Накладная из 1С покупателю: ЭДО, почта, файл или бумага

Отправить накладную из 1С можно четырьмя способами: через оператора ЭДО прямо из документа реализации (кнопка ЭДО в форме документа), письмом с вложением из окна печатной формы (кнопка с конвертом «Отправить»), выгрузкой файла PDF, Excel или XML или на бумаге — почтой и курьером. Юридическую силу без бумажного оригинала даёт только ЭДО с электронной подписью. Остальные способы — это копия для ознакомления, оригинал всё равно придётся передать.

Ниже все варианты на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 с интерфейсом «Такси». Механизм печати и почты общий для типовых конфигураций, поэтому команды в окне печати совпадают. Отличаются только разделы, где лежат настройки.

Что проверить в накладной до отправки

Покупатель отклонит документ или не примет его к учёту, если в нём ошибка в реквизитах. Исправлять уже отправленную накладную дольше, чем проверить её за минуту.

Перед отправкой откройте документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» в БП или «Реализация товаров и услуг» в УТ и пройдитесь по списку:

• 🏢 Контрагент. ИНН и КПП совпадают с карточкой покупателя. Для обособленного подразделения указан его КПП, а не головной.
• 📄 Договор. Выбран тот договор, по которому идёт отгрузка. От него зависят валюта, цены и основание в печатной форме.
• 📦 Номенклатура. У каждой позиции есть единица измерения с кодом ОКЕИ. Для маркированного товара заполнены коды маркировки.
• 💰 Суммы и НДС. Ставка НДС стоит в каждой строке, итог совпадает со счётом.
• 🚚 Грузополучатель и грузоотправитель. Если товар везут не на юридический адрес, укажите грузополучателя на вкладке с доставкой или дополнительными реквизитами документа.
• ✍️ Подписанты. Руководитель и главный бухгалтер заполнены в карточке организации (Справочники → Организации → Подписи). Иначе в печатной форме останутся пустые строки.

Документ должен быть проведён. Непроведённую реализацию программа печатает, но в ЭДО её не отправит.

Способы отправки накладной: сравнение

Выбор зависит от того, что нужно покупателю: оригинал для учёта или копия «посмотреть».

Скан или PDF накладной, отправленный письмом, не заменяет оригинал. Если покупатель примет к вычету НДС по такой копии, при проверке ему могут его снять. Поэтому после письма бумажный экземпляр всё равно нужен.

Отправка накладных через ЭДО из 1С

Это основной способ для тех, кто работает с покупателями регулярно. Электронная накладная, подписанная электронной подписью, приравнена к бумажной с собственноручной подписью. Это прямо допускают закон о бухучёте и закон об электронной подписи.

Подготовка: подпись, оператор, профиль

1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или сотрудника, который подписывает накладные.
2. Если подписывает не руководитель, оформите машиночитаемую доверенность (МЧД) по формату ФНС и зарегистрируйте её в распределённом реестре.
3. Подключите ЭДО. В БП 3.0 настройка находится в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там включается использование ЭДО и создаётся учётная запись — например, через сервис 1С-ЭДО, который встроен в типовые конфигурации.
4. Добавьте сертификат подписи в программу и проверьте его кнопкой проверки в карточке сертификата.

Приглашение контрагента

Отправить документ можно только тому, с кем настроен обмен. Покупатель должен принять приглашение у своего оператора.

1. Откройте карточку покупателя в справочнике Контрагенты.
2. Через команды ЭДО в карточке отправьте приглашение к обмену.
3. Дождитесь, пока покупатель его примет. До этого документы ему не уйдут.

Если покупатель работает у другого оператора (Контур.Диадок, СБИС и другие), обмен идёт через роуминг. Его настраивают операторы по заявке, иногда это занимает несколько дней. Спросите у покупателя его идентификатор участника ЭДО — с ним заявка проходит быстрее.

Отправка документа

1. Откройте проведённую реализацию.
2. В командной панели нажмите ЭДО и выберите команду отправки электронного документа.
3. Программа сформирует электронный документ по формату ФНС и покажет его. Проверьте, что вид документа нужный: УПД или накладная ТОРГ-12.
4. Подпишите документ сертификатом и отправьте.

Чтобы отправить сразу пачку накладных, выделите несколько документов в списке реализаций (Ctrl + клик или Shift + клик) и выполните ту же команду ЭДО в командной панели списка.

Дальше следите за ответом покупателя. Документ считается принятым, когда покупатель подписал его своей подписью. Если он отклонил документ, в 1С будет видна причина отказа: исправьте реализацию и отправьте заново.

Выгрузка накладной в PDF, Excel и XML

Файл нужен, когда покупатель просит накладную «на почту», хочет загрузить её в свою программу или когда вы отправляете её через мессенджер.

Сохранить печатную форму в PDF или Excel

1. В документе реализации нажмите Печать и выберите форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ» или другую.
2. В окне печатной формы нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты).
3. Отметьте нужный формат. Чаще всего выбирают PDF для отправки и XLSX, если покупатель хочет редактировать или сверять построчно.
4. Укажите папку и сохраните.

Если в окне печати открыто несколько форм — например, накладная и счёт-фактура — программа сохранит каждую отдельным файлом. Можно отметить флажок упаковки в архив, тогда получится один ZIP.

Выгрузить электронный документ в XML

XML нужен, чтобы покупатель загрузил накладную в свою базу без ручного ввода. В 1С есть механизм быстрого обмена: документ формируется в формате ФНС и сохраняется в файл, а получатель загружает его у себя командой загрузки электронного документа из файла.

Команды для выгрузки и загрузки файла находятся в том же подменю ЭДО формы документа. Набор команд зависит от релиза библиотеки электронных документов. Если команды выгрузки нет, обновите конфигурацию до актуального релиза.

Печать накладной и отправка почтой или курьером

Бумажный путь остаётся, если покупатель не подключён к ЭДО или требует «живую» печать.

1. Откройте реализацию, нажмите Печать и выберите форму.
2. Задайте число экземпляров в поле «Копий» в окне печати. Для ТОРГ-12 обычно печатают два: один остаётся у вас, второй уходит покупателю. Для УПД — тоже два.
3. Подпишите и поставьте печать, если она используется.
4. Отправьте заказным письмом с уведомлением или с курьером.

Для пачки документов выделите несколько реализаций в списке и нажмите Печать. Программа выведет все формы в одном окне, их можно распечатать одним заданием.

Чтобы получить свой экземпляр обратно с подписью покупателя, попросите возврат в сопроводительном письме. Заведите простой контроль возврата: например, отмечайте в комментарии реализации дату отправки и дату получения подписанного экземпляра. По тексту комментария список документов легко отфильтровать и увидеть, кто ещё не вернул бумаги.

Как отправить накладную по электронной почте прямо из 1С

Писать письмо в отдельной программе и вручную прикладывать файлы не нужно. 1С отправляет печатную форму сама.

Настройка учётной записи почты

1. В БП 3.0 откройте Администрирование → Органайзер. В УТ 11 аналогичная группа настроек находится в разделе НСИ и администрирование.
2. Включите использование почтовых клиентов и откройте список учётных записей электронной почты.
3. Создайте учётную запись: укажите адрес и пароль. Для Яндекса и Mail.ru пароль нужен не основной, а специальный пароль приложения из настроек безопасности почтового ящика.
4. Программа подберёт серверы сама. Если не подобрала, задайте вручную.

Пример параметров для Яндекс Почты:

Сервер исходящей почты (SMTP): smtp.yandex.ru
Порт: 465
Защищённое соединение: SSL/TLS
Логин: полный адрес, например buh@company.ru
Пароль: пароль приложения

После сохранения нажмите проверку настроек в карточке учётной записи. Программа отправит тестовое письмо и сообщит, если есть ошибка.

Отправка письма с накладной

1. Откройте реализацию и сформируйте печатную форму через Печать.
2. В окне печати нажмите Отправить (значок конверта).
3. Выберите формат вложения — PDF подойдёт почти всем.
4. В открывшемся письме проверьте адрес: 1С подставляет e-mail из контактной информации контрагента или его контактного лица.
5. Отредактируйте тему и текст, нажмите отправку.

Если почтовый клиент 1С не настроен, программа предложит отправить через почтовую программу на компьютере, например Outlook. Это тоже рабочий вариант, но тогда письма не сохранятся в истории взаимодействий в 1С.

Чтобы адрес подставлялся автоматически, заполните e-mail в карточке контрагента на вкладке с адресом и телефоном. Для покупателей, где документы принимает отдельный сотрудник, заведите контактное лицо с его почтой.

Почему накладная не отправляется: частые сбои

Частые вопросы