Отправка писем из 1С: от учётной записи до рассылки отчётов
Содержание
Чтобы письма уходили из 1С, нужна учётная запись электронной почты с заполненными параметрами SMTP. Создают её в разделе Администрирование → Органайзер: там в блоке «Почта» включается почтовый клиент и открывается список учётных записей. Дальше вводятся адрес ящика, SMTP-сервер, порт и пароль — и программа может отправлять счета, акты и отчёты прямо из форм документов.
Главная засада при отправке почты из 1С — не сама программа, а почтовый провайдер. Яндекс, Mail.ru и Gmail давно не принимают основной пароль от ящика по SMTP: нужен отдельный пароль приложения. Ниже — что завести заранее, как заполнить учётную запись, какой порт выбрать под SSL или TLS, и что делать, когда письмо не уходит.
Что подготовить до настройки
Отправка идёт по протоколу SMTP — это канал «из 1С наружу». Чтобы его настроить, соберите данные от почтового ящика, с которого будете отправлять.
Понадобится следующее:
- 📧 Адрес ящика и логин. Обычно логин — это полный адрес (
buh@example.ru), но у корпоративной почты логином бывает только имя до «собачки». - 🖥️ Адрес SMTP-сервера. У популярных провайдеров:
smtp.yandex.ru,smtp.mail.ru,smtp.gmail.com. У корпоративной почты адрес даёт системный администратор или хостинг. - 🔢 Порт и тип шифрования. Стандартно
465— SSL,587— STARTTLS,25— без шифрования (часто закрыт провайдером и хостингом). - 🔑 Пароль приложения. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail основной пароль от ящика по SMTP не подойдёт — нужен отдельный пароль, сгенерированный в личном кабинете почты.
Пароль приложения создаётся в настройках безопасности почтового сервиса, а не в 1С. В Яндексе это раздел с паролями приложений, в Gmail — «Пароли приложений» (доступны только при включённой двухэтапной аутентификации). Сгенерированную строку из 16 символов скопируйте — в учётной записи 1С вы вставите именно её вместо обычного пароля.
Создание учётной записи почты в 1С
Почтовый клиент в типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11) включается в одном месте.
- Откройте
Администрирование → Органайзер. - В блоке «Почта» установите флажок, включающий почтовый клиент.
- Перейдите по ссылке к списку учётных записей электронной почты и нажмите «Создать».
- В помощнике введите адрес ящика и пароль. Для известных провайдеров 1С подставит сервер и порт автоматически.
- Укажите, для чего используется запись: только для отправки, только для получения или для того и другого. Для счетов и актов достаточно отправки.
- Введите имя отправителя — его получатель увидит в поле «От кого».
Если провайдер в списке известных, помощник сам пропишет SMTP-сервер и порт. Останется подставить пароль приложения. Для корпоративной почты параметры придётся вводить вручную — переключитесь на ручную настройку в том же помощнике.
Отправитель, которого вы укажете, должен совпадать с адресом ящика. Если в поле «От кого» поставить чужой адрес, письма будут уходить в спам или отклоняться сервером.
Есть разница между личной и системной учётными записями. Личную заводит под себя каждый пользователь — с неё уходят письма конкретного сотрудника. Системная учётная запись одна на базу: от неё программа отправляет служебные письма и регламентные рассылки, когда конкретный пользователь не задан. Если планируете автоматическую рассылку отчётов по расписанию, системную запись тоже нужно настроить — иначе фоновой отправке не с чего отправлять.
Несколько учётных записей в одной базе — это нормально. Например, бухгалтер отправляет акты со своего ящика, а рассылки уходят с общего info@. При отправке из документа 1С предложит выбрать, с какой записи слать, если их больше одной.
Порт, шифрование и пароль: ручная настройка SMTP
Когда помощник не распознал провайдера или нужно поправить параметры, откройте карточку учётной записи и перейдите к разделу с настройками отправки (SMTP).
Заполните поля сервера исходящей почты:
| Параметр | Что указать | Типичное значение |
|---|---|---|
| Сервер SMTP | Адрес сервера отправки | smtp.yandex.ru |
| Порт | Порт исходящей почты | 465 или 587 |
| Шифрование (SSL/TLS) | Включить, если порт 465 или 587 | Включено |
| Пользователь | Логин ящика | buh@example.ru |
| Пароль | Пароль приложения | 16 символов |
Связка «порт — шифрование» должна быть согласованной:
- Порт 465 — шифрование SSL/TLS включается сразу при подключении. Выбирайте его по умолчанию.
- Порт 587 — сначала открытое соединение, затем команда STARTTLS переводит его в защищённое. Используйте, если 465 закрыт.
- Порт 25 — без шифрования. Многие провайдеры и хостинги его блокируют для защиты от спама, поэтому для нового ящика он ненадёжен.
Если включить шифрование, но указать порт без поддержки TLS (или наоборот), соединение оборвётся с ошибкой аутентификации или тайм-аута. Меняйте порт и флажок шифрования парой.
Основные параметры для частых провайдеров:
| Провайдер | SMTP-сервер | Порт | Пароль |
|---|---|---|---|
| Яндекс | smtp.yandex.ru | 465 | только пароль приложения |
| Mail.ru | smtp.mail.ru | 465 | только пароль приложения |
| Gmail | smtp.gmail.com | 465 / 587 | пароль приложения + 2FA |
Отдельный момент — лимиты провайдера. У бесплатных ящиков есть ограничение на число писем в сутки (обычно несколько сотен). Для регулярной рассылки клиентам лучше завести ящик на своём домене через хостинг или корпоративную почту — там лимиты выше и письма реже попадают в спам.
Чтобы письма с вашего домена не улетали в спам, на стороне хостинга настраивают записи SPF (разрешают серверу отправлять почту от имени домена) и DKIM (цифровая подпись письма). Это делается в DNS домена, а не в 1С, но без них даже верно настроенная учётная запись будет давать низкую доставляемость. Для бесплатных ящиков (Яндекс, Mail.ru) эти записи уже настроены провайдером.
Проверка настроек и пробное письмо
После сохранения параметров проверьте учётную запись, не трогая реальные документы.
- В карточке учётной записи нажмите кнопку проверки настроек — 1С попробует соединиться с сервером отправки и сообщит результат.
- Если проверка прошла, отправьте пробное письмо на свой же второй ящик: откройте любой документ с печатной формой, нажмите отправку по почте и укажите получателем себя.
- Проверьте, что письмо дошло и вложение открывается.
Если проверка настроек ругается на логин или пароль, а вы уверены в данных, — почти всегда дело в том, что подставлен основной пароль от ящика вместо пароля приложения. Сгенерируйте пароль приложения заново и вставьте его в поле пароля.
Проверку стоит повторить и после смены пароля на ящике: если вы поменяли пароль приложения в личном кабинете почты, старый в 1С перестанет работать, и отправка молча прекратится. Отдельный пробный ящик-«приёмник» для таких проверок экономит время — на реальных контрагентах тестовые письма выглядят неаккуратно.
Отправка счёта, акта или отчёта из документа
Главный сценарий ради которого почту и настраивают — отправить контрагенту печатную форму прямо из 1С, не сохраняя файл вручную.
Порядок одинаков для счёта на оплату, акта, накладной и УПД:
- Откройте документ и сформируйте печатную форму (кнопка «Печать» и нужный бланк).
- В окне печатной формы нажмите отправку по электронной почте — обычно это кнопка с конвертом в командной панели.
- 1С создаст письмо и приложит форму файлом. Формат вложения (PDF или лист книги) выбирается в окне отправки.
- Адрес получателя программа подставит из карточки контрагента, если он там заполнен. Если нет — введите вручную.
- При необходимости поправьте тему и текст, добавьте вложения и отправьте.
Чтобы адрес подставлялся сам, заполните электронную почту в карточке контрагента (раздел с контактной информацией). Тогда при отправке документа получатель будет выбираться автоматически.
Вложение по умолчанию формируется в PDF — это универсальный формат, который откроется у любого получателя и который нельзя случайно изменить. Если контрагенту нужна таблица для сверки сумм, выберите в окне отправки формат листа книги (.xlsx или .mxl). Счета на оплату обычно отправляют именно в PDF.
Тему и текст письма можно не набирать каждый раз. В настройках почтового клиента задаётся подпись, которая подставляется в конец письма автоматически, а в самом окне отправки текст сохраняется как черновик, пока вы его не отправили.
Отправленные письма сохраняются в 1С и привязываются к документу или контрагенту, так что потом видно, что и когда вы отправляли. Это удобно, когда клиент говорит «я ничего не получал»: в карточке контрагента видна история переписки с датами.
Массовая рассылка и регламентная отправка отчётов
Когда письмо нужно отправить не одному контрагенту, а списку (например, акты сверки всем покупателям или отчёт руководителю по расписанию), помогает механизм рассылки отчётов.
Что он умеет:
- отправить один отчёт сразу нескольким получателям;
- приложить отчёт файлом (PDF, таблица) или вставить в тело письма;
- запускаться по расписанию — ежедневно, еженедельно, в конце месяца;
- рассылать персональные отчёты, где каждому получателю уходит выборка по нему.
Настраивается рассылка так: создаётся объект рассылки, в нём выбираются отчёты, список получателей с их адресами, формат вложения и расписание. Для автоматического запуска по расписанию в клиент-серверном варианте должно работать регламентное задание, а в файловом варианте база должна быть открыта в момент отправки.
Перед включением рассылки по расписанию отправьте её вручную один раз и проверьте, что отчёт формируется с нужным отбором и уходит на правильные адреса. Ошибка в списке получателей разошлётся сразу всем.
Точный путь к списку рассылок зависит от конфигурации и релиза; ищите его в разделе администрирования рядом с настройками печати и отчётов либо открывайте через команду «Ещё» в форме самого отчёта.
Полезное свойство рассылки — архив писем. Если получателей много, вложение можно упаковать в архив и защитить паролем: тогда даже при ошибочной отправке посторонний не откроет документы без пароля. Пароль при этом сообщают получателю отдельным каналом, а не тем же письмом.
Почему письмо не уходит: разбор ошибок
Большинство сбоев при отправке — это либо пароль, либо несогласованные порт и шифрование. Реже — блокировки на стороне провайдера.
Если ни один из вариантов не подошёл, проверьте учётную запись отдельно от документов — кнопкой проверки настроек в её карточке. Так вы отделите проблему с почтой от проблемы с конкретной печатной формой.