Отправка документа на согласование в 1С: настройка и запуск
Содержание
Согласование документа запускается из его карточки командой «Отправить» → «Согласование» либо вручную через список процессов. Отправить на согласование можно, когда в базе включён соответствующий бизнес-процесс, у вас есть право его запускать, а в маршруте указаны согласующие. Всё это — штатный механизм 1С:Документооборот (1С:ДО), где документ движется по маршруту между участниками и возвращается с результатом.
Маршрут согласования — это не просто «переслать файл». Это процесс со списком согласующих, порядком обхода (по очереди или всем сразу), сроками и фиксацией итога: Согласовано, Не согласовано или Согласовано с замечаниями. Ниже — как включить этот механизм, собрать маршрут, отправить документ и проследить, у кого он завис.
В учётных конфигурациях (1С:Бухгалтерия) встроенной маршрутизации документов нет — там «согласование» обычно реализуют через 1С:Документооборот по бесшовной интеграции. Поэтому все пути ниже даны для 1С:Документооборот 2.1 и 3.0, интерфейс «Такси».
Что нужно подготовить до первой отправки
Прежде чем жать «Отправить», проверьте три вещи. Без них процесс либо не запустится, либо уйдёт «в никуда».
- 🔑 Права на запуск процессов. У пользователя должна быть роль, разрешающая создавать и стартовать процессы согласования.
- 👤 Заполненные сотрудники и пользователи. Каждый согласующий — это сотрудник, связанный с пользователем информационной базы. Без связки задача не дойдёт до адресата.
- 🗂️ Сам документ заведён в базе. Согласуют карточку документа 1С:Документооборот (с присоединённым файлом или без), а не просто файл на диске.
Если согласующих всегда одни и те же — не настраивайте маршрут каждый раз заново. Сделайте шаблон процесса один раз и запускайте его в один клик (об этом ниже).
Как включить согласование в базе и раздать права
Механизм согласования включается в настройках программы. Откройте раздел Настройка и администрирование и найдите группу настроек совместной работы (процессы и задачи). Признак, разрешающий использование процессов, должен быть установлен — иначе команды отправки в карточках документов не появятся.
Дальше — права. Доступ к процессам в 1С:Документооборот раздаётся ролями и рабочими группами:
- В разделе администрирования откройте настройку прав пользователей (список пользователей и их роли).
- Тем, кто запускает согласование, дайте роль на создание и старт процессов.
- Тем, кто согласует, достаточно прав на работу со своими задачами — отдельной «административной» роли им не нужно.
- Проверьте, что у согласующих есть доступ к самому документу. Если документ в папке с ограниченным доступом, добавьте согласующих в рабочую группу документа, иначе они увидят задачу, но не откроют вложение.
Права на процесс и права на документ — это разные вещи. Частая ошибка: человеку дали задачу согласовать, а файл он открыть не может, потому что папка закрыта. Проверяйте оба уровня доступа.
Если в вашей базе работает бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерией или другой учётной системой, права на отправку из учётной базы настраиваются на стороне 1С:Документооборот — именно там живёт процесс. На практике это выглядит так: бухгалтер нажимает «Отправить на согласование» прямо в карточке договора или счёта в учётной базе, а сам маршрут, задачи и история хранятся в 1С:Документооборот. Поэтому и роли, и список согласующих ведут в одной точке — в базе документооборота, а не в каждой учётной системе по отдельности.
Отдельно включите уведомления. Если согласующие редко заходят в базу, настройте рассылку о новых задачах на электронную почту — иначе документ будет ждать, пока человек сам не заглянет в список задач. Почтовые уведомления настраиваются в разделе администрирования и работают для всех процессов сразу.
Как собрать маршрут согласования
Маршрут определяет, кто и в каком порядке видит документ. В 1С:Документооборот есть несколько видов согласования — выбирайте по ситуации.
| Вид согласования | Как идёт документ | Когда подходит |
|---|---|---|
| Последовательное | По очереди: следующий получает задачу после решения предыдущего | Есть иерархия: сначала юрист, потом финансовый директор |
| Параллельное | Всем согласующим сразу | Решения независимы, важна скорость |
| Смешанное | Часть по очереди, часть параллельно | Сложные документы с несколькими службами |
| Условное | Маршрут ветвится по условию (сумма, вид документа, подразделение) | Договоры до и свыше лимита идут по-разному |
Собрать маршрут можно двумя способами.
Разовый маршрут. Прямо при отправке документа вы вручную указываете согласующих и порядок. Годится, когда состав участников каждый раз разный.
Шаблон процесса. Если согласующие повторяются, создайте шаблон: задайте участников, порядок, сроки на каждый этап. Шаблоны процессов хранятся в разделе совместной работы (управление процессами). После этого отправка превращается в выбор нужного шаблона из списка.
Для условной маршрутизации в шаблоне настраивается ветвление: например, договор на сумму до лимита согласует только руководитель отдела, а свыше — ещё и финансовая служба. Условие задаётся по реквизитам документа (сумма, вид, контрагент, подразделение).
Ещё в маршруте можно указать не конкретного человека, а роль или подразделение — тогда задача уйдёт тому, кто на этой роли сейчас. Это удобно при текучке: не придётся переделывать все шаблоны, когда сменился, например, главный юрист. Один раз меняете, кто исполняет роль, и все маршруты продолжают работать.
Порядок обхода важнее симметрии: если по регламенту финансовый директор согласует последним, поставьте его в конец цепочки, даже если формально он «главнее» остальных. Параллельный блок внутри последовательного маршрута (смешанный вид) позволяет собрать визы нескольких служб одновременно, а затем отдать документ на финальную подпись.
Ставьте срок на каждый этап согласования. Тогда просроченные задачи подсветятся в отчётах, и вы увидите, кто держит документ.
Как отправить документ на согласование: пошагово
Когда маршрут готов, отправка занимает минуту.
Документы и файлы) и откройте его карточку. Убедитесь, что приложен нужный файл и заполнены реквизиты, от которых зависит маршрут (например, сумма договора).После старта документ попадает в ваши исходящие процессы — оттуда вы в любой момент видите, на каком этапе он находится и кто сейчас держит задачу.
Отозвать или остановить запущенное согласование может автор процесса: в карточке процесса есть команда прекращения. Используйте её, если документ потерял актуальность — иначе задачи так и будут висеть у согласующих.
Что делает согласующий и как работать с задачами
Согласующий получает задачу «Согласовать» — она появляется в его списке задач (Задачи мне) и, если настроено, дублируется письмом на почту. Открыв задачу, он видит документ, вложения и историю: кто уже согласовал до него.
У согласующего три варианта решения:
- ✅ Согласовано — документ идёт дальше по маршруту или завершается, если согласующий последний.
- ❌ Не согласовано — согласующий обязан написать причину. Документ возвращается автору на доработку.
- ✏️ Согласовано с замечаниями — документ движется дальше, но замечание фиксируется и видно автору.
Жизненный цикл задачи согласующего выглядит так:
Если согласующий в отпуске, задачу можно перенаправить вручную или заранее настроить замещение — тогда задачи автоматически уйдут заместителю. Это снимает самую частую причину «зависших» документов.
Решение «Не согласовано» без комментария — плохая практика. Автор не поймёт, что править, и запустит согласование заново по кругу. Приучите согласующих писать причину.
Как следить за ходом согласования и разбирать очереди
Пока документов немного, достаточно смотреть карточку процесса: там видно маршрут целиком, пройденные и текущие этапы, сроки и результаты каждого согласующего. Карточка открывается из списка ваших процессов.
Когда согласований десятки, подключайте отчёты. В 1С:Документооборот есть набор отчётов по процессам и задачам — они отвечают на типовые вопросы руководителя:
- 📊 Что сейчас в работе — список активных процессов согласования и их текущий этап.
- ⏰ Просроченные задачи — у кого документ висит дольше срока. Первое, что стоит смотреть каждое утро.
- 👥 Загрузка исполнителей — сколько задач на каждом согласующем, чтобы перераспределить нагрузку.
- 📈 Статистика по срокам — сколько в среднем идёт согласование, где узкие места.
Если один и тот же человек регулярно всплывает в просроченных — это не проблема 1С, а организационный вопрос. Данные из отчёта как раз и дают основание для разговора.
Отчёты открываются из раздела с процессами и задачами. Набор конкретных отчётов зависит от релиза, но «активные процессы» и «просроченные» есть всегда.
Частые ошибки и как их избежать
Большинство сбоев при согласовании — не поломки, а недонастройка. Вот что встречается чаще всего.
Отдельно про дубли: если перезапускаете согласование по исправленному документу, сначала остановите прежний процесс. Иначе согласующие получат две задачи по одному документу и не поймут, какую выполнять.