Как запустить согласование документа в 1С:Документооборот

Чтобы отправить документ на согласование в 1С:Документооборот, файл никуда не пересылают — ни по почте, ни в мессенджере. Согласование запускают прямо из карточки документа: вы стартуете процесс «Согласование», указываете участников, и система сама ведёт документ по маршруту. Частая ошибка новичка — приложить вложение в письмо и ждать, «пока посмотрят». В 1С:Документооборот каждый согласующий получает именную задачу в своём списке дел, а вы в любой момент видите, у кого документ застрял.

Пути ниже даны для актуальных версий — 2.1 и 3.0. Логика в обеих редакциях одна: документ → процесс согласования → маршрут из этапов → итоговый результат. Отличается расположение отдельных команд, об этом будет оговорка по месту.

Что подготовить до запуска согласования

Согласование запускается не на «файле вообще», а на зарегистрированном документе. Поэтому сначала проверьте базовые вещи.

• 📄 Документ создан и записан. Входящий, исходящий, внутренний или учётный — неважно, но карточка должна быть сохранена, а не висеть черновиком.
• 📎 Приложен финальный файл. Согласующие увидят ровно ту версию, что прикреплена в момент старта. Черновик с правками «на потом» отправлять не нужно.
• 👥 Понятен состав согласующих. Решите заранее, кто и в каком порядке смотрит документ: бухгалтер, юрист, руководитель.
• ⏱ Определён срок. Процесс можно запустить и без срока, но тогда задача у согласующего не «загорится» как просроченная.
• 🔑 Есть права на запуск процессов по этому виду документа. Если команды старта не видно — вопрос к администратору, а не к настройкам самого документа.

Как отправить документ на согласование: порядок действий

Базовый сценарий — ручной запуск из карточки документа. Делается за минуту.

1. Откройте карточку документа, который нужно согласовать.
2. Нажмите команду запуска процесса. В редакции 2.1 это кнопка Отправить → пункт Согласование на верхней панели карточки. В редакции 3.0 действие вынесено в команду Создать процесс (Процессы → Согласование) — название может отличаться в вашей сборке.
3. Выберите, как задавать маршрут: по готовому шаблону (если он есть для этого вида документа) или вручную.
4. Укажите участников согласования, порядок прохождения и, при необходимости, срок на каждый этап.
5. Проверьте, что в предмете процесса стоит нужный документ и приложен актуальный файл.
6. Нажмите Стартовать (в 3.0 — Запустить).

После старта первый согласующий (или сразу все, если маршрут параллельный) получает задачу «Согласовать». Вам как автору ничего делать не нужно — процесс идёт сам.

Запустить согласование можно не только из открытой карточки. В списке документов выделите нужную строку и вызовите ту же команду создания процесса — удобно, когда на согласование идёт сразу пачка однотипных документов. А если документ входит в большую процедуру (согласование → утверждение → регистрация → исполнение), вместо отдельного процесса стартуют комплексный процесс, где согласование — только один из этапов общей цепочки.

Настройка участников и этапов маршрута

Маршрут согласования — это последовательность этапов, на каждом из которых стоит один или несколько человек. Главное, что нужно задать, — порядок прохождения.

Участников задают тремя способами:

• 🔹 Конкретный сотрудник — выбираете из справочника пользователей.
• 🔹 Роль (например, «Главный бухгалтер») — система сама подставит того, кто сейчас в этой роли. Удобно, когда люди меняются, а должность остаётся.
• 🔹 Автоподстановка по условию — в шаблоне процесса настраиваются правила: от суммы, вида документа, подразделения зависит, кто попадёт в маршрут.

Для каждого этапа можно задать свой срок и пометку обязательности. Обязательный согласующий блокирует движение: пока он не ответит, документ дальше не пойдёт. Необязательного можно пропустить.

Сколько человек ставить на этап — зависит от задачи. На параллельном этапе их может быть и двое, и пятеро: все отвечают независимо, а этап считается пройденным, когда ответил последний обязательный участник. Если же важен именно порядок — исполнитель, затем начальник отдела, затем директор — разносите их по отдельным последовательным этапам, а не по одному параллельному.

Что делает согласующий и какие бывают решения

Когда документ дошёл до участника, у него в разделе задач (Задачи мне в 3.0, Мои задачи / Текущие дела в 2.1) появляется задача «Согласовать». Он открывает её, читает документ с приложенными файлами и выносит решение.

Вариантов итога, по сути, три:

• ✅ Согласовано — замечаний нет, документ идёт на следующий этап или признаётся согласованным.
• ❌ Не согласовано — согласующий против. Комментарий с причиной здесь обязателен — без пояснения система обычно не даёт завершить задачу.
• ⚠️ Согласовано с замечаниями — принципиально не против, но есть правки. Документ движется дальше, а замечание остаётся в истории.

Кроме вердикта согласующий может:

• 📝 внести комментарий к любому варианту решения;
• ↪️ перенаправить задачу другому сотруднику, если вопрос не в его компетенции;
• ➕ добавить дополнительного согласующего, если нужно чьё-то ещё мнение (эта возможность зависит от настроек процесса).

Все решения, комментарии и время ответа каждого участника остаются в истории процесса. Это удобно при спорах: видно, кто, когда и с какой формулировкой согласовал документ. Стереть или задним числом переписать визу нельзя — история фиксируется системой.

Если хотя бы один обязательный участник выбрал «Не согласовано», автор получит задачу ознакомиться с результатом и решить: дорабатывать документ или запускать согласование заново. При этом необязательные участники на итог не влияют — их отрицательное решение остаётся как мнение, но не блокирует документ.

Контроль статуса и управление процессом согласования

Отправили документ — дальше нужно видеть, где он. Статус процесса смотрят из карточки документа: вкладка/панель Процессы и задачи показывает карту маршрута — кто уже ответил, кто думает, кто просрочил.

Чем ещё можно управлять по ходу процесса:

• 🔁 Повторное согласование. После доработки не создавайте документ заново — запустите новый круг по тому же маршруту. История сохранится.
• ⏸ Прерывание процесса. Если согласование запущено по ошибке, автор (или сотрудник с правами) может его прервать. Все открытые задачи при этом закроются.
• 🔔 Уведомления. Согласующим приходят оповещения в программе, а при настроенной почтовой рассылке — ещё и на e-mail. Настройка — в разделе Настройка и администрирование (точное название блока зависит от редакции).

Как настроить автозапуск согласования по шаблону

Запускать маршрут руками каждый раз — лишняя работа и источник ошибок: кого-то забыли, порядок перепутали. Если документы одного вида всегда проходят один и тот же путь, настройте шаблон процесса согласования, и система будет стартовать его сама.

Что даёт шаблон:

• 📋 Фиксированный состав и порядок участников — их не нужно вспоминать при каждой отправке.
• ⚙️ Условия автоподстановки. В шаблоне задаётся, от чего зависит маршрут: вид документа, сумма, подразделение, контрагент. Например, договоры до определённой суммы согласует только руководитель отдела, а свыше — ещё и финансовый директор.
• ▶️ Автостарт по событию — процесс может запускаться автоматически при создании или регистрации документа нужного вида, без ручного нажатия.

Шаблоны настраивает сотрудник с правами администратора или ответственный за документооборот — в разделе управления процессами (точное название блока зависит от редакции). Обычному пользователю достаточно знать, что по «его» документам маршрут уже задан: ему остаётся проверить состав и нажать старт, а иногда и этого не требуется.

Частые ошибки при отправке на согласование и как их избежать

Большинство сбоев — не в программе, а в том, что запустили процесс раньше времени или не на том документе.

Отдельно про сроки: если на этап не поставить срок, задача у согласующего не станет «просроченной», и напомнить о ней система не сможет. Для важных документов срок лучше задавать всегда.

Частые вопросы