ТОРГ-12 и УПД покупателю на e-mail прямо из программы: настройка SMTP, вложения, ошибки

Чтобы отправить накладную из 1С по электронной почте, откройте документ реализации, нажмите Печать и выберите Товарная накладная (ТОРГ-12) или Универсальный передаточный документ (УПД). В окне печатной формы нажмите кнопку с конвертом «Отправить», выберите формат вложения (обычно PDF) и отправьте письмо. Это сработает, только если в программе уже настроена учётная запись почты, иначе 1С сначала предложит её подключить.

Способов передать документ покупателю три, и выбирают их по задаче. Отправка из печатной формы подходит, когда нужна копия «для сведения» или скан перед оригиналом. Сохранение в файл с отправкой из обычного почтовика выручает, если SMTP настроить не дают. Юридически значимый обмен без бумаги идёт только через ЭДО. Ниже пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 на интерфейсе «Такси». Почтовый механизм в них общий (из Библиотеки стандартных подсистем), поэтому окна выглядят одинаково.

Подготовка: подключаем почтовый ящик к 1С

Без учётной записи кнопка «Отправить» не отправит ничего. Настраивают её один раз, дальше письма уходят в два клика.

Где создать учётную запись

1. Откройте Администрирование → Органайзер.
2. Найдите группу настроек почты и перейдите в список Учетные записи электронной почты.
3. Нажмите Создать и укажите адрес ящика и пароль.
4. Для популярных сервисов (Яндекс, Mail.ru, Gmail) 1С сама подставит серверы и порты. Для корпоративной почты переключитесь на ручную настройку.
5. Отметьте, что запись используется для отправки писем, и нажмите Проверить настройки.

Если ящик ещё не подключён, тот же помощник откроется автоматически при первом нажатии «Отправить» в печатной форме.

Параметры SMTP для популярных сервисов

Общая или личная учётная запись

В карточке учётной записи можно указать, кто ею пользуется. Общий ящик (например, sales@…) удобен, когда накладные шлёт весь отдел продаж. Личный видит только его владелец. Письма менеджера уйдут с его адреса, и ответы покупателя придут ему же.

💡 Заполните адрес электронной почты в контактной информации контрагента. Тогда поле «Кому» в письме подставится само, и не придётся каждый раз копировать адрес из переписки.

Печатная форма накладной перед отправкой

Отправляется ровно то, что вы видите в окне печати. Поэтому сначала проверьте форму.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и найдите нужный документ.
2. Убедитесь, что он проведён. Непроведённый документ печатается, но покупатель получит черновик.
3. Нажмите Печать и выберите форму:
   • 📄 УПД — если документ одновременно служит счётом-фактурой (статус 1) или только передаточным (статус 2);
   • 📄 ТОРГ-12 — если покупатель просит именно товарную накладную ;
   • 📄 счёт-фактура печатается отдельно, если по договорённости вы оформляете пару «ТОРГ-12 + счёт-фактура».
4. Проверьте реквизиты: грузополучателя, основание, подписантов, количество листов.

Правка формы прямо в окне печати

Табличный документ в окне печати редактируется. Можно исправить опечатку в основании или дописать номер доверенности, и в письмо уйдёт уже исправленный вариант.

Подписи и печать на картинке

В карточке организации есть раздел Логотип и печать. Туда загружают изображения печати и подписей руководителя и главного бухгалтера. Формы, которые поддерживают факсимиле, появятся в меню Печать с пометкой о печати и подписях.

Такой файл годится как копия «для сведения». Оригиналом первичного документа он не становится. Об этом подробнее в разделе про альтернативы.

Письмо и вложение: что выбрать в настройках

После нажатия кнопки «Отправить» 1С спрашивает, в каком виде приложить документ.

Форматы вложения

Можно отметить сразу несколько форматов, например PDF для бухгалтерии и xlsx для склада покупателя.

Дополнительные флажки

• 🗜️ Упаковать в архив — пригодится, если файлов много и они тяжёлые. Некоторые почтовые фильтры режут ZIP от незнакомых отправителей, так что без нужды не включайте.
• 🔤 Транслитерировать имена файлов — включайте, если покупатель жалуется на «кракозябры» в названии вложения. Старые почтовые клиенты и некоторые серверы плохо понимают кириллицу в именах.

Тема и текст письма

1С заполнит тему по названию документа, номеру и дате. Текст можно дописать вручную. Если накладные уходят каждый день, настройте шаблон: Администрирование → Органайзер → Шаблоны сообщений. В шаблон подставляются реквизиты документа (номер, дата, сумма, контрагент). Тогда менеджер не пишет одно и то же двадцать раз за смену.

Пример текста, который покупатель понимает с первого взгляда:

Добрый день!
Направляем УПД № 1245 от 14.10 на сумму 186 400,00 руб.
Оригинал с подписью передан с водителем.
Просим подписать и вернуть второй экземпляр.

Несколько накладных в одном письме

Когда за день отгружено десять машин одному покупателю, отправлять по одному письму на каждую неудобно.

1. В списке Реализация (акты, накладные, УПД) отфильтруйте документы по контрагенту.
2. Выделите нужные строки: Ctrl + щелчок или Shift для диапазона.
3. Нажмите Печать и выберите форму. Откроется одно окно, в котором все документы идут подряд.
4. Нажмите «Отправить». Документы прикрепятся к одному письму.

💡 Если нужно отправить и УПД, и счёт на оплату, и доверенность разом, распечатайте их по очереди и сохраните файлы. Затем приложите их к одному новому письму. Так покупатель получит комплект, а не пять разрозненных писем.

Учтите лимит размера письма у почтового сервиса. У бесплатных ящиков он обычно в районе 25–30 МБ на письмо. Сто накладных в PDF редко его превышают, а вот xlsx и HTML весят заметно больше.

Ошибки при отправке и как их снять

Большинство сбоев видно по тексту, который 1С показывает после неудачной отправки. Ищите в нём код ответа сервера.

Права пользователя

Почтой в 1С управляют через группы доступа (Администрирование → Настройки пользователей и прав). Если у кладовщика или менеджера кнопка не работает , а у администратора всё отправляется, дело в профиле группы доступа. Добавьте пользователя в группу, профиль которой разрешает отправку писем, или попросите администратора расширить текущий профиль.

Другие способы передать документ покупателю

Почта из 1С — не единственный путь. Иногда другой вариант удобнее или прямо обязателен.

Сохранить файл без отправки

В окне печатной формы есть кнопка сохранения (дискета). Она предлагает те же форматы: PDF, xlsx, docx и другие. Сохраните файл на диск и приложите его к письму в Outlook, Thunderbird или веб-почте. Это обходной путь, если служба безопасности запрещает хранить пароли от почты в базе.

Электронный документооборот

УПД, отправленный через ЭДО, уходит в формате XML по утверждённой ФНС форме и подписывается электронной подписью. Получатель подписывает его со своей стороны, и документ становится полноценной первичкой. Вариант PDF по почте такой силы не имеет, даже с картинкой печати и подписи.

Для первички стороны могут договориться о неквалифицированной подписи. Счёт-фактура в электронном виде требует квалифицированной подписи. В 1С обмен через ЭДО запускают из того же документа реализации, но настраивается он отдельно, через подключение к оператору.

Где посмотреть, что и кому ушло

История отправки зависит от того, как настроена почта в вашей базе.

Если включены взаимодействия

Когда в разделе Администрирование → Органайзер включён учёт взаимодействий (почтовый клиент 1С), каждое отправленное письмо сохраняется в базе как документ исходящего письма. Его видно:

• 📬 в общем списке взаимодействий и писем;
• 👤 в истории взаимодействий по контрагенту;
• 🧾 в связке с документом-основанием, если письмо отправлено из печатной формы этого документа.

Из такого письма можно открыть вложение и убедиться, что покупатель получил именно ту версию накладной. Это закрывает спор «мы ничего не получали».

Если взаимодействия выключены

Тогда 1С просто передаёт письмо на SMTP-сервер и в базе его не хранит. Проверяйте папку «Отправленные» в самом почтовом ящике. Одни сервисы кладут туда письма, отправленные внешними программами, другие нет. Если копии в «Отправленных» не оказалось, поставьте свой адрес в скрытую копию шаблона письма. Так в ящике останется след каждой отправки.

💡 Для отдела, который шлёт десятки накладных в день, взаимодействия стоит включить. Иначе через полгода никто не вспомнит, отправляли ли УПД № 1245 и на какой адрес.

Частые вопросы