежемесячные акты по аренде, счета по подписке, закрывающие документы за период. Один раз настроенный фильтр по менеджеру или договору превращает рассылку десятков документов в несколько кликов. Если какой-то контрагент ещё не в ЭДО, 1С в сводке по отправке покажет его отдельно — такие документы отправляют почтой или приглашают контрагента к обмену.
Контроль отправленных документов
Отправить мало — нужно знать, дошёл ли документ и подписал ли его контрагент. Для ЭДО это видно в разделе «Текущие дела ЭДО» (доступен из разделов «Продажи» и «Покупки»). Там собраны документы, которые ждут действия: отправку, подпись, ответ контрагента.
Жизненный цикл электронного документа проходит несколько статусов:
Завершённые документы уходят в «Архив ЭДО» — там хранятся подписанные обеими сторонами экземпляры с историей подписей.
С обычной почтой контроль скромнее. Если вы работаете через личную учётную запись с полноценным клиентом, отправленные письма видны в папке исходящих внутри 1С. При отправке через системную учётную запись письмо просто уходит на SMTP-сервер — отметка об отправке остаётся в самом документе или во взаимодействиях, но факт прочтения получателем 1С не покажет.
Чтобы история переписки по контрагенту не терялась, в 1С есть подсистема взаимодействий: отправленные и полученные письма привязываются к контрагенту и документу. Тогда по любому счёту видно, когда и кому он уходил. Для системной учётной записи такой привязки по умолчанию может не быть — если история переписки важна, подключите личную учётную запись с полноценным клиентом.
💡 Договорились с контрагентом об ЭДО — не дублируйте те же акты ещё и почтой. Два «оригинала» одного документа создают путаницу при сверке и мешают автоматически сопоставить входящие документы.