Обмен документами между 1С и СБИС ЭДО: настройка и отправка контрагенту

Чтобы 1С и СБИС обменивались документами, нужно выбрать один из двух путей: поставить в программу модуль «СБИС для 1С» и работать через свой аккаунт в СБИС, либо настроить встроенный сервис 1С-ЭДО и связаться с контрагентом-абонентом СБИС через роуминг. Настроить обмен документами можно за один вечер — дольше всего обычно ждёшь подтверждения роуминга от оператора.

Классическая ситуация: отдел продаж выгрузил реализацию, бухгалтер жмёт «Отправить по ЭДО», а программа отвечает, что у контрагента нет идентификатора. Звонок покупателю — «мы в СБИС». Дальше начинается путаница: кто-то ставит плагин, кто-то пишет письмо оператору, документы лежат неотправленными, а закрытие месяца не ждёт.

Ниже — оба способа связать 1С с СБИС, точные пути меню, как отправить документы контрагенту пакетом, что означают статусы, какие ошибки вылезают чаще всего и как учесть услуги оператора в учёте.

Два способа настроить обмен документами между 1С и СБИС

Выбор зависит от того, чей вы абонент. Если договор на ЭДО у вас с «Тензором» (СБИС) — работаете через модуль СБИС. Если вы подключены к 1С-ЭДО (операторы «Калуга Астрал» или «Такском»), а в СБИС только ваш контрагент — настраивается роуминг.

Что подготовить до настройки ЭДО

Пока не собран этот минимум, настройка обмена упрётся в ошибку подписи или прав.

1. 🔑 Квалифицированная электронная подпись. Для организации — КЭП руководителя, выданная удостоверяющим центром ФНС. Для ИП — подпись ИП.
2. 📄 МЧД, если подписывает не директор. Машиночитаемая доверенность на бухгалтера или менеджера, зарегистрированная в распределённом реестре ФНС.
3. 🧩 Криптопровайдер. КриптоПро CSP версии 5.0 и выше либо ViPNet CSP. Один на машину, два сразу ставить нельзя.
4. ⚙️ СБИС Плагин — для варианта с модулем СБИС. Ставится на каждое рабочее место, где подписывают.
5. 🏢 Заполненные реквизиты организации в 1С: ИНН, КПП, юридический адрес, код налогового органа. Пустой КПП — частая причина отказа роуминга.
6. 📒 Договор с оператором и оплаченный тариф по исходящим документам.

Как настроить обмен документами через модуль «СБИС для 1С»

Порядок одинаковый для Бухгалтерии 3.0, УТ 11, КА 2 и ERP 2 — отличаются только разделы, откуда вызываются документы.

Шаг 1. Установить модуль в 1С

Дистрибутив берут в личном кабинете СБИС, раздел загрузки интеграционных решений. Файл приходит как расширение .cfe или внешняя обработка .epf.

Расширение подключают так:

НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения → Добавить из файла

Внешнюю обработку — так:

Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки → Создать → выбрать файл

После подключения снимите у расширения флаг Безопасный режим — иначе модуль не сможет обращаться к плагину и интернету. Перезапустите 1С, в интерфейсе появится отдельный раздел СБИС.

Шаг 2. Подключиться к аккаунту

Откройте СБИС → Настройки → Параметры подключения и введите логин с паролем от аккаунта СБИС. Модуль запросит выбор организации, если в аккаунте их несколько.

Проверьте в том же окне:

• адрес сервиса (меняют только по подсказке техподдержки);
• выбранный сертификат подписи;
• признак «использовать прокси», если выход в интернет через корпоративный прокси.

Шаг 3. Сопоставить организации и контрагентов

Модуль связывает карточки 1С с данными СБИС по ИНН/КПП. Проверить сопоставление стоит до первой отправки, иначе документ уйдёт «не от того» юрлица.

Если по ИНН контрагент не определился, карточку придётся связать вручную — модуль предложит выбрать абонента из списка найденных.

Шаг 4. Настроить виды документов и маршруты

В настройках модуля задаётся, какие документы 1С уходят по ЭДО и каким форматом: УПД вместо пары «накладная + счёт-фактура», акт, счёт на оплату, УКД при корректировке.

Для счетов и реализаций в СБИС настраивают маршрут согласования: кто визирует документ до отправки. Маршрут живёт на стороне СБИС (Настройки → Регламенты), а 1С показывает уже результат — ушёл документ или ждёт визы.

Как отправить документы контрагенту из 1С

Из конкретного документа

Откройте Реализация (акты, накладные, УПД), выберите документ и нажмите:

• в модуле СБИС — кнопку СБИС → Отправить;
• в 1С-ЭДО — ЭДО → Просмотреть электронный документ → Подписать и отправить.

Перед отправкой программа покажет печатное представление. Проверьте номер, дату и сумму НДС до подписания: после отправки исправить документ можно только через УКД или аннулирование.

Пакетом из списка

Выделите в журнале несколько документов (Ctrl + клик или Shift + стрелки) и вызовите ту же команду отправки. Так закрывают день или неделю продаж одним действием.

Через рабочее место ЭДО

Главный экран для ежедневной работы в 1С-ЭДО:

Продажи → Текущие дела ЭДО (в УТ 11 и ERP — Продажи → Сервис 1С-ЭДО → Текущие дела ЭДО)

Вкладки делят работу по шагам: Отправить, Подписать, Утвердить, Исправить, Ожидаем, На контроле. Пока на вкладке Отправить что-то висит — документы к контрагенту не ушли.

В модуле СБИС аналогичное окно вызывается из раздела СБИС → Документы.

Роуминг с СБИС: как связать абонентов разных операторов

Если вы в 1С-ЭДО, а контрагент в СБИС, обмен идёт через роуминг. Между «Тензором» и операторами 1С-ЭДО работает автоматический роуминг — отдельных заявок на бумаге обычно не требуется.

Порядок действий:

1. Откройте Продажи → Текущие дела ЭДО → Приглашения → Пригласить контрагента.
2. Найдите контрагента в справочнике. Если идентификатор определился сам — отправляйте приглашение сразу.
3. Идентификатор не нашёлся — запросите его у контрагента. Выглядит он как длинный код вида 2BM-7712345678-771201001-....
4. Выберите Пригласить по идентификатору, вставьте код, укажите организацию-отправителя и отправьте.
5. Контрагент принимает приглашение в своём интерфейсе СБИС. Статус в 1С меняется на Присоединён.

Срок: автоматический роуминг обычно отрабатывает за несколько минут, ручная настройка у оператора — 1–3 рабочих дня.

Статусы электронных документов: что значат и что делать

Статус — единственный достоверный ответ на вопрос «дошло или нет». Печатная форма с подписью появляется только после завершения регламента.

Особенности по конфигурациям

• Бухгалтерия 3.0. Полный набор: УПД, счёт-фактура, акт, УКД, счёт. Рабочее место — Продажи → Текущие дела ЭДО. Поступления распознаются автоматически и создают Поступление (акт, накладная, УПД).
• УТ 11. Отправка идёт из Реализация товаров и услуг и из Счёт покупателю. Добавляется обмен заказами и статусами — удобно для сетевых покупателей.
• ERP 2 и КА 2. К стандартному набору прибавляются маршруты согласования внутри 1С (НСИ и администрирование → Органайзер → Бизнес-процессы и задачи). Логично связать их с маршрутом на стороне СБИС, чтобы виза не ставилась дважды.
• Розница 3.0. ЭДО нужно в основном для входящих накладных от поставщиков и для маркировки.
• ЗУП 3.1. Обмен с контрагентами здесь не ведётся — ЗУП отвечает за кадровый ЭДО и отчётность. Трудовые документы с сотрудниками СБИС обслуживает отдельным сервисом, с собственным согласием работника.

Проводки: как учесть услуги оператора ЭДО

Сам обмен проводок не формирует — документ ЭДО лишь подтверждает факт хозяйственной операции. Проводки появляются от услуг оператора.

Пример: годовой тариф на 1 000 исходящих комплектов, 6 000 ₽, в том числе НДС 20 % — 1 000 ₽.

Торговые организации относят такие услуги на счёт 44.01, производственные — на 26. Если тариф оплачен за год вперёд, расход признают по мере оказания услуг — через 76.01 или ежемесячным актом оператора.

Типичные ошибки при настройке и отправке

Как проверить, что всё ушло: отчёты и сверки

• Вкладка Ожидаем в Текущие дела ЭДО — список документов без финального статуса. Пустая вкладка = обмен чистый.
• Архив ЭДО: Продажи → Архив ЭДО — все электронные документы с фильтром по контрагенту, дате и статусу.
• Отчёт по статусам ЭДО в модуле СБИС или Отчёты → Электронные документы — показывает, по каким контрагентам нет подписей.
• Сверка с книгой продаж. Сформируйте Отчёты → Книга продаж и сравните состав с архивом ЭДО: счёт-фактура в книге есть, а в ЭДО нет — значит документ выставлен только на бумаге.
• Акт сверки взаиморасчётов за период — быстрый способ поймать документы, которые контрагент не получил и потому не отразил.

Сколько стоит ЭДО: ориентиры по тарифам

Точные цифры у операторов меняются, но порядок стоит знать заранее.

Комплект — это связка документов по одной отгрузке: УПД считается за один комплект, даже если внутри накладная и счёт-фактура. Роуминг отдельно не тарифицируется.

Частые вопросы