ТТН в ЕГАИС из 1С: от настройки УТМ до подтверждения покупателем

Чтобы отправить накладную в ЕГАИС из 1С, нужны три вещи: запущенный УТМ с ключом КЭП, настроенный в 1С адрес УТМ и документ «ТТН исходящая ЕГАИС», созданный на основании реализации. Документ заполняют кодами продукции и справками Б, отправляют в ЕГАИС командой из формы и ждут две квитанции: от ЕГАИС и от покупателя.

Чаще всего отгрузка встаёт не на кнопке «отправить», а раньше. Не сопоставлена номенклатура, нет остатка на нужном регистре, у покупателя неверный ФСРАР ID. Если подготовить эти данные заранее, накладная уходит с первого раза.

Пути меню даны для 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP — в них оптовая отгрузка через ЕГАИС реализована полностью. Логика документов в других конфигурациях та же, отличается место команд.

Подготовка: УТМ, ключ и настройки обмена в 1С

1С не общается с ЕГАИС напрямую. Посредник — универсальный транспортный модуль (УТМ), программа ФСРАР, которая ставится на компьютер с ключом. 1С кладёт документ в УТМ, УТМ подписывает его и отправляет.

Что нужно до первой отгрузки:

• 🔑 Аппаратный ключ (JaCarta или Рутокен) с КЭП руководителя организации.
• 📄 RSA-сертификат для конкретного места деятельности. Его выпускают в личном кабинете ЕГАИС и записывают на тот же ключ.
• 🖥️ УТМ, установленный и запущенный на компьютере, куда вставлен ключ.
• 🏷️ ФСРАР ID (идентификатор организации в ЕГАИС) — свой и покупателя. Свой виден на главной странице УТМ.

Проверка УТМ занимает минуту. Откройте в браузере на компьютере с ключом адрес http://localhost:8080. На странице должны быть ваш ФСРАР ID, сроки действия сертификатов и статус соединения. Страница не открывается — 1С тоже ничего не отправит.

Включение ЕГАИС в 1С

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и включите учёт алкогольной продукции и обмен с ЕГАИС (в разных релизах флажки сгруппированы по-разному, ищите блок со словом «ЕГАИС»).
2. В настройках обмена с ЕГАИС укажите адрес УТМ. Если УТМ стоит на том же компьютере — http://localhost:8080. Если на другом — http://<IP-адрес>:8080, и порт 8080 должен быть открыт в брандмауэре этого компьютера.
3. Свяжите вашу организацию из справочника «Организации» с организацией ЕГАИС (по ФСРАР ID). Если мест деятельности несколько, у каждого свой ФСРАР ID и свой УТМ.
4. Настройте регламентное задание обмена или выполняйте обмен вручную из рабочего места ЕГАИС в разделе Склад и доставка.

Сопоставление номенклатуры

Каждая позиция в ТТН — это не ваша номенклатура, а продукция ЕГАИС с кодом алкогольной продукции. Сопоставление делают один раз: в классификаторе «Алкогольная продукция ЕГАИС» связывают код ЕГАИС с номенклатурой 1С. Проще всего загрузить коды из входящих накладных от поставщиков — при приёмке они попадают в классификатор сами.

Без сопоставления 1С не сможет заполнить табличную часть ТТН по реализации.

Оформление ТТН на отгрузку

Накладную в ЕГАИС удобнее создавать от готовой реализации — так совпадут количество и контрагент.

1. Откройте проведённую «Реализацию товаров и услуг».
2. Через Создать на основании выберите «ТТН исходящая ЕГАИС».
3. Проверьте шапку: грузоотправитель — ваша организация ЕГАИС, грузополучатель — организация ЕГАИС покупателя. Сверьте ФСРАР ID грузополучателя с данными, которые прислал покупатель.
4. Проверьте табличную часть. По каждой строке должны быть заполнены код продукции, количество и справка Б.
5. При помарочном учёте добавьте акцизные марки по строкам: отсканируйте их или подберите из остатков.
6. Запишите документ.

Справки Б и регистры

Справка Б — «паспорт» конкретной партии на вашем балансе. Списывать продукцию в ТТН можно только с той справки Б, остаток которой есть на регистре 1 (склад). Продукция, переведённая в торговый зал, сидит на регистре 2 и в оптовую ТТН не попадёт, пока её не вернут на регистр 1.

Не ставьте в ТТН справку Б «наугад» из соседней партии того же наименования — расхождение по справкам вылезет при сверке с ЕГАИС и в декларации.

Отправка в ЕГАИС и контроль статусов

Отправка — команда в форме ТТН (кнопка передачи данных в ЕГАИС). 1С формирует XML и кладёт его в УТМ. Дальше документ проходит несколько состояний, и смотреть нужно именно на них, а не на факт нажатия кнопки.

Квитанции приходят только во время обмена. Если регламентное задание не настроено, после отправки выполните обмен вручную через несколько минут — иначе статус в 1С не изменится, хотя в ЕГАИС всё уже прошло.

Ошибки при отправке и как их снять

Причина отказа приходит в квитанции. В 1С её смотрят в истории обмена по документу или в списке входящих сообщений ЕГАИС.

После исправления ТТН отправляют повторно тем же документом. Создавать новый не нужно, если ЕГАИС отклонил первую попытку и номер не присвоен.

Акты расхождений, отказы и возвраты

Покупатель отвечает на ТТН одним из трёх способов: подтверждает её полностью, отказывается целиком или присылает акт расхождения. Последний случай требует вашей реакции.

Акт расхождения

Покупатель указывает, сколько товара он фактически принял: например, отгружено 120 бутылок, принято 118, две разбиты. После обмена акт появится в 1С по вашей ТТН.

• ✅ Подтвердить акт — если вы согласны с недостачей. Принятое количество уйдёт покупателю, разница вернётся на ваш регистр 1.
• ❌ Отказать в акте — если не согласны. Накладная остаётся неподтверждённой, вопрос решают с покупателем, а дальше обычно оформляют отмену и новую ТТН.

Подтверждённый акт расхождения требует правки учёта в 1С: реализацию нужно привести к принятому количеству (корректировкой или исправлением, в зависимости от того, закрыт ли период). Иначе остатки в 1С и в ЕГАИС разойдутся.

Возврат от покупателя

Возврат в ЕГАИС — это не отмена старой накладной, а новая ТТН, которую оформляет покупатель в вашу сторону. Вы получаете её как входящую:

1. Выполните обмен — входящая ТТН появится в списке входящих накладных ЕГАИС.
2. Сопоставьте её с документом возврата в 1С («Возврат товаров от клиента»).
3. Подтвердите ТТН или отправьте акт расхождения, если пришло не всё.

После подтверждения продукция вернётся на ваш регистр 1 с новыми справками Б.

Отмена проведения ТТН

Если накладная уже подтверждена, а отгрузку отменили (ошиблись покупателем, сорвалась сделка), оформляют запрос на отмену проведения. Его отправляет одна сторона, другая подтверждает. Без согласия контрагента отмена не пройдёт.

Сверка с ЕГАИС, декларации и хранение документов

ЕГАИС — источник правды для ФСРАР. Всё, что в 1С расходится с ЕГАИС, рано или поздно всплывёт в алкогольной декларации.

Регулярная сверка остатков

Раз в неделю или перед закрытием квартала:

• 📥 запросите остатки по регистру 1 (и регистру 2, если есть розница);
• 🔍 сравните с остатками в 1С по алкогольной номенклатуре;
• 📋 разберите расхождения: неподтверждённые ТТН, неотправленные акты списания, неучтённый бой.

Самая частая причина расхождения — входящая или исходящая ТТН, которая «зависла» без ответа. В списке ТТН ЕГАИС отберите документы со статусом, отличным от подтверждённого, и закройте каждый.

Алкогольная декларация

Декларации об объёме оборота подают ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Оптовые организации сдают одни формы, розница — другие (7 и 8 для розничных продавцов). В 1С декларация формируется в разделе регламентированных отчётов и заполняется по данным учёта.

Отсюда простое правило: перед формированием декларации закройте все ТТН квартала — подтвердите, отклоните или отзовите. Иначе данные декларации не сойдутся с ЕГАИС, и придётся подавать корректировку.

Хранение и архив

• 💾 ТТН, акты и квитанции хранятся в базе 1С вместе с историей обмена — удалять их нельзя даже после закрытия периода.
• 📦 Резервная копия базы с ЕГАИС-документами — обычная, по вашему регламенту; отдельно УТМ сохранять не нужно, но при переносе УТМ на другой компьютер дождитесь, пока его очередь исходящих опустеет.
• 📑 Бумажные экземпляры ТТН, если вы их печатаете, храните вместе с первичкой по реализации.

Частые вопросы