Электронный счёт-фактура из 1С: от подписи до подтверждения покупателя

Чтобы отправить ЭСФ (электронный счёт-фактуру) в 1С, нужны три вещи: КЭП руководителя или сотрудника с МЧД, подключённая учётная запись оператора ЭДО и принятое приглашение от покупателя. Дальше всё делается из самого документа: в Реализации (акт, накладная, УПД) выписываете счёт-фактуру, нажимаете в командной панели кнопку ЭДО → Отправить электронный документ и подписываете файл.

Отправить можно двумя способами: отдельным счётом-фактурой (формат СЧФ) или в составе УПД со статусом 1 (СЧФДОП). Второй вариант выбирают чаще: один файл заменяет и накладную, и счёт-фактуру, покупателю проще подписать. Отдельный СЧФ нужен, когда первичку вы передаёте иначе или выставляете счёт-фактуру на аванс.

1. Подготовка: электронная подпись и криптопровайдер

Счёт-фактуру в электронном виде подписывают только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Неквалифицированная подпись, которой по соглашению сторон можно подписывать первичку, для счёта-фактуры не подходит.

Кто и какую подпись получает:

• 👤 Руководитель организации или ИП — КЭП бесплатно выдаёт удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица.
• 👥 Бухгалтер или менеджер — КЭП физического лица в коммерческом аккредитованном УЦ плюс машиночитаемая доверенность (МЧД) от организации. Формат МЧД утверждает ФНС, оператор ЭДО его не задаёт.
• ☁️ Облачная подпись — некоторые тарифы операторов дают подпись, ключ которой хранится на стороне сервиса. Удобно, если работаете с нескольких компьютеров.

На компьютер, где работает 1С, ставят криптопровайдер. 1С поддерживает КриптоПро CSP и ViPNet CSP. Без него программа не увидит сертификат, даже если токен вставлен.

Как добавить сертификат в 1С

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. В блоке электронной подписи перейдите по ссылке настроек электронной подписи и шифрования.
3. На вкладке Сертификаты нажмите Добавить и выберите сертификат из установленных на компьютере.
4. Укажите организацию и пользователя, который будет подписывать.
5. Нажмите Проверить в карточке сертификата и введите пароль (ПИН-код токена).

Проверка должна пройти по всем пунктам: подпись, шифрование, расшифровка, доступность криптопровайдера. Если хоть один пункт красный — дальше настраивать ЭДО бессмысленно, сначала разберитесь с подписью.

2. Подключение 1С к оператору электронного документооборота

Встроенный в программу сервис — 1С-ЭДО. С ним работают прямо из БП 3.0, без отдельных программ. Если контрагент сидит у другого оператора (Диадок, СБИС, Такском и т.д.), документы пойдут через роуминг.

Порядок подключения:

1. В Администрирование → Обмен электронными документами включите флажок обмена с контрагентами.
2. Проверьте подключение к Интернет-поддержке: логин и пароль портала 1С вводятся в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
3. Запустите помощник создания учётной записи ЭДО из этой же формы.
4. Выберите организацию, оператора, сертификат. Помощник сам заполнит реквизиты из карточки организации.
5. Подпишите заявление на подключение и дождитесь ответа оператора. Обычно это от нескольких минут до рабочего дня.

После регистрации организация получает идентификатор участника ЭДО — уникальный адрес в системе обмена. Именно его покупатель видит у себя, когда вы отправляете приглашение.

Приглашение контрагента

Счёт-фактуру нельзя отправить тому, с кем не настроен обмен. Поэтому после подключения:

1. Откройте форму настроек обмена с контрагентами (ссылка в разделе ЭДО или из карточки контрагента).
2. Создайте приглашение: выберите контрагента, программа найдёт его идентификатор по ИНН и КПП.
3. Отправьте приглашение и дождитесь, когда покупатель его примет.

Пока приглашение не принято, кнопка отправки в документе выдаст сообщение о том, что обмен с контрагентом не настроен.

3. Как сформировать электронный счёт-фактуру в реализации

Электронный документ строится по данным учётного документа. Ошибка в реализации уйдёт покупателю один в один, поэтому сначала проверьте сам документ.

Через УПД со статусом 1

1. Создайте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) и заполните табличную часть.
2. Проверьте договор: в нём должна стоять организация-продавец и верный контрагент с действующим КПП.
3. Внизу формы нажмите Выписать счёт-фактуру. Программа создаст документ Счёт-фактура выданный со способом выставления «в электронном виде», если для контрагента настроен ЭДО.
4. Проведите реализацию.

В регламенте обмена с этим контрагентом должен быть выбран формат УПД. Тогда при отправке 1С сформирует один файл с функцией СЧФДОП.

Отдельный счёт-фактура (СЧФ)

Если в регламенте выбрана схема «накладная/акт + счёт-фактура», 1С отправит два файла: первичный документ и счёт-фактуру в формате СЧФ. Так же отправляют счёт-фактуру на аванс: она создаётся отдельным документом Счёт-фактура выданный по оплате, и кнопка ЭДО есть в его форме.

Что проверить перед отправкой:

• 🏢 ИНН и КПП покупателя — ошибка в КПП частая причина отказа;
• 📅 дата счёта-фактуры не позже пяти календарных дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ);
• 💰 ставки НДС в строках и сумма налога;
• 🌐 код страны и номер ГТД , если продаёте импортный товар;
• 🔢 идентификатор государственного контракта, если покупатель бюджетник по госконтракту.

4. Подписание и отправка счёта-фактуры из 1С

Отправить можно из формы документа и из списка — второй вариант удобен, когда за день накопилось 20–30 реализаций.

Из формы документа:

1. Откройте проведённую реализацию.
2. В командной панели нажмите ЭДО → Отправить электронный документ.
3. 1С покажет электронный документ в виде печатной формы. Проверьте реквизиты.
4. Нажмите Подписать и отправить, выберите сертификат, введите пароль.

Из списка:

1. В списке реализаций выделите нужные строки (Ctrl или Shift).
2. Нажмите ЭДО → Отправить электронный документ.
3. Подпишите пакет одним вводом пароля.

Если пароль сертификата сохранён в программе, подписание идёт без запроса. Это удобно, но делать так стоит только на компьютере, к которому нет доступа посторонним.

5. Статусы доставки и подтверждения

Электронный счёт-фактура проходит цепочку служебных документов, которую задаёт порядок Минфина (приказ № 14н). 1С отрабатывает её автоматически, ваша задача — видеть, где документ остановился.

Что происходит после нажатия кнопки:

Текущее состояние видно в форме реализации: внизу или в шапке появляется строка о состоянии ЭДО со ссылкой. Когда цепочка закрыта, 1С показывает «Обмен завершён».

Общая картина по всем документам — в рабочем месте Текущие дела ЭДО. Там документы разложены по действиям: что подписать, что отправить, что ждёт ответа контрагента. Начинайте с него каждое утро, если отгрузок много.

Когда документ «завис»

• ⏳ Нет подтверждения оператора больше часа — нажмите в «Текущих делах ЭДО» Отправить и получить. Документы и квитанции 1С забирает при обмене, а не мгновенно.
• 📭 Покупатель молчит несколько дней — свяжитесь с ним: у части компаний входящие ЭДО разбирает один человек раз в неделю.
• ❌ Покупатель отклонил документ — откройте документ ЭДО, причина отказа указана в нём текстом.

6. Исправительный и корректировочный ЭСФ: как отправить повторно

После отправки исходный счёт-фактура трогать нельзя. Дальнейшие изменения оформляют новым документом, и он уходит покупателю тем же путём через ЭДО.

Какой документ нужен:

Порядок отправки одинаковый для обоих случаев:

1. Создайте документ Корректировка реализации на основании исходной реализации.
2. Выберите вид операции и внесите правильные данные.
3. Проведите документ и выпишите счёт-фактуру внизу формы.
4. Нажмите ЭДО → Отправить электронный документ и подпишите.

У исправительного документа номер остаётся прежним, а в нём указывается номер исправления. Корректировочный получает собственный номер.

7. Ошибки при отправке и как их исправить

Аннулирование вместо исправления

Если документ ушёл с ошибкой, но покупатель ещё не принял его к учёту, проще аннулировать. В электронном документе выберите действие с предложением об аннулировании и укажите причину. Покупатель подтверждает аннулирование подписью, после этого исходный документ теряет силу.

Аннулирование не равно отклонению. Отклонить может только получатель, аннулировать — только по согласию двух сторон.

Частые вопросы